デジタル化が進む現代のビジネス環境において、経理業務をクラウド化することは、企業の成長を促進する上で重要な要素の一つとなっています。
なぜなら、経理業務をクラウド管理することで、人的ミスの削減やコスト削減、業務効率化など、多くのメリットがあるからです。
一方で、会計システムの導入には適切な手順が必要であり、現状分析から運用開始まで、計画的なアプローチが求められます。
そこで今回は、経理業務をクラウドで管理するメリットと会計システムの導入方法を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
下記の資料では、累計10,345社以上が導入している「経理部・人事部ファースト」の思想に基づいて開発された、圧倒的な使いやすさを実現している「SuperStream-NX Cloud」について解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
まずはじめに、経理業務を効率化するクラウド会計システムの特徴について、以下の3つのポイントをそれぞれ詳しく解説します。
大手企業が使用する会計システムは、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けることができます。
クラウド型は外部サーバーのシステムをインターネット経由で利用し、オンプレミス型は自社サーバーにシステムをインストールして使用します。
以下で、それぞれの特徴を比較しますので、ぜひ参考にしてください。
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特徴 |
クラウド型 |
オンプレミス型 |
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導入コスト |
安価 |
高価 |
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月額コスト |
変動費（月額料金制） |
固定費 |
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カスタマイズ |
制限あり |
自由度が高い |
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メンテナンス |
ベンダーが対応 |
自社で対応（外注含む） |
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システムのサポート要員 |
不要 |
自社に必要（外注含む） |
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リモートワーク対応 |
比較的簡単 |
比較的難しい |
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データ保存 |
クラウドサーバー |
自社サーバー |
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アクセス方法 |
インターネット経由 |
社内ネットワーク |
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セキュリティ管理 |
ベンダーが管理 |
自社で管理 |
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バージョンアップ |
自動 |
手動で行う |
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スケーラビリティ（拡張性） |
高い |
中程度 |
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初期設定コスト |
なし |
必要 |
上記のように、クラウド型は導入コストが低く、リモートワークにも対応しやすいため、中堅企業から大手企業まで、幅広く導入しやすいシステムなのが特徴です。
一方、オンプレミス型は、金融業などの強固なセキュリティが必要となる特定の企業に向いているシステムといえるでしょう。
クラウド会計システムの大きな特徴の一つとして、リアルタイムでのデータ更新と共有が可能な点が挙げられます。例えば、取引データが入力されると、即座に反映されるため、常に最新の財務状況を把握できます。
また、インターネット環境があれば、場所や時間を問わずアクセスできるため、外出先や在宅勤務中でも経理業務が可能です。
クラウド会計システムでは、売上や経費、利益などの財務データをリアルタイムで集計し、グラフやチャートで視覚的に表示できます。
経営者が最新の財務状況を把握し、迅速な意思決定を下せることは、企業の迅速な成長を実現する重要な要素です。
自動仕訳機能は、クラウド会計システムの中でも特に注目される機能の一つです。具体的には、次のような機能が挙げられます。
銀行口座やクレジットカードの明細データを直接取り込み、自動で仕訳を行います。
あらかじめ設定されたルールに基づいて、取引を適切な勘定科目に自動で振り分けます。
修正があった場合、AIがその内容を学習し、次回の仕訳精度向上に活かします。
請求書やレシートをスマートフォンで撮影するだけで、文字を読み取り自動で仕訳を行うことも可能です。
これらの機能により、手動入力の手間が大幅に削減され、入力ミスのリスクも低減します。また、使用頻度が増えるほど精度が向上するため、定期的な取引を完全に自動化することも可能となります。
このように、クラウド会計システムの導入は、経理業務の効率化とコスト削減に寄与するものであり、企業の生産性向上にも大きく貢献する重要な取り組みといえるでしょう。
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次に、経理業務をクラウド会計システムで管理する主なメリットを3つ解説します。
クラウド会計システムの導入により、人的ミスが大幅に削減され、業務精度が向上します。なぜなら、自動仕訳機能や銀行口座・クレジットカードとの自動連携により、手入力作業が減少し、入力ミスのリスクが低下するからです。
OCR技術を活用した領収書の自動読み取りや、AIによる学習機能も、データ入力の正確性を高めます。また、計算ミスや期日忘れを防ぐ自動計算・リマインド機能により、複雑な処理や締め切り管理を正確に行えることも、企業の信頼性を高める重要な要素です。
これらの自動化により、経理担当者が高度な判断や分析に集中できるようになるため、業務の質の向上にも寄与します。
クラウド会計システムは、初期投資やランニングコストの削減にも大きく貢献します。これは、従来のオンプレミス型のシステムとは異なり、サーバーやハードウェアの購入、ソフトウェアのライセンス費用が不要で、月額や年額の利用料のみで最新の機能を利用できるからです。
また、システムのメンテナンスやアップデートもベンダーが担当するため、これらにかかる社内の人的・金銭的コストも削減されます。さらに、業務の自動化によって人件費の削減や業務効率の向上が図られることで、経理部門の生産性の向上にも寄与します。
上記の特徴により、企業では経営資源を戦略的な業務や成長分野に再配分できるようになり、経営の最適化を実現可能です。
クラウド会計システムの最大の特徴は、インターネット環境があればどこからでもアクセスできる点です。これにより、オフィス以外の場所でも経理業務が可能となり、リモートワークやフレックスタイム制の導入が容易になります。
また、複数の担当者や管理者がリアルタイムでデータを確認・更新できるため、情報共有が円滑になり、意思決定のスピードが向上します。さらに、経営者や税理士とのデータ共有が容易になることで、タイムリーな経営判断や専門家のアドバイスを受けやすくなるのも大きなメリットです。
このような柔軟な業務環境は、従業員のワークライフバランスの向上や、災害時の事業継続性の確保にも貢献する重要な要素といえるでしょう。
次に、クラウド会計システムを導入する際の手順と注意点を解説します。
クラウド会計システムの導入を成功させるには、まず現状の経理業務の課題を洗い出し、導入目的を明確にすることが重要です。具体的には、現在の会計処理の非効率な点や人的ミスが発生しやすい箇所を特定し、改善すべき点を洗い出します。
また、導入後のゴールイメージを明確にし、必要な機能や特性、コストを確認します。この段階で、経理担当者だけでなく、経営者や関連部署の意見も取り入れ、全社的な視点で導入目的を設定することが重要です。さらに、将来の事業拡大や法改正への対応も考慮に入れ、長期的な視点で導入効果を検討する必要があります。
クラウド会計ソフトを選定する際は、機能一覧、操作性、費用対効果を主な基準として比較検討することが重要です。基本的な帳簿管理、請求書作成、経費精算機能に加え、インボイス対応など最新の法規制に対応しているかを確認しましょう。
また、日常業務でストレスなく使えるUI/UXは業務効率化に直結するため、操作性も重要な選定基準です。費用面では、初期費用だけでなく月額料金や追加機能のコストも含めた長期的な費用対効果を考慮する必要があります。
さらに、自社の業務規模や将来の成長計画に合わせて、スケーラビリティの高いソフトを選ぶことが重要です。顧問税理士がクラウド会計に対応できるかを確認し、スムーズな導入と運用を図りましょう。
クラウド会計システムを導入する際には、セキュリティ対策とデータ保護も最重要事項となります。まず、データの暗号化が適切に行われているか確認し、通信時や保存時のデータが強力な暗号化（例：AES暗号化方式）によって保護されているかチェックしましょう。
次に、アクセス制御機能を確認します。多要素認証（MFA）や役割ベースのアクセス制御（RBAC）などが実装されているか確認し、権限を持つユーザーのみがシステムにアクセスできるようにします。
また、クラウドサービスプロバイダーの信頼性や過去の実績、サポート体制も重要な選定基準です。さらに、定期的なバックアップや災害時のデータ復旧計画が整備されていることも、重要な確認事項です。
これらのセキュリティ対策を十分に検討し、安全性の高いクラウド会計システムを選択することで、自社の重要な財務データを適切に保護できます。
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以下では、クラウド会計システムを導入した後の運用とメンテナンスの方法を解説します。
クラウド会計システムを導入した後も、定期的なデータのバックアップは極めて重要です。クラウドサービスは、一般的に安全性が高いのは事実です。しかし、予期せぬデータ消失のリスクは常に存在すると考えましょう。
バックアップは、管理画面から「バックアップ」または「エクスポート」機能を使用して行います。フルバックアップがおすすめですが、データ容量を考慮して差分バックアップや増分バックアップを選択することも可能です。
バックアップは記帳作業や取引データの保存後、会計ソフトを終了する際に毎回実施することが理想的です。これにより、最新のデータを常に保持し、万が一の際にも迅速にデータを復元できます。
バックアップデータの保存期間については、データ量や保存先の容量に応じて、社内のルールを定めておくと良いでしょう。
クラウド会計システムの大きな利点の一つは、システムアップデートや法改正への対応が自動的に行われることです。特に、電子帳簿保存法の改正など、会計に関する法律の変更は頻繁に発生します。
クラウドシステムでは、これらの変更に対応したアップデートが自動的に適用されるため、常に最新の法令に準拠した会計処理が可能です。ただし、自動アップデートに頼りきりにならず、定期的にシステムの最新情報や法改正の内容を確認することが重要です。
特に、電子帳簿保存法の要件緩和や罰則規定の強化など、重要な変更については十分に理解し、必要に応じて運用方法を見直す必要があります。
また、システムのアップデートに伴い、新機能の追加や操作方法の変更が行われる場合もあるため、これらの情報にも注意を払い、適切に対応することが重要です。
クラウド会計システムを効果的に運用するためには、従業員教育とサポート体制の構築が不可欠です。
まず、システムの基本的な操作方法や機能について、全ての関係者に対して十分な研修を行う必要があります。特に、日常的な記帳作業や経費精算などの頻繁に使用する機能については、実践的なトレーニングを実施することが重要です。
また、新機能の追加や操作方法の変更があった場合には、速やかに情報を共有し、必要に応じて追加の研修を行いましょう。サポート体制としては、社内にシステム管理者を置き、日常的な質問や問題に対応できるように準備する必要があります。
さらに、クラウド会計システムのベンダーが提供するサポートサービスを積極的に活用し、技術的な問題や専門的な質問に対応できる体制を整えることが重要です。定期的なフィードバックセッションを設け、システムの利用状況や改善点を議論することで、継続的な運用の最適化を図ることができます。
ビジネスの進化において、会計システムのリプレイスは決して軽視できない重要な決断です。そこで下記の資料では、経理・財務部門と情報システム部門の方たちに向けて、リプレイス時に組織全体を見直す戦略的アプローチを提案しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
以下では、クラウド会計システムを導入した成功事例とともに、具体的な施策についても解説します。
ここでは、キヤノンITソリューションズのクラウド会計システム「SuperStream-NX」を導入した成功事例の一部を、業種別で3社紹介します。
プラス株式会社では、SuperStream-NXの導入により支払処理の自動化や周辺システムとの連携を実現し、DXを推進しました。その結果、業務時間を月30時間ほど削減し、業務効率化を大幅に促進することができました。システムの柔軟性により、製造業特有の複雑な原価計算や在庫管理にも対応し、経営の可視化を実現しています。
株式会社パリミキでは、SuperStream-NX CloudとAI-OCRの活用により、経理業務のDXを実現しました。特に支払業務において人的リソースを70%削減することに成功し、業務効率の大幅な向上を達成しました。小売業特有の多店舗展開にも柔軟に対応し、リアルタイムでの売上管理や在庫管理を可能にしています。
株式会社GABAでは、SuperStream-NXを安定した財務会計・人事給与基盤として採用しました。適材適所な機能調達により自社に最適な環境を整備し、サービス業特有の人材管理や売上管理の効率化を実現しています。これにより、経営資源を本業のサービス提供に集中させることが可能となりました。
SuperStream-NXの導入により、企業は経営状況をリアルタイムに把握し、的確な意思決定を行えるようになりました。システムの豊富な基本機能と、10,000社以上の導入実績から得たノウハウにより、経営分析の質が向上しています。
具体的には、補助科目を活用した詳細な分析や、クラウドベースのシステムによるリアルタイムでの数字の確認が可能となりました。これにより、経営陣は外出先でも最新の経営状況をチェックでき、迅速な意思決定が可能になっています。
さらに、管理会計機能の充実により、部門別や製品別の収益性分析、予算実績管理などが容易となり、より戦略的な経営判断をサポートしています。SuperStream-NXの多言語・複数通貨対応により、グローバル展開を検討している企業にとっても有用なツールといえるでしょう。
クラウド会計システムの導入により、税理士や会計事務所との連携が大幅に強化されました。SuperStream-NXのようなクラウドベースのシステムでは、アカウント共有機能を活用することで、税理士や会計事務所に同じデータをリアルタイムで共有することが可能です。
これにより、月次決算や年度決算の際に、物理的な移動や書類のやり取りが不要となり、効率的な業務遂行が可能となりました。また、税理士や会計事務所からのアドバイスもタイムリーに受けられるようになり、コンプライアンスの強化や税務戦略の最適化にもつながっています。
さらに、システムの自動仕訳機能や電子帳簿保存法への対応により、税務申告の正確性が向上し、税務調査への対応も容易になりました。これらの機能により、企業と税理士・会計事務所との間でより戦略的なパートナーシップを構築することが可能となり、企業の財務健全性の向上に大きく貢献しています。
下記の資料では、決算早期化を実施すべきためには財務経理部門が行うべきポイントを押さえつつ、「SuperStream-NX」を活用した解決方法を具体的に解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
次に、クラウド会計システムの導入による経理業務の変化と対応策について解説します。
クラウド会計システムの導入により、定型文書の作成、経費精算、仕訳入力などの定型業務が自動化されます。これにより、人的ミスが削減され、業務効率が大幅に向上します。その結果、経理担当者の業務内容が変化し、より戦略的な業務に注力することが可能です。
人員配置においては、経理専任者の数を最適化し、他の部門との兼任や、より高度な財務分析業務への配置転換が可能となります。これにより、企業全体の生産性向上と、経営資源の効果的な活用を実現できます。
クラウド会計システムの導入により、経理担当者の業務内容が大きく変化します。具体的には、従来のデータ入力や帳簿作成といった作業から、財務データの分析や経営戦略の立案支援といった高付加価値業務へシフトします。
AIによる自動監査機能により、異常値の検出や重要な財務指標の分析が容易となり、リアルタイムで正確な経営分析が可能です。これにより、経理担当者は経営者に対してより戦略的な提案を行えるようになり、企業の意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たすことができます。
クラウド会計システムを効果的に活用するには、新たなスキルの習得が不可欠です。なぜなら、システムの操作方法だけでなく、データ分析能力や経営戦略の理解が求められるからです。
多くのクラウド会計システムでは、ベンダーによるサポートが提供されており、これを活用した人材育成が可能です。また、システムの特性を活かした業務改革や経営分析のスキルアップが図れます。
企業では、継続的な研修やOJTを通じて、従来の経理スキルに加えて、ITリテラシーや戦略的思考力を持つ人材の育成に注力する必要があります。
キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」は、以下の主な特徴を持つクラウド会計システムです。
上記の特徴により、SuperStream-NXは企業のバックオフィス業務の効率化と経営戦略の支援を実現する総合的なソリューションとなっています。
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