企業の人事や経理部門では、労務管理システムの導入による業務の効率化や正確性の向上が進められています。なぜなら、従来の手作業や紙ベースの管理方法では、ミスや手間が増え、業務の負担が大きくなる一方だからです。
そこで注目されているのが、クラウド型の労務管理システムです。クラウド型のシステムは、インターネットを通じて労務管理を行うため、場所や時間を問わずにアクセスできる利便性が魅力です。また、データの一元管理や自動化機能により、業務の効率化と正確性の向上にも寄与します。
しかし、数多くのシステムが存在する中で、自社に適したシステムを選んで採用するためには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。
そこで今回は、クラウド型労務管理システムの機能とメリット、選び方のポイントを徹底解説します。これから労務管理システムの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
クラウド型労務管理システムとは、従業員の労働に関する情報を一元管理するためのツールです。これにより、勤怠管理、賃金計算、福利厚生の管理などを効率化することが可能です。
クラウド型労務管理システム導入の主な目的は以下の通りです。
それぞれ解説します。
クラウド型労務管理システムを導入することで、手作業で行っていた業務を自動化し、効率化することが可能です。例えば、勤怠管理や給与計算、労働時間の集計などがシステム上で一元管理されるため、ミスが減り、作業時間も短縮されます。また、従業員の情報を一元管理することで、必要な情報を迅速に取得できるようになります。
クラウド型労務管理システムは、法令遵守をサポートする機能を備えています。例えば、労働基準法に基づく労働時間の管理や、適切な休暇取得の管理などがシステム上で行われるため、法令違反のリスクを低減できます。また、システムは最新の法改正にも対応しているため、常に最新の法令に準拠した管理が可能です。
クラウド型労務管理システムを導入することで、従業員の情報や労働時間、給与データなどを一元的に管理することができます。これにより、データの整合性が保たれ、必要な情報を迅速に取得できるようになります。また、データの分析やレポート作成も容易となるため、経営判断の材料として活用することが可能です。
クラウド型労務管理システムの役割は、企業の労務管理業務をサポートし、従業員が安心して働ける環境を整えることです。
クラウド型労務管理システムは、具体的に以下のような役割を果たします。
それぞれ解説します。
クラウド型労務管理システムは、従業員の出勤・退勤時間や休憩時間を正確に記録し、労働時間を管理します。
これにより、手作業での記録ミスを防ぎ、正確な勤怠データを基に給与計算や労働時間の分析を行えます。また、システム上で休暇申請や承認プロセスも管理できるため、効率的な勤怠管理が可能です。
給与計算は、クラウド型労務管理システムの重要な役割の一つです。
クラウド型労務管理システムは、勤怠データや労働契約に基づいて正確な給与計算を行います。これにより、手作業での計算ミスを防ぎ、従業員への正確な給与支払いが保証されます。また、税金や社会保険料の計算も自動化されるため、法令に準拠した賃金計算が可能です。
クラウド型労務管理システムは、従業員の福利厚生に関する情報を一元管理します。
例えば、健康保険や年金、各種手当の管理がシステム上で行われるため、従業員の福利厚生に関する情報を迅速に把握できます。また、福利厚生の申請や承認プロセスもシステム上で管理できるため、効率的な運用が可能です。
クラウド型労務管理システムは、労働基準法やその他の関連法令に準拠した管理をサポートします。
例えば、労働時間の管理や適切な休暇取得の管理がシステム上で行われるため、法令違反のリスクを低減できます。また、システムは最新の法改正にも対応して自動でアップデートされるため、常に最新の法令に準拠した管理が可能です。
このように、クラウド型労務管理システムを導入することで、企業は労務管理業務の効率化と正確性を向上させることができます。また、従業員にとっても働きやすい環境が整い、モチベーションの向上につながるでしょう。
労務管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。そこで以下では、クラウド型とオンプレミス型の労務管理システムの違いを解説します。
まずは、主な違いを表で比較してみましょう。
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クラウド型 |
オンプレミス型 |
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導入コスト |
初期費用が低く、月額料金が発生する |
初期費用が高く、ハードウェアやソフトウェアの購入が必要 |
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運用コスト |
メンテナンスやアップデートはサービス提供者が担当 |
自社でのメンテナンスやアップデートが必要 |
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導入期間 |
短期間で導入可能 |
導入に数ヶ月単位の時間がかかる |
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スケーラビリティ |
容易に拡張できる |
拡張には追加のハードウェアやソフトウェアが必要 |
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アクセス |
インターネット接続があればどこからでもアクセス可能 |
社内ネットワーク内でのアクセスが基本 |
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セキュリティ |
サービス提供者がセキュリティ対策を実施 |
自社でのセキュリティ対策が必要 |
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カスタマイズ |
標準機能が中心でカスタマイズは限定的 |
自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能 |
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バックアップ |
サービス提供者がバックアップを実施 |
自社でのバックアップが必要 |
上記のように、クラウド型とオンプレミス型では、機能などに大きな違いがあることが分かります。
クラウド型労務管理システムは、企業の労務管理を効率化し、柔軟性とスケーラビリティを提供します。
クラウドシステムは、インターネットを通じてアクセスできるため、場所を問わず利用可能です。また、サービス提供者がメンテナンスやアップデートを行うため、企業はシステムの運用負担を軽減できます。さらに、クラウド型はスケーラビリティが高く、企業の成長に合わせて容易に拡張できるのも魅力です。
例えば、ある企業が急速に成長し、従業員数が増加した場合でも、クラウド型労務管理システムならば追加のハードウェアやソフトウェアを購入することなく、システムを拡張できます。また、リモートワークが普及している現代において、従業員がどこからでもシステムにアクセスできるため、労務管理がスムーズに行えるでしょう。
このように、クラウド型労務管理システムは、効率的で柔軟な労務管理を実現するための強力なツールです。
一方、オンプレミス型労務管理システムは、セキュリティとカスタマイズ性に優れたシステムです。
オンプレミスシステムは、自社のサーバーで運用されるため、データの管理や保護が自社内で完結します。これにより、外部からの攻撃や情報漏洩のリスクを低減できます。また、自社の業務に合わせた柔軟なカスタマイズが可能です。
例えば、ある企業がオンプレミス型労務管理システムを導入した場合、独自の評価基準や勤怠管理ルールをシステムに組み込むことができます。これにより、企業独自のニーズに対応した労務管理を実現可能です。また、インターネット回線に依存しないため、大量のデータ処理も迅速に行えるのが魅力です。
このように、オンプレミス型労務管理システムは、セキュリティとカスタマイズ性を重視する企業にとって、非常に有効な選択肢といえるでしょう。
クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶべきかは、企業の規模やニーズに応じて選択が異なります。
例えば、中小企業やリモートワークが多い企業にはクラウド型が適している一方で、特定のカスタマイズが必要な大企業や、強固なセキュリティが必要とされる企業には、オンプレミス型が向いているといえるでしょう。
クラウド型労務管理システムの主な機能には以下のようなものがあります。
それぞれ解説します。
クラウド型労務管理システムでは、入社や退社に伴う手続きをオンラインで効率的に行えます。従業員が必要な情報を入力するだけで、社会保険や雇用保険の資格取得書類、扶養控除等申告書などが自動で作成されます。また、これらの書類は関係機関へ電子申請することも可能です。
勤怠管理機能では、従業員の出退勤時間や休暇情報をリアルタイムで記録・管理できます。タイムカードの記録、勤務シフトの作成・変更、休暇申請の承認プロセス、労働時間の自動集計などが含まれます。これにより、管理者の業務負担が軽減され、正確な勤怠管理が実現します。
給与計算機能では、従業員の勤怠データを基に自動で給与を計算します。社会保険料や税金の計算も自動化され、給与明細の発行もオンラインで行えます。これにより、給与計算の正確性が向上し、担当者の負担が軽減されます。
年末調整機能では、所得税の過不足額計算や各種帳票の作成を自動化します。従業員から必要な情報を収集し、源泉徴収票や保険料控除申告書などの書類を作成します。これにより、年末調整にかかる業務負担が大幅に軽減されます。
電子申請機能では、従業員から収集した情報を基に、社会保険や雇用保険の手続きをオンラインで行えます。e-Gov電子申請APIやマイナポータル申請APIに対応しており、関係機関への提出がスムーズに行えます。
マイナンバー管理機能では、従業員のマイナンバーを安全に収集・管理します。マイナンバーの収集、登録、閲覧履歴の管理、不正アクセス防止などが含まれ、法律やガイドラインに沿った管理が可能です。退職後のマイナンバーの廃棄も自動で行えます。
クラウド型労務管理システムは、労働基準法や各種規制に対応した機能を提供し、コンプライアンスの強化をサポートします。例えば、労働時間の適正管理や法定帳票の自動作成、内部統制の強化などが含まれます。これにより、企業の法令遵守が確実に行われます。
クラウド型労務管理システムには多くのメリットがありますが、以下では主な7つのメリットを紹介します。
それぞれ解説します。
クラウド型の労務管理システムでは、従業員の情報を一元管理し、必要な書類を自動で作成できます。これにより、手作業での入力ミスが減り、業務の効率が大幅に向上します。
例えば、入退社手続きや給与計算、年末調整などの書類作成を迅速に行うことが可能です。
クラウド型のシステムでは、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでもシステムにアクセス可能です。これにより、リモートワークや出張先でも労務管理が可能となり、柔軟な働き方をサポートします。
このように、オフィスにいなくても必要な情報にすぐにアクセスできるのは、大きな利点といえるでしょう。
クラウド型の労務管理システムでは、勤怠管理、給与計算、年末調整などのバックオフィス業務が自動化されるため、担当者の負担が軽減されます。また、データの一元管理により、情報の共有や検索も容易です。
これにより、業務のスピードと正確性が向上します。
クラウド型システムは初期導入費用が低く、サーバーの維持管理費用も不要です。さらに、紙の書類や郵送費用が削減されるため、全体的なコスト削減が期待できます。
特に、中小企業やスタートアップにとっては、大きな経済的メリットがあるといえるでしょう。
クラウド型の労務管理システムでは、法改正に迅速に対応するためのアップデートが自動で行われるため、常に最新の法規制に準拠した労務管理が可能です。また、法改正に対応するための手間やコストも削減できるでしょう。
信頼のできるクラウドサービス提供企業では、最新のセキュリティ技術を導入しているため、データの保護が強化されています。これにより、情報漏洩や不正アクセスのリスクが低減されるでしょう。
これは、機密情報を扱う企業にとって、非常に重要なポイントです。
クラウド型システムでは、データのバックアップが自動で行われるため、万が一のデータ消失時にも迅速に復元が可能です。これにより、業務の継続性が確保されます。
また、データの安全性と信頼性も高まります。
一方で、クラウド型労務管理システムには、次のようなデメリットがあると考えられます。
それぞれ解説します。
クラウド型のシステムはインターネット接続が必要です。そのため、もし接続が不安定な場合には、システムの利用が困難になることがあります。
そこで、高速で安定したインターネット接続を確保するために、信頼性の高いプロバイダーを選びましょう。また、一部のクラウドシステムはオフラインでも利用できる機能を提供しています。これを活用することで、インターネット接続が不安定な場合でも業務を続けることが可能です。
クラウド型のシステムは、サービスごとに規格が異なる場合があるため、企業の特定のニーズに合わせたカスタマイズが難しい場合があります。
そこで、カスタマイズ性の高いクラウドシステムを選ぶことで、企業のニーズに合わせた設定が可能となります。また、他のシステムと連携するためのAPI（ソフトウェア同士が情報をやり取りするためのインタフェース）を利用することで、必要な機能を補完することが可能です。
クラウド型の労務管理システムはクラウド上にデータを保存するため、セキュリティリスクがないとは言い切れません。そのため、データ漏洩や不正アクセスのリスクが懸念されます。
このようなリスクを避けるためには、データ暗号化や二要素認証、アクセス制限などの強固なセキュリティ対策を講じる必要があります。
そこで、セキュリティ対策がしっかりしている、信頼性の高いサービス提供会社を選ぶことが大切です。
クラウド型の労務管理システムを採用する場合には、サービス提供会社への依存度が高まるため、サービス停止や価格変更などのリスクがあります。
そこで複数のクラウドサービスを比較して、最も信頼性が高く、コストパフォーマンスに優れたサービスを選びましょう。また、万一のサービス停止に備えて、データのバックアップを定期的に行い、代替手段を用意しておくことも重要です。
これらの対処法を実践することで、クラウド型労務管理システムのデメリットを最小限に抑え、効果的に活用することができるでしょう。
クラウド型の労務管理システムを選ぶ際には、以下のポイントを考慮すると良いでしょう。
それぞれ解説します。
クラウド型の労務管理システムを導入する際は、システムが自社の業務にどれだけ対応できるかを確認することが重要です。例えば、入退社手続き、給与計算、勤怠管理、社会保険手続きなどが挙げられます。
そこで、システムが提供する機能一覧を確認し、自社の業務に必要な機能が含まれているかをチェックしましょう。また、デモ版を利用して、実際の操作感や機能の充実度を確認することも有効です。
システムの使いやすさは、導入後の業務効率に大きく影響する重要な要素です。
そこで、直感的に操作できるか、画面のレイアウトが分かりやすいかなどを確認することが大切です。また、他のユーザーのレビューや評価を参考にすることで、実際の使いやすさを把握できるでしょう。
労務管理システムで扱う情報には、個人情報などの機密情報が含まれるため、セキュリティ対策が重要です。
そこで、データ暗号化やアクセス制限、二要素認証などのセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。その際に、ISO27001などのセキュリティ認証を取得しているかどうかもチェックすべきポイントの一つです。
新たに導入するクラウド型労務管理システムが、自社の他のシステムと連携できるかどうかは、業務の効率化に直結する重要な要素です。
そこで、他のシステムと連携するためのAPIが提供されているかを確認しましょう。また、自社で既に使用しているシステムとの互換性を確認し、スムーズに連携できるかをチェックすることも大切です。
クラウド型労務管理システムの導入・運用コストが、自社の予算内で収まるかどうかを確認することが大切です。
また、複数のシステムの料金プランを比較し、コストパフォーマンスの高いものを選びましょう。できれば無料トライアル期間を利用して実際の使用感を確認し、コストに見合う価値であるかを判断するのがおすすめです。
クラウド労務管理システムを導入した後のサポート体制が充実しているかどうかも、重要な判断基準の一つです。
そこで、導入後のサポート内容や対応時間、サポートチャネル（電話、メール、チャットなど）を確認しましょう。また、システムの使い方に関するトレーニングやマニュアルが提供されているかもチェックポイントです。
導入するクラウド労務管理システムが、労務関連の法改正に迅速に対応できるかどうかは、非常に重要なポイントです。もし非対応の場合には、予期せぬ法律違反を犯してしまい、罰金などのペナルティを課せられる可能性があります。
そこで、過去の法改正に対する対応実績を確認し、迅速に対応できるかをチェックしましょう。また、システムのアップデート頻度や内容を確認し、法改正に対応するためのアップデートが適切に行われているかを確認することも大切です。
これらのポイントを基に、自社のニーズに最適なシステムを選びましょう。
キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」がクラウド型労務管理システムとしておすすめされる理由には、下記のようなものが挙げられます。
SuperStream-NXは、会計システム、固定資産管理システム、人事給与システム、グループ経営管理システムなど、企業のバックオフィス業務を幅広くカバーしています。
SuperStream-NXはクラウド環境で提供されるため、導入期間の短縮や保守・管理業務の削減が可能です。また、最新のソフトウェアバージョンを常に利用できるため、システムの安定性とセキュリティが確保されます。
SuperStream-NXは、事業拡大やM&Aに柔軟に対応できるため、企業の成長に合わせてシステムを迅速に変更・拡張することが可能です。
SuperStream-NXでは、ハードウェアの購入や保守にかかるコストを削減できるほか、サブスクリプション制により経理処理が簡便になります。
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これらの理由から、SuperStream-NXは多くの企業にとって労務管理の効率化とコスト削減に貢献する優れたビジネスツールとして選ばれています。
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