電子帳簿保存法の改正案が、2024年1月から本格的に施行されました。この法律により、これまで紙で保存できていた帳簿や領収書などの書類を電子化して保存することが原則として義務付けられます。
これにより、経理業務の効率化や環境負荷の軽減などのメリットが期待される一方で、電子化に伴うコストの増加やセキュリティの問題などの課題も懸念されます。ただし、そこまでしても紙保存が廃止されるのは、いくつかの問題があるからです。
そこで今回は、改正電子帳簿保存法で紙保存が廃止される理由と併用可能な書類について解説します。企業の経営者の方はもちろん、経理業務を担当する方も、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
2024年1月からは、電子取引された請求書や契約書などのデータを紙で保存することが禁止されます（2023年12月31日までは猶予期間）。
なお、電子的な取引データとは、Web請求書やメールデータ、EDI取引、クラウド取引などの電子取引情報などが該当します。
これらのデータは、紙での保存が禁止され、要件を満たした電子データでのみ保存しなければなりません。
この紙保存が廃止されるのは、次の2つの理由からです。
電子帳簿保存法に則って保存するには、改ざん防止の措置をとり、取引データを検索できるようにし、ディスプレイやプリンタなどを備え付ける必要があります。
そのため、企業においては、電子帳簿保存法に準拠するクラウド会計システムの導入がおすすめです。
電子帳簿保存法では、紙で作成・受領した書類や自社内で完結する書類は、紙と電子のどちらでも保存が可能です。しかし、電子的に授受した取引データは、電子データでのみ保存しなければなりません。
以下では、電子帳簿保存法で認められている、紙保存と併用できる主なケースについて詳しく解説します。具体的には、取引がもともと紙で行われた場合と、自社内で完結する書類の場合の2つのケースが該当します。
請求書、契約書、領収書などの取引関係書類は、そのまま紙で保存することも可能です。また、要件を満たせば、スキャンした画像データで保存することもできます。
仕訳帳や総勘定元帳、現金出納帳などの国税関係帳簿は、紙で保存することができます。また、要件を満たせば電子データで保存することも可能です。
なお、貸借対照表や損益計算書などの国税関係書類も、紙と電子のどちらでも保存できます。
電子取引の書類の保存方法は、電子帳簿保存法によって定められています。電子取引とは、取引に関する書類を電子データでやり取りすることです。
電子取引の書類を保存するには、次の要件を満たす必要があります。
電子取引の書類は、受領した時点でタイムスタンプを付与する必要があります。なお、タイムスタンプとは、書類の作成日時や更新日時を証明する電子的な印のことです。
タイムスタンプを付与することで、書類の真実性や整合性を保証できます。
タイムスタンプの付与方法には、以下の3つがあります。
電子取引の書類は、保存中に改ざんされないようにする必要があります。
改ざん防止の措置としては、以下の2つがあります。
電子取引の書類は、必要に応じて速やかに検索できるようにする必要があります。
検索機能としては、以下の3つがあります。
電子取引の書類は、ディスプレイの画面や書面に整然とした形式、および明瞭な状態で速やかに出力できるようにする必要があります。
上記を実現するためには、以下の2つが必要です。
電子取引の書類を保存するシステムの概要を記載した関連書類を保存場所に備え付ける必要があります。
なお、関連書類とは、主に以下の2つを指します。
システムの目的、機能、構成、運用方法などを記載した書類。
システムの入出力、処理、データベースなどの詳細を記載した書類。
上記のように、2024年1月に新たに施行される改正電子帳簿保存法では、電子取引データの紙保存が原則禁止されるため注意が必要です。
具体的には、これまで電子取引されたデータを、紙に印刷して保存することが認められなくなります。ただし、紙媒体でやり取りされたデータに関しては、従来通り紙のまま保存することも可能です。
しかし、クラウド会計システムを導入して電子保存することで、書類の正確性と税務手続きの電子化を進めることができ、業務の効率化やコストの削減、データの消失や漏洩といったリスクを回避できるメリットがあります。
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