電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその添付書類を電子的に保存することを認めた法律です。この法律の改正の目的は、電子帳簿の保存方法や管理方法に関する基準を明確化し、税務調査の円滑化や紙媒体の削減などを図ることです。
2024年1月1日に施行予定の改正電子帳簿保存法では、電子帳簿の保存において「可視性」という要件が重要になります。電子帳簿における可視性とは、電子帳簿が第三者の人間から見ても理解できる形式で保存されているかどうかがポイントとなります。なぜなら、可視性が担保されなければ、税務調査官が電子帳簿の内容を確認できなくなり、税務調査が適切に行われない可能性があるからです。
そこで今回は、改正電子帳簿保存法における可視性要件のポイントと重要性を徹底解説します。企業の経理や財務会計に関わる方は、ぜひ参考にしてください。
改正電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存することに関する法律の改正版です。この法律の目的は、経理のデジタル化を促進し、紙の帳簿や書類の保管や管理の負担を軽減することです。
改正電子帳簿保存法の概要について、以下で解説します。
まず第一に、改正電子帳簿保存法では、優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置の対象となる帳簿の範囲が見直されました。申告所得税・法人税については、仕訳帳・総勘定元帳・その他必要な帳簿（記載事項に係るものに限定）が対象となります。
また、スキャナ保存制度の要件が緩和されました。国税関係書類をスキャナで読み取った際の解像度・階調・大きさに関する情報の保存が不要となりました。そして、スキャナで読み取った国税関係書類を電子データで保管する場合には、原本を廃棄しても構いません。
なお、電子取引に関するデータ保存の義務化が延期された点にも注意が必要です。注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやり取りした場合には、その電子データを保存しなければなりませんが、この義務化については、猶予期間が恒久化する可能性があります。
詳しくは国税庁ホームページや経済産業省中小企業庁ホームページをご参照ください。
電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存することに関する法律です。
この法律の対象企業は、所得税や法人税の保存義務者であるすべての企業や個人事業主です。
この法律の対象書類は、次の3種類に分けられます。
国税関係帳簿とは、仕訳帳、総勘定元帳、売上台帳、固定資産台帳などの帳簿です。
国税関係書類とは、貸借対照表、損益計算書、棚卸表、見積書、契約書、請求書、領収書などの書類です。
電子取引情報とは、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書などに相当する電子データのことです。
上記の帳簿や書類は、作成方法や受領方式によって保存方法が異なります。
電子帳簿保存法では、保存方法を次の3つの区分に分けています。
電子帳簿等保存とは、コンピューターなどで作成した国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存することです。電子帳簿等保存では、一定の要件を満たせば過少申告加算税の軽減措置を受けることができます。
スキャナ保存とは、紙で作成・受領した国税関係書類を、スキャナやスマートフォンで読み取って画像データで保存することです。
電子取引とは、電子的に授受した取引情報を電子データで保存することです。電子取引に関する帳簿や書類に関しては、2022年の法改正により、原則として義務化されています。
電子帳簿保存法では、対象外となる書類もあります。電子帳簿保存法の対象外となる書類は、次のようなものです。
仕訳帳や総勘定元帳などの手書きで作成した国税関係帳簿は、書面で保存しなければなりません。
電子取引による書類であっても、電子データが残っていないものは保存ができません。例えば、FAXで送られた書類を紙で受け取った場合や、メールで送られた書類を印刷して紙で保管した場合などです。
電子帳簿保存法におけるデータの保存要件とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存する際に満たさなければならない条件のことです。
この保存要件は、電子データの真実性と可視性を確保するために設けられているものです。
電子帳簿の真実性とは、保存したデータが削除や改ざんされていないことです。
真実性を確保するためには、次のいずれかの措置をとる必要があります。
電子帳簿の可視性とは、保存したデータを検索や表示できるようにすることです。
可視性を確保するためには、次の3つの要件を満たす必要があります。
システムの概要を記載した関連書類を備え付けること（システム概要書・システム基本設計書など）。
保存場所に、電子計算機・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付けること。さらに、電磁的記録をディスプレイの画面および書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。
電子帳簿を下記の条件で検索できるようにします。
電子帳簿保存法で認められる書類形式は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3種類です。以下では、それぞれの定義とメリット・デメリットを解説します。
電子帳簿等保存とは、電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存することです。
例えば、会計ソフトやエクセルで作成した簿記帳簿や決算書、納税申告書などが対象となります。
この場合、データの真実性を担保するために、タイムスタンプやハッシュ値などの技術的措置や、不当な訂正削除を防止する事務処理規程などの組織的措置が必要です。
電子帳簿等保存のメリットは、紙の帳簿や書類を保管する必要がなくなり、スペースやコストの節約になることや、データの検索や分析が容易になることです。
一方、デメリットとしては、システムの導入や運用にかかる費用や手間がかかることや、データの紛失や改ざんのリスクがあることなどが挙げられます。
スキャナ保存とは、紙で受領・作成した書類を画像データで保存することです。
例えば、相手から受け取った請求書や領収書、自分で作成した領収証や契約書などが対象となります。この場合、画像データを見読可能装置で確認できるようにし、取引年月日・金額・先などで検索できるようにする必要があります。
スキャナ保存のメリットは、電子帳簿等保存と同様に紙の保管が不要になり、スペースやコストの節約になることです。
一方、デメリットとしては、画像データの品質が低い場合やファイル形式が変わった場合に読み取り困難になる可能性があることや、画像データのサイズが大きくなることで保存容量が圧迫されることなどが挙げられます。
電子取引データ保存とは、電子的に授受した取引情報をデータで保存することです。
例えば、メールやウェブサイトで受け取った請求書や領収書、オンライン決済サービスで行った支払い情報などが対象となります。この場合、電子帳簿等保存と同様にデータの真実性を担保する措置が必要です。
電子取引データ保存のメリットは、紙で出力して保存する手間が省けることや、電子的に取引情報を管理できることです。
一方、デメリットとしては、電子取引データを受け取った時点から保存期間が始まるため、注意深く管理する必要があることや、取引先との間で電子取引データの形式や内容について認識を合わせる必要があることなどが挙げられます。
改正電子帳簿保存法における可視性要件の変更点は、主に次の2つです。
先に解説した電子帳簿保存法におけるデータの保存要件よりも「見読性を確保する」と「検索機能を確保する」と言う点が緩和されています。
電子帳簿等保存やスキャナ保存を行う場合に、プリンタや操作説明書等を備付ける必要がなくなりました。これまでは、税務職員が質問検査権に基づいて電磁的記録の内容を確認する際に、画面で見るだけでなく、紙で出力することもできるようにすることが求められていました。
しかし、改正後は、画面で見ることができれば十分とされ、プリンタや操作説明書等の備付けは不要です。これにより、事業者の事務負担やコストが軽減されるでしょう。
電子帳簿等保存やスキャナ保存を行う場合に、検索機能を備えることが免除される場合があります。
これまでは、税務職員が質問検査権に基づいて電磁的記録の内容を確認する際に、取引年月日・金額・先などで検索できるようにすることが求められていました。
しかし、改正後は、保存義務者が税務職員の求めに応じて電磁的記録をダウンロードできるようにしている場合に限り、検索機能を備える必要がなくなります。
これにより、システムの導入や運用が容易になるでしょう。
可視性要件とは、電子帳簿等保存やスキャナ保存を行う場合に、税務職員が質問検査権に基づいて電磁的記録の内容を確認できるようにすることをいいます。
可視性要件のポイントは、次の3つです。
データ形式や表示方法が人間が見て理解できるものであること。例えば、画像データは見読可能装置で確認できるようにし、暗号化されたデータは復号化して表示するなどの措置が必要です。
データが納税地に存在し、税務調査時に速やかに出力できること。例えば、クラウドサービスや海外サーバーなどを利用する場合は、納税地にデータをダウンロードして保存するか、インターネット経由でアクセスできるようにするなどの措置が必要です。
データが整然とした形式で管理されていること。例えば、データの種類や保存期間などを明確にし、必要に応じて検索機能を備えるなどの措置が必要です。
可視性要件とは、電子帳簿等保存やスキャナ保存を行う場合に、税務職員が質問検査権に基づいて電磁的記録の内容を確認できるようにすることをいいます。
可視性要件の重要性は、次の2つです。
税務調査は、事業者の帳簿や書類を基にして、正しい税額を算定するための重要な手続きです。電子帳簿等保存やスキャナ保存を行う場合は、税務職員が電磁的記録の内容を容易に確認できるようにすることが求められます。
もし、可視性要件を守らない場合は、税務職員が電磁的記録の内容を確認できないか、確認するのに時間がかかるか、確認するための追加的な資料や証拠を提出するように求められる可能性があります。
これらは、事業者にとっても税務職員にとっても不利益なことです。したがって、可視性要件を守ることは、税務調査が円滑に進むために重要です。
電子帳簿等保存やスキャナ保存を行う場合は、データ形式や表示方法が人間が見て理解できるものであることや、データが整然とした形式で管理されていることなどが求められます。
これらは、データの品質や信頼性を高めるために有効な措置です。例えば、データ形式や表示方法が人間が見て理解できるものであれば、データの内容や意味が正しく伝わります。また、データが整然とした形式で管理されていれば、データの検索や分析が容易になります。
これらは事業者自身が自社の経営状況や財務状況を把握するためにも有用です。したがって、可視性要件を守ることは、データの品質や信頼性を高めるための重要な施策となります。
このように、改正電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存やスキャナ保存において、プリンターや操作説明書等を備付ける必要がなくなりました。また、電子帳簿等保存やスキャナ保存において、検索機能を備えることが免除される場合があります。
このような変更により、経理業務の負担やコストの軽減に期待ができるでしょう。
そして、改正電子帳簿保存法で最も重要なことは「優良な電子帳簿」の要件を満たすことで、過少申告加算税の税率が5%に軽減される措置の対象となる帳簿の範囲が見直されたことです。これにより、事業者の税負担が軽減されます。
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