見積書は、取引の内容や金額を明確にするための重要な書類ですが、2024年1月に改正案が施行される電子帳簿保存法では、見積書の保存方法についての変更があります。
そのため、見積書を改正電子帳簿保存法に準拠して適切に保存しなければ、税務調査の際に罰則を科せられる可能性があるため注意が必要です。
そこで今回は、電子帳簿保存法の改正後に必要となる、見積書の具体的な保存方法の3つを解説します。企業の経営者の方はもちろん、経理業務に携わる方も、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存できるようにする法律です。電子帳簿保存法は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの区分に分かれています。
2024年1月1日の電子帳簿保存法の改正案の施行後、電子取引データは原則として電子データで保存しなければならなくなります。そのため、原則として紙で印刷して保存することはできません。
この要件は見積書にも適用されます。見積書は電子取引の対象書類に含まれるため、2024年1月1日以降は、電子データで保存する必要があります。
なお、スキャナ保存したデータや電子取引データに関連して不正行為などをした場合は電子帳簿保存法違反となり、申告漏れに課される重加算税が10%加算される可能性があるため十分な注意が必要です。
電子取引とは、電子データによって取引情報の授受を行う取引方法です。具体的には、取引上発生する請求書や注文書、契約書、領収書、見積書などを電子データでやり取りすることを言います。
電子取引した見積書を電子保存する際の要件には、以下のようなものがあります。
タイムスタンプを付与し、訂正や削除の履歴を残すこと
データを表示するためのディスプレイやプリンタを備え付けること
データを日付や金額などの条件で検索できるシステムを用いること
データの保存方法や検索方法などを記したマニュアルを用意すること
保存要件を満たすための具体的な方法として、クラウド会計システムの導入がおすすめです。なぜなら、クラウド会計システムには、データの保存や検索、タイムスタンプの付与などの機能を提供するものがあるからです。
クラウド会計システムを導入する場合は、サービス提供者との契約内容や利用規約を確認し、保存要件に適合するかどうかを確認しましょう。
紙取引とは、紙でやりとりする取引のことです。例えば、紙の見積書や請求書、領収書などを受け取ったり発行したりする取引です。
紙取引の見積書を紙媒体のまま保管する場合は、電子帳簿保存法に従って、保存期間や保存方法を守る必要があります。保存期間は、原則として見積書の発行日から7年間ですが、青色申告で赤字決算の場合は10年間です。
保存方法としては、紙のまま保存するか、電子データとして保存する（スキャナ保存）かの2種類があり、スキャナ保存する場合は、検索機能の確保やデータの真実性の担保などの要件があります。なお、紙面で保管する場合は、取引先別にまとめたり、一連の契約書類と一緒にファイリングしたりするのがおすすめです。
電子帳簿保存法に準拠した見積書の保存方法では、電子取引と紙取引の両方を電子保存することも可能です。
そもそも電子取引された見積書に関しては、電子データのまま保存する必要があります。一方、紙で受け取った見積書は、紙のまま保存するか、スキャナ保存という方法で電子データに変換して保存することも可能です。
紙で受け取った見積書を電子保存するメリットには、次のようなものがあります。
紙の書類を印刷したり、ファイリングしたりする手間が省けるため、業務効率が向上します。
紙の書類はデータ量に応じて物理的な格納スペースが必要となりますが、電子データはクラウドサービスや外部のハードディスクなどに保存できるため、保管コストの削減が可能です。
電子データは、パスワードや暗号化などでセキュリティを保護できるほか、バックアップを行うことも可能なため、災害や紛失のリスクも低減できます。
電子データは、取引先や取引金額、日付などのキーワードを活用することで、簡単に検索できるメリットがあります。
電子データは部署間や取引先とのデータのやりとりが容易になるほか、データの整合性や一貫性を保つことができます。
上記のように、2024年1月に新たに施行される電子帳簿保存法では、見積書の保存要件も変更されるため、注意が必要です。
具体的には、これまで電子取引された見積書のデータを、紙に印刷して保存することが認められなくなります。ただし、紙媒体でやり取りされた見積書に関しては、従来通り紙のまま保存することも可能です。
しかし、クラウド会計システムを導入して電子保存することで、電子帳簿保存法の遵守だけでなく、業務の効率化やコストの削減、データの消失や漏洩といったリスクも回避できます。
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