電子帳簿保存法は、紙の帳簿や領収書などの会計資料を電子化して保存することを認めた法律です。
電子帳簿保存法によって、会計業務の効率化やコスト削減、紙の削減などのメリットが得られます。しかし、電子帳簿保存法には、一定の条件や要件があるため注意が必要です。
例えば、電子化した資料は、改ざんや紛失の防止、検索や閲覧の容易性、原本と同等の信頼性などの基準を満たす必要があります。また、税務調査などの際には、電子化した資料の提出も可能ですが、必要に応じて原本を提出する必要があります。
このような求めに適切に対処するためには、各帳簿をシステム管理するのがおすすめです。
そこで今回は、電子帳簿保存法にシステムを導入するメリットや選び方を徹底解説します。企業で経理を担当する方は、ぜひ参考にしてください。
2022年1月から施行された電子帳簿保存法の改正案では、電子的にやりとりした取引情報（電子取引）に関するデータ保存の義務化が盛り込まれ、2024年1月1日からは原則として電子取引に関するデータ保存が義務化されます。
電子帳簿保存法に対応するには、以下の3つの方法があります。
電子帳簿等保存とは、電子的に作成された帳簿や書類をデータのまま保存する方法です。電子帳簿等保存は、会計ソフトなどを利用する場合に適しています。
スキャナ保存とは、紙で受領・作成した書類を画像データで保存する方法です。スキャナ保存は、スキャナやスマホのカメラなどを利用する場合に適しています。
電子取引データ保存とは、電子的に授受した取引情報をデータで保存する方法です。電子取引データ保存は、メールやWebサイトなどでやりとりする場合に適しています。
これらの方法には、それぞれ保存時の要件が定められているため、注意が必要です。
電子帳簿保存法に対応したシステムとは、上記の方法に沿って電子データを保存できるように設計されたシステムです。システムの種類には、市販のソフトやクラウドサービスなどがありますが、選ぶ際には、自社の業務や取引の形態に合ったものを探すことが重要です。
また、システム導入だけでなく、データの管理や運用に関する規程や教育などが必要となる場合もあります。
電子帳簿保存法にシステム対応することは、経理のデジタル化による業務の効率化や生産性の向上にもつながるため、慎重に選ぶことが大切です。
電子帳簿保存法に対応するシステムの導入については、以下のようなメリットがあります。
電子帳簿保存システムを利用すれば、紙の書類を整理・分類・収納する手間や保管スペースの確保が不要となります。また、必要な書類を検索・確認する際にも、システムの機能を使って素早くデータを見つけ出すことが可能です。
電子帳簿保存システムによって書類を電子化すれば、紙代や郵送代などのコストを削減できます。また、紙の書類は紛失・盗難・火災などのリスクにもさらされますが、電子データであればバックアップや暗号化などのセキュリティ対策を施すことで、データの安全性を高めることが可能です。
電子帳簿保存システムでは、書類の改ざんや不正を防止するために、タイムスタンプやバージョン管理などの機能が備わっています。これにより、書類の真実性や正確性を証明できるだけでなく、コーポレートガバナンスやコンプライアンスの向上にも寄与します。
次に、電子帳簿保存法に対応するシステムのタイプと選び方を解説します。
電子保存専用タイプのシステムは、さまざまな書類を電子帳簿保存したい場合に適しています。
電子保存専用タイプのシステムを導入することで、請求書や領収書だけでなく、契約書や発注書、送り状なども含め、幅広い書類を電子保存が可能です。また、電子帳簿保存法の対応を機に、トータルでペーパーレス化を進めることができるでしょう。
さらに、電子保存のみに特化したシステムは比較的安価なものが多く、無料で使えるシステムもあります。
電子保存専用タイプのシステムを選ぶ際のポイントは、スキャナ保存制度や電子取引情報の保存に対応しているかどうか、スマホ対応やタイムスタンプの自動付与機能などがあるかどうかです。
請求書受領タイプのシステムは、請求書の受領・管理を効率化したい場合に適しています。
請求書受領タイプは、請求書の受領と管理に特化したシステムで、電子帳簿保存法に対応しているものが多くあります。
請求書受領タイプのシステムを導入することで、請求書のデータを手間なく保存できるだけでなく、支払いや経理処理の自動化も可能です。
請求書受領タイプのシステムを選ぶ際のポイントは、請求書の種類やフォーマットに対応しているかどうか、取引先との連携や通知機能などがあるかどうかです。
経費精算タイプのシステムは、経費精算の業務を効率化したい場合に適しています。
経費精算タイプは、経費精算に特化したシステムで、電子帳簿保存法に対応しているものが多くあります。
経費精算タイプのシステムを導入することで、領収書のデータを手間なく保存できるだけでなく、経費申請や承認、経理処理の自動化も可能です。
経費精算タイプのシステムを選ぶ際のポイントは、領収書の種類やフォーマットに対応しているかどうか、交通系ICカードや法人カードの利用実績データとの連携などがあるかどうかです。
上記の特徴を押さえた上で、自社の業務に最適なシステムを選び、導入しましょう。
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特に、電子帳簿保存法に対応するために、証憑管理オプションやAI-OCRによる経理の定型業務の自動化などの機能を提供しており、バックアップや暗号化などのセキュリティ対策も万全です。これらにより、データの安全性を高めることができます。
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