基幹システムのリプレイスは、企業の成長と競争力を維持するために欠かせないプロセスです。なぜなら、古くなったシステムを最新の技術に置き換えることで、業務効率を向上させ、コスト削減を実現できるからです。
本記事では、特に大手企業の担当者の方に向けて、システムリプレイスの目的やメリット、成功させるためのポイントを具体的に解説します。ぜひ参考にしてください。
出典：MarkeTRUNK
システムのリプレイスとは、既存の情報システムを新しいシステムに置き換えることを指します。これには、ハードウェア、ソフトウェア、および業務プロセスの見直しなどが含まれます。リプレイスの目的は、性能向上、コスト削減、セキュリティ強化、ユーザーエクスペリエンスの改善など多様です。
システムとは、特定の目標を達成するために相互に関連する部品や要素の集合体です。企業においては、業務を効率的に遂行するために、コンピュータハードウェア、ソフトウェア、ネットワーク、およびデータを含む統合された環境を指します。
システムは企業運営の中核であり、業務プロセスの自動化、情報の一元化、データ分析の促進など、多くの役割を担う重要なツールです。これにより、業務効率の向上や迅速な意思決定が可能となり、競争力が強化されます。また、適切なシステムはセキュリティリスクを低減し、法令遵守をサポートします。
リプレイスとは、既存のシステムを新しい技術やソリューションに置き換えることです。これには、新しいソフトウェアやハードウェアの導入、業務プロセスの再設計、データ移行、ユーザー教育などが含まれます。
基幹システムのリプレイスは企業の持続的な成長と競争力の維持に不可欠です。そこで以下では、リプレイスの必要性を主なポイントとともに解説します。
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必要性 |
詳細 |
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システムの老朽化 |
古いシステムはパフォーマンスが低下し、最新の技術と互換性がないため、業務効率が低下し、故障や障害が頻発します。 |
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セキュリティリスク |
古いシステムはセキュリティ脆弱性が高く、サイバー攻撃やデータ漏洩のリスクが高まります。新しいシステムは最新のセキュリティ対策を導入し、安全性を向上させます。 |
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業容拡大と機能不足 |
企業の成長に伴い、既存のシステムが新しい業務プロセスや取引量に対応できなくなり、業務効率が低下します。新システムは柔軟性と拡張性に優れており、成長に対応できます。 |
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データの分散と不整合 |
分散されたシステム環境ではデータの不整合や重複が発生しやすくなり、情報の正確性が低下します。新システムではデータを一元管理し、リアルタイムでの情報アクセスが可能になります。 |
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新規事業展開の障害 |
古いシステムでは新しいビジネスモデルや市場環境への対応が難しく、新規事業展開に支障をきたします。新システムは柔軟性とスケーラビリティに優れ、新規事業の展開を支援します。 |
システムリプレイスの範囲は、企業のニーズや状況に応じて以下の3つに分類されます。
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全面的な入れ替え |
既存のシステム全体を新しいシステムに一括で置き換えます。 |
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部分的な更新 |
システムの一部分のみを新しいものに更新します。問題のある部分や改善が必要な箇所に焦点を当てて行います。 |
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段階的な移行 |
システム全体を更新する場合でも、一度に行わず段階的に新システムへ移行します。これにより、業務への影響を最小限に抑えつつ、リスクを軽減できます。 |
リプレイスの範囲を決定する際は、企業の予算、時間的制約、業務への影響、リスク許容度などを考慮することが重要です。
次に、システムをリプレイスする目的と背景について解説します。
古いシステムを使用し続けることの課題は、パフォーマンスの低下やセキュリティ脆弱性、運用コストの増大などさまざまです。これにより、業務効率が低下し、システムの柔軟性や拡張性が欠如しています。最新のビジネス要件や技術に対応できないため、競争力が損なわれるリスクもあります。
企業が成長し続け、競争力を維持するためには、業務プロセスの効率化と柔軟なシステムが必要です。新しいシステムは、ビジネスの拡大や新規事業展開に迅速に対応し、競争優位性を保つための基盤を提供します。これにより、企業は市場の変化に適応しやすくなります。
技術の進歩は急速であり、最新技術を導入することで、システムのパフォーマンスが向上し、セキュリティも強化されます。AIやデータ分析などの先進技術を活用することで、業務プロセスの改善や、新しいビジネスインサイトの取得が可能です。これにより、企業は競争力を維持し、成長機会を最大限に活用できます。
システムをリプレイスする主なメリットには、次の4つが挙げられます。
それぞれ解説します。
システムのリプレイスによって、最新の技術や自動化機能が導入されることで、業務プロセスの効率化が実現できます。これにより、手作業が減少し、人的エラーの発生を防止できます。
例えば、消込処理や支払伝票の起票が自動化されることで、従業員がより戦略的な業務に集中でき、生産性が向上するでしょう。また、業務のスピードが向上し、顧客サービスの質も高まります。
新しいシステムはメンテナンスが容易であるため、運用コストの低減に寄与します。古いシステムの維持管理には高額な費用がかかりますが、新しいシステムの導入によるコストの削減が可能です。さらに、業務プロセスの効率化による人件費の削減にも期待ができます。これにより、初期投資に対するリターンが高まり、長期的なコスト効率の改善にも貢献します。
最新のセキュリティ技術を備えた新しいシステムにより、データ保護やサイバー攻撃に対する防御力を強化できます。古いシステムは、セキュリティが脆弱であるため、情報漏洩のリスクが高いことが課題です。しかし、新しいシステムには最新のセキュリティパッチや暗号化技術が導入されているため、安全性が大幅に向上します。これにより、企業の信頼性と顧客の信頼を獲得できます。
新しいシステムは、柔軟性とスケーラビリティに優れており、企業の成長や変化に迅速に対応できます。例えば、新しい機能やモジュールを追加することで、業務の拡大や新規事業の展開に対応可能です。また、クラウドベースのシステムを利用することで、必要に応じてリソースを増減させることができ、コスト効率も向上します。これにより、企業は市場の変化に柔軟に対応し、競争力を維持できます。
以下では、システムをリプレイスする方法を、4つのプロセスで解説します。
まず、既存システムの現状を詳細に分析し、課題やボトルネックを洗い出しましょう。次に、新しいシステムに求める要件を定義し、業務プロセスの改善点を明確にします。これにより、リプレイスの目的と目標を設定します。
リプレイスプロジェクトの詳細な計画を立てましょう。スケジュール、予算、リソース配分、各フェーズのタスクを明確にし、進捗管理のためのメカニズムを確立します。また、リスク管理計画を策定し、問題発生時の対応策を準備するのも重要なプロセスです。
新しいシステムのインストールとカスタマイズを行います。業務プロセスに合わせたシステム設定を行い、必要なデータ移行を実施します。その後、システムが期待通りに動作するかを確認するために、徹底的なテストの実施が重要です。これには、ユニットテスト、統合テスト、ユーザーテストが含まれます。
テストが完了し、システムが正常に動作することを確認したら、本稼働の開始です。本稼働後は、システムのパフォーマンスやユーザーのフィードバックを継続的にモニタリングし、必要に応じて改善を行います。また、定期的なアップデートや新機能の追加を行い、システムの最適化を図ります。
基幹システムでリプレイスに失敗しないポイントは、次の4つです。
それぞれ解説します。
基幹システムのリプレイスを成功させるためには、徹底した事前準備と計画が不可欠です。そこで、現行システムの現状分析を行い、システムリプレイスの目標と必要な要件を明確にしましょう。プロジェクトのスコープやスケジュール、予算、リソース配分を詳細に計画し、リスク管理計画も策定しておくことが重要です。特に、予測される問題点やボトルネックを洗い出し、事前に対応策を準備することで、プロジェクトのスムーズな進行を確保します。
信頼できるベンダーの選定は、基幹システムリプレイスの成功に直結します。ベンダーの技術力や提供するソリューションの適合性、導入実績、サポート体制を評価し、自社のニーズに最適なパートナーを選ぶことが重要です。また、契約内容についても詳細に確認し、導入後のサポートや保証内容、コストなどを明確にする必要があります。ベンダーとのコミュニケーションを密にし、信頼関係を築くことが成功のポイントです。
データ移行は、基幹システムをリプレイスする際の特に重要なステップの一つです。移行するデータの整合性を保つために、データクレンジングや標準化を徹底しましょう。データ移行計画を策定し、移行作業のスケジュールや手順を詳細に計画します。また、移行後のデータ検証を行い、正確なデータ移行を確保することも重要です。リスク管理については、移行中のトラブルを最小限に抑えるための対策を準備し、問題発生時の迅速な対応策を用意しておく必要があります。
新しいシステムを導入する際には、既存の従業員からの抵抗や不安を軽減しなければなりません。そこで、適切なトレーニングと変更管理が重要です。包括的なトレーニングプログラムを実施し、従業員が新システムの操作方法や変更された業務プロセスを理解し、スムーズに適応できるようにサポートを行いましょう。変更管理については、従業員の意見やフィードバックを取り入れながら、新システムの利便性やメリットを伝え、従業員の協力を得ることが重要です。
業務の効率化には、基幹システムなどの導入が欠かせません。近年、AI機能を搭載したシステムなど、その機能は急速に進化しています。そのようは新たな機能を使ってDXを進めるために、古いシステムをリプレイスする企業が増えています。
しかし、古いシステムをリプレイスする際に、「自社に合ったシステムをどうやって選べば良いかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
まずは自社に必要となるシステムの要件や機能を明確にして、どのシステムを選ぶべきかを検討する必要があります。
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AI-OCRを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
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