従来のオフィス勤務から離れ、柔軟な働き方を実現できるテレワークは、コロナ禍をきっかけに国内企業にも浸透しはじめ、近年は業務の一部にテレワークを導入する企業も増えています。
しかし、テレワークの実現には、クラウドシステムの導入が不可欠です。
クラウドシステムの導入には、セキュリティ対策やコスト管理など、注意すべき点も多く存在します。また、適切なシステムを選び、効果的に運用するためには、事前の準備と計画が欠かせません。
そこで今回は、クラウドシステムでテレワークを実現する方法とメリット、注意点を徹底解説します。これからテレワークを実現しようとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
テレワークとは、オフィス以外の場所で働く勤務形態の総称で、「離れて (tele)」「働く (work)」という言葉を組み合わせた造語です。
一方、リモートワークとは、オフィスに出社せずに、会社以外の場所で業務を行う働き方を指します。具体的には、自宅、カフェ、コワーキングスペースなど、どこでも仕事ができる形態です。
|
項目 |
テレワーク |
リモートワーク |
|
定義 |
ICTを活用した、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方 |
オフィスに行くことなく、別の場所で業務を行う形態 |
|
語源 |
Tele（遠く）+ Work（仕事） |
Remote（遠隔）+ Work（仕事） |
|
使用頻度 |
国や自治体、政府が使用することが多い |
IT企業やベンチャー企業、フリーランスが使用することが多い |
|
歴史 |
1970年代にアメリカで誕生 |
比較的新しい言葉 |
|
定義の明確さ |
総務省などによる明確な定義がある |
明確な定義はない |
|
含まれる形態 |
在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイル勤務 |
在宅勤務、コワーキングスペース、カフェでの作業など |
リモートワークとテレワークはほぼ同義で使われることが多いですが、テレワークは「情報通信技術 (ICT) を活用した柔軟な働き方」という定義があり、リモートワークは単に「オフィス以外の場所で働くこと」を指す点で若干の違いがあります。
リモートワークのメリットには、通勤時間の削減、柔軟な働き方の実現、コスト削減などが挙げられます。一方で、コミュニケーションの難しさや自己管理の必要性などがデメリットとなります。
テレワークには、主に次の3つの形態があります。
在宅勤務とは、主に自宅で業務を行う働き方です。
モバイルワークとは、カフェや移動中など、自宅やオフィス以外の場所で働く方法を指します。
サテライトオフィス勤務とは、企業が設置したオフィスやシェアオフィスで働く形態のことです。
出典：FRESH VOICE
一方、リモートワークもテレワークと同様に、オフィス以外の場所で働くことを指します。実際には、テレワークとリモートワークはほぼ同じ意味で使われることが多く、明確な違いはないと言えるでしょう。
テレワークやリモートワークの導入には、通勤時間の削減や柔軟な働き方の実現などのメリットがありますが、コミュニケーションの難しさやセキュリティの課題も存在します。
クラウドシステムを活用してテレワークを実現することで、主に次の5つのメリットを享受できます。
それぞれ解説します。
クラウドサービスを利用することで、場所や端末を問わずファイルやデータにアクセスできます。
リアルタイムでの共同編集や最新版の管理が容易となるため、チーム間でのデータ共有が効率化されるでしょう。これにより、遠隔地での作業でも、オフィスと同様の生産性を維持することが可能となります。
クラウドベースのコミュニケーションツールを活用することで、テレワークの環境下でも効果的な情報交換が可能です。
Web会議システムやチャットツールにより、リアルタイムでの対話や資料共有が実現し、物理的な距離を感じさせないスムーズな連携が促進されます。
クラウドサービスは、高度なセキュリティ対策を提供します。
データの暗号化、多要素認証、アクセス制御などの機能により、テレワーク時のセキュリティリスクを軽減することが可能です。また、クラウドプロバイダーによる常時監視と迅速な脆弱性対応により、より安全な環境で業務を遂行できます。
クラウドシステムの利用により、初期投資や運用コストを大幅に削減することが可能です。
ハードウェアの購入や保守が不要となり、必要に応じてリソースを柔軟に調整できるため、効率的な予算管理が可能となります。また、従量課金制により、実際の使用量に応じた適切なコスト配分が実現できるでしょう。
クラウドシステムにより、時間や場所の制約から解放され、柔軟な働き方が可能となります。
自宅やサテライトオフィス、出張先など、どこからでも業務遂行が可能となり、ワークライフバランスの向上や生産性の向上にもつながります。また、急な環境変化にも迅速に対応できる体制が整うことも、大きなメリットです。
このように、クラウドシステムを活用することで、テレワークの効果を最大限に引き出すことが可能です。
一方で、クラウドシステムを活用したテレワークでは、次のような注意点があります。
クラウドシステムを活用したテレワークでは、セキュリティ対策を強化する必要があります。
そこで、クラウドサービスやネットワークのアクセスログを監視・制限する製品を導入し、不正利用や不審な接続を検知する仕組みを構築しましょう。
また、データの暗号化やVPNの使用など、技術的なセキュリティ対策を徹底し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることも重要です。
テレワークを導入する際は、セキュリティ教育を継続的に実施し、従業員のセキュリティ意識を高める必要があります。
そこで、情報漏洩のリスクと法的責任についての周知を徹底し、安全なクラウドサービスの利用方法やセキュリティポリシーの遵守を徹底させましょう。
テレワークの成功には、安定した高速インターネット接続が不可欠です。最低10 Mbps以上の通信速度を確保し、優れたルーターを選定しましょう。
また、Wi-Fi環境を最適化し、ビデオ会議などのリアルタイムコミュニケーションにも対応できる環境を整備する必要があります。
以下では、テレワークを実現するためのクラウドシステムの選び方と注意点を紹介します。ぜひ参考にしてください。
クラウドシステムを選ぶ際は、次の3つのポイントを確認しましょう。
クラウドシステムを選ぶ際には、必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。もし業務に必要な機能が揃っていなかった場合には、効率的に作業を進めることができず、追加のツールやカスタマイズが必要になる可能性があります。
例えば、プロジェクト管理ツールを選ぶ際には、タスク管理、進捗状況の可視化、チームメンバーとのコラボレーション機能などが揃っているかを確認しましょう。
これにより、大幅な業務の効率化と生産性の向上に期待ができます。
クラウドシステムの使いやすさとサポート体制も重要な選定ポイントです。使いやすいシステムは、導入後のトレーニングコストを削減し、迅速な業務開始を可能にします。また、サポート体制が整っていると、問題が発生した際に迅速に対応してもらえるため安心です。
そこで、UI（ユーザーインターフェース）が直感的で分かりやすいシステムや、24時間対応のサポートを提供しているサービスを選ぶのがおすすめです。
これにより、スムーズな導入と運用が可能となります。
クラウドシステムを導入する際は、セキュリティ対策も重要な選定ポイントです。なぜなら、データの安全性を確保するためには、強固なセキュリティ対策が必要だからです。特に、機密情報や個人情報を扱う場合は、セキュリティが最優先事項となります。
例えば、データの暗号化、アクセス制御、多要素認証などのセキュリティ機能が備わっているシステムを選ぶことが重要です。
これにより、データの漏えいや不正アクセスから、自社の重要な情報を保護することが可能です。
これらのポイントを考慮し、信頼のできるクラウドシステムを選ぶことで、業務の効率化と安全性を両立することができるでしょう。
次に、クラウドシステムを導入する際の注意点を3つ紹介します。
クラウドシステムの導入において、セキュリティルールを明確化することは非常に重要です。なぜなら、クラウド環境ではデータが外部に保存されるため、適切なセキュリティ対策がないと情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まるからです。
例えば、アクセス権限を厳格に管理し、定期的にセキュリティ監査を実施することで、データの安全性を確保することができます。
クラウドシステムを活用したテレワークを実施する際は、セキュリティルールを明確に定め、全社員に周知徹底することが重要です。
クラウドシステムの効果的な利用には、社員研修の実施が不可欠です。なぜなら、新しいシステムを導入する際には、社員がそのシステムの使い方を理解し、適切に操作できるようになることが求められるからです。
例えば、クラウドシステムの基本操作やセキュリティ対策についての研修を定期的に行うことで、社員のスキルが向上するだけでなく、システムの安全な運用にも寄与します。
クラウドシステム導入時には、社員研修を計画的に実施することが重要です。また、このような社員研修に対するサポート体制が整ったベンダーを選ぶことも大切な要素です。
クラウドシステムの導入に際しては、コスト管理を徹底することも重要です。なぜなら、クラウドサービスは利用状況に応じてコストが変動するため、適切な管理がないと予算を超過するリスクがあるからです。
例えば、使用状況を定期的にモニタリングして不要なリソースを削減することで、コストを最適化できます。
クラウドシステムを導入する際は、コスト管理を徹底し、予算内での運用を目指しましょう。
これらのポイントを押さえることで、クラウドシステムの導入がスムーズに進み、より効果的な活用が可能です。
次に、テレワークを始めるための具体的な方法と手順を以下の7つのステップで解説します。
それぞれ解説します。
テレワークを導入する際には、その目的を明確にすることが重要です。なぜなら、導入する目的が明確でなければ、導入後の効果を測定することが難しくなり、社員の理解や協力も得にくくなるからです。
例えば、「社員のワークライフバランスの向上」や「業務効率の改善」など、具体的な目標を設定することで、導入の意義を全員が共有できます。
テレワークを導入する際は、プロジェクトチームを結成して取り組むことが大切です。なぜなら、専門的な知識や経験を持つメンバーが集まることで、導入プロセスがスムーズに進むからです。
例えば、IT部門、総務部門、人事部門からメンバーを選出し、プロジェクトチームを構成することで、各部門の視点を取り入れた計画を立てることができます。これにより、自社のテレワークを、安全かつ迅速に実現できるでしょう。
テレワークを導入する前に、業務分析と現状を把握することが大切です。なぜなら、現在の業務フローや課題を把握することで、テレワーク導入後の改善点や必要なサポートを明確にできるからです。
例えば、各部署の業務内容やコミュニケーション方法を調査し、テレワークに適した業務とそうでない業務を分類しましょう。これにより、自社のテレワークを効果的に進めることができ、業務の効率化だけでなく、従業員のワークライフバランスの実現にも寄与します。
業務分析と現状の把握ができれば、次にテレワークの形態を決定します。テレワークには完全リモート、ハイブリッド、フレックスなどのさまざまな形態があり、企業のニーズに合った形態を選ぶことが成功のポイントです。
例えば、週に数日のオフィス勤務を含むハイブリッド型を採用することで、社員の柔軟性とオフィスでの協力を両立させることが可能です。
このように、自社の状況に応じて、適切なテレワーク形態を導入しましょう。
テレワークを導入する際は、自社のルール作りと環境整備を行う必要があります。なぜなら、明確なルールと適切な環境がないと、業務の効率やコミュニケーションに支障が出る可能性があるからです。
例えば、勤務時間の管理方法やセキュリティ対策を明確にし、必要なIT機器やソフトウェアを整備することで、スムーズなテレワークを実現可能です。
ルールの策定と環境整備ができたら、実際にテレワークを試験的に導入し、改善を行いましょう。試験導入を通じて、実際の運用上の課題や問題点を把握し、改善することができます。
例えば、特定の部署で一定期間テレワークを試験導入し、フィードバックを収集して改善点を洗い出します。このような作業を繰り返すことで、より安全かつ効果的なテレワークを実現可能です。
テレワークを導入したら、社員研修を実施しましょう。新しい働き方に対応するためには、社員が必要なスキルや知識を身につけることが必要です。
例えば、テレワークの基本操作やコミュニケーションツールの使い方についての研修を行うことで、社員のスムーズな移行をサポートできます。また、データセキュリティに対する重要性を周知徹底することも重要です。
これらの手順を踏むことで、テレワークの導入がスムーズに進み、効果的な運用が可能となります。
キヤノンITソリューションズのクラウドシステム「SuperStream-NX」がテレワーク導入におすすめな理由には、以下のようなポイントがあるからです。
「SuperStream-NX」は、業務の効率化と利便性を高めるための機能が充実しています。テレワークでは業務の効率化とスムーズな運用が求められますが、「SuperStream-NX」を活用することで実現可能です。
例えば、「SuperStream-NX」ではAIを活用して経理の定型業務を自動化し、証憑の電子化によるペーパーレス化を推進しています。これにより、経理業務の負担を大幅に軽減し、テレワーク環境でも効率的な業務の遂行が可能です。
このように、「SuperStream-NX」は、テレワークにおいても高い利便性と効率化を実現します。
「SuperStream-NX」は、柔軟なクラウドサービスを提供しています。テレワークでは、どこからでもアクセスできるクラウドサービスが重要です。
例えば、「SuperStream-NX」はクラウドサービスを通じて、自宅や外出先からでも業務を遂行できる環境を提供しています。これにより、社員は場所を問わずに業務を行うことができ、テレワークの柔軟性が向上します。
このように、「SuperStream-NX」は、テレワークに適したクラウドサービスとしても人気のシステムです。
「SuperStream-NX」は、高いセキュリティを確保しています。テレワークでは、データの安全性が非常に重要です。
例えば、「SuperStream-NX」は改正電子帳簿保存法やインボイス制度などの新たな法制度に対応し、セキュリティ対策を強化しています。これにより、テレワーク環境でも安心して業務を行うことが可能です。
このように、「SuperStream-NX」は高いセキュリティを提供し、テレワークにおいても安心して利用できるシステムとしておすすめです。
上記の理由から、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」は、テレワーク導入におすすめのシステムと言えます。
下記のページでは、「経営基盤ソリューション SuperStream-NX」の詳しい内容を解説しています。登録なしでご覧いただけますので、この機会にぜひご参照ください。
クラウドシステムを活用して、テレワークを実現したいとお考えの方は、オンラインでお気軽に資料請求してみてください。
また、自社に必要なシステムの種類や選び方がわからない場合は、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。
国内1万社以上が導入する「SuperStream-NX」。下記の動画では、タレントマネジメントの強化、人事データの一元管理、法改正対応の3つのポイントを解説しています。ぜひご視聴ください。