企業の請求業務には、請求書の作成と送付、支払い状況の管理と処理、売掛金管理、請求業務の記録と報告などの煩雑な作業があります。
このような請求業務は、企業にとって収益を確保するための重要なプロセスの1つです。また、正確な請求書の作成と送付は、取引先との信頼関係を構築するための重要な仕事です。
ただ、請求業務を行う経理担当者は会社のお金を直接管理する役職であるため、業務がブラックボックス化しやすい特徴があります。
経理業務のブラックボックス化は、不正な会計処理や横領などの行為を生みだす要因の1つとなるため、クラウド会計システムを導入し、透明性の高い経理業務を行うことが重要です。
そこで今回は、請求業務の課題と効率化のコツや、システムの選び方と導入ポイントを解説します。請求業務をはじめとする経理業務の課題解決や効率化に取り組もうとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
まずは請求業務にある、主な6つの課題と効率化するためのコツを紹介します。以下の点に留意することで、請求業務の効率化を実現可能です。
企業における請求処理は、さまざまな部署で多数発生する定型業務の1つです。そのため、手作業で請求書の作成や計算処理を行う場合は、人的エラーが起こる可能性が高まります。
請求業務でミスが発生すると、自社のキャッシュフローに悪影響を及ぼすだけでなく、取引先からの信頼が低下する恐れがあります。
そこで、クラウドERPシステムを導入し、企業内の各部署の請求業務を一元管理することが効率化のポイントです。ERPシステムを導入することで、請求業務の大幅な自動化を実現でき、正確性の向上にも役立ちます。
請求業務は、一般的に月末などの決まった時期に作業が集中するため、経理担当者への業務負担が非常に大きくなりがちです。また、業務拡大や取引先が増えるごとに請求業務も比例して増える可能性があるため、経理担当者の負担増による人的エラーのリスクが高まるでしょう。
このようなリスクを減らすためにも、クラウドERPシステムを導入し、定型業務の自動化を進めるのが効果的です。
請求業務を手作業で行う場合、帳簿の転記や計算にミスがあると、そのミスがどこで発生したかを調べて修正するために多大な時間と手間が必要となります。
そのため、取引先への請求業務に遅れが出てしまい、最悪の場合には売上入金が翌月に繰り越されてしまう可能性があります。
本来入金があるはずのお金が振り込まれなければ、企業の資金繰りが悪化したり、ステークホルダーからの評価が下がったりするケースもあるでしょう。
そこで、クラウドERPシステムによる請求業務の一元管理と定型業務の自動化により、これらのリスクを軽減することが重要です。
取引先が増えると、請求書を送付した後の入金確認作業も煩雑になります。
自社の口座に振り込まれた金額と社名を確認して請求書との突合せを手作業で行う場合には、時間がかかるだけでなく、人的エラーが起こる確率も高くなるでしょう。また、取引先の支払い遅延が起こることで自社のキャッシュフローが悪化し、事業運営に支障が出る可能性もあります。
そこでクラウドERPシステムを導入することで、入金予定データと入金データとを突き合わせた消込処理までの一連の債権管理や入金業務を自動化できます。また、支払い遅延が起きないように期限を明確に伝えたり、遅延があった企業を自動的にリストアップすることも可能です。
これにより、経理担当者の業務負担や人的エラーの軽減、優良な取引先の選別を実現できるでしょう。
経理業務の課題の1つに、業務内容がブラックボックス（属人）化しやすいことが挙げられます。
経理業務のブラックボックス化とは、特定の人材が経理情報を独占的に管理することで、重要な情報やお金の流れが周囲に共有されない状態を指します。
経理業務のブラックボックス化が起こると、社内のお金を経理担当者が私的に流用するといった不正処理に繋がる危険性が高まるため、十分な注意が必要です。
そこで、クラウドERPシステムを導入し、経理担当者以外の経営人材がいつでも経理情報にアクセスできるようにしましょう。
クラウドシステムを導入することで、社外からでもインターネットを通じて容易にアクセスできるため、業務を効率化するだけでなく、経理業務のブラックボックス化も回避できます。
経理業務には、膨大な書類の管理と保存が求められます。
近年は請求業務に関連する法改正が進んでおり、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令を順守するためには、経理担当者への再教育も必要となるでしょう。
そこでクラウドERPシステムを導入し、請求書や帳簿の適切な作成と保存を進めましょう。インボイス制度は2023年10月1日から、改正電子帳簿保存法については2024年1月1日から施行されており、まだ対応できていない企業は早急に準備することをおすすめします。
下記の資料では、「経営基盤ソリューション SuperStream-NX」の詳しい内容を解説しています。登録なしでご覧いただけますので、この機会にぜひご参照ください。
次に、請求業務を効率化するコツを5つ挙げて解説します。
クラウド請求書システムを導入することで、請求書の作成・発行・保存・送信までをオンラインで一元管理できます。これにより、印刷や郵送の手間を省き、作業時間やコストの大幅な削減が可能です。法制度対応もスムーズになり、業務効率化とガバナンス強化を同時に実現できます。
請求書作成や定期請求、リマインド通知、会計システムとの連携など、自動化機能を活用することで人的ミスや手作業を減らせます。特に同じ内容の請求書を毎月発行する場合、自動発行機能を使えば担当者の負担を大きく軽減できます。
請求書の電子化により、印刷・郵送コストや保管スペースの削減が可能です。電子帳簿保存法にも対応でき、検索性や管理効率が大幅に向上します。過去の請求書もすぐに検索・参照できるため、監査や問い合わせ対応もスムーズです。
請求書発行システムと会計・販売管理システムを連携させることで、二重入力や転記ミスを防止できます。売上データや入金情報も自動で反映されるため、経営分析やキャッシュフロー管理が正確かつ迅速に行えます。
請求業務のワークフローを標準化し、システム上で一元管理することで、担当者依存やブラックボックス化を防げます。業務手順や権限設定を明確にし、誰でも同じ品質で業務を遂行できる体制を構築することが効率化のポイントです。
下記の資料では、経理・財務部門と情報システム部門の方たちに向けて、リプレイス時に組織全体を見直す戦略的アプローチを提案しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
請求業務の効率化にはクラウドシステムの導入がおすすめです。以下で、その主な理由を5つ挙げて解説します。
クラウドシステムを導入すると、請求書の作成・送付・管理がオンラインで一元化できます。手作業や紙ベースの運用に比べて、進捗管理や未払い確認、定期請求の自動化などが容易になり、業務効率が大幅に向上します。
請求書の電子化により、印刷・郵送費や封入作業などの人件費を削減できます。クラウドシステムは請求書の自動作成・送付機能を備えており、ペーパーレス化による管理コストの低減と業務のスピードアップが実現します。
クラウド請求システムは自動化機能が充実しており、請求書の発行ミスや入力ミス、請求漏れなどのヒューマンエラーを防止できます。取引先情報や金額の自動転記、進捗の一元管理で正確な請求業務を実現します。
クラウドシステムはインターネット環境があればどこからでもアクセス可能です。リモートワークや外出先でも請求書の発行・修正・再送ができ、働き方改革や多拠点展開にも柔軟に対応できます。
クラウドサービスは自動バックアップや高度なセキュリティ対策が標準装備されています。データ紛失や端末故障時も安心して利用でき、情報漏洩リスクの低減や法令順守にも貢献します。
上記以外にも、クラウドERPシステムを導入することにより、企業の業務の拡大や変化に合わせた柔軟な機能拡張ができるなどの、多数のメリットがあります。
下記の資料では、累計11,000社以上が導入している「経理部・人事部ファースト」の思想に基づいて開発された、圧倒的な使いやすさを実現している「SuperStream-NX Cloud」について解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
請求業務を効率化できるクラウドERPシステムを導入する際は、次の点に留意することが大切です。以下では、クラウドERPシステムの選び方と導入のポイントを解説しますので、ぜひ参考にしてください。
クラウドERPシステムを導入する際は、クラウドERPシステムが提供する機能と、自社に必要な要件を照らし合わせることが重要です。
必要な機能が十分にサポートされていることが確認できたら、企業の将来的なビジョンに沿った機能の拡張にも対応できる柔軟性があるかどうかも確認しましょう。
クラウドERPシステムを導入する際は、自社事業の将来性を考え、今後どのような機能を追加する可能性があるかをあらかじめ検討してから採用することが重要です。
システム内の機能追加や拡張が必要となる場合は、柔軟性と拡張性が高いクラウドERPシステムを導入するようにしましょう。
クラウドERPシステムを導入する際は、既存のシステムやアプリケーションとスムーズに連携できるかを確認することが重要です。
他のシステムやビジネスツールとの連携がスムーズにできれば、データの一元管理や業務の効率化を実現しやすくなります。
クラウドERPシステムを導入する際は、システムのセキュリティ対策やデータの保護についての詳しい調査が必要です。
なぜなら、請求業務は企業の重要な機密情報であるため、強力なセキュリティ機能によるデータ保護が不可欠だからです。
そこで、クラウドERPシステムを選ぶ際は、実績と信頼性の高いERPシステムの導入をおすすめします。
クラウドERPシステムを導入する際は、導入前の説明やサポートだけでなく、導入後も十分なサービスが提供されるかを確認しておきましょう。
請求業務には期限があるため、問題が生じた時に迅速な対応ができるサポート体制が整っているかどうかが重要です。
万一の際に必要なサポートが受けられない場合は、企業のキャッシュフローが回らなくなるといった甚大な被害が出る恐れがあるため、しっかりと確認したうえで契約することが大切です。
クラウドERPシステムを導入する際は、初期費用や運用コストを考慮することが重要です。
導入コストと機能のバランスを見極め、準備できる予算と長期的なコストパフォーマンスを重視しましょう。
自社の請求業務に必要となる機能や拡張性などの詳しい内容は、ベンダーやシステム開発会社に相談するのがおすすめです。
企業で新しいシステムやビジネスツールを導入する際は、信頼できる会社のシステムを選ぶことが重要です。そこで、すでに導入している企業のレビューや口コミを確認すると良いでしょう。
レビューを確認する際は、同業他社や自社の企業規模に近い会社の事例を参考にするのがおすすめです。
下記の資料では、累計11,000社以上が導入し、高度な技術力で快適な操作性を提供している経営基盤ソリューション（財務会計｜人事給与）SuperStream-NXの製品資料を無料でダウンロードできます。ぜひご参照ください。
このように、クラウドERPシステムを導入することで、自社の請求業務の効率を大幅に改善できる可能性があります。
請求業務を効率化できれば、優秀な経理人材をコア業務に集中させたりブラックボックス化しやすい業務に透明性を確保できるなど、企業のステークホルダーに対するイメージアップにも繋がります。
ただし、クラウドERPシステムにはさまざまな機能があるため、自社に合ったシステムを選んで導入することが重要です。まずは自社に必要となるシステムの要件や機能を明確にして、どのようなクラウドERPシステムを選ぶべきかを検討しましょう。
そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」です。
「SuperStream-NX」は、クラウド会計システムとして多くの企業に選ばれています。
高度な機能と操作性を備え、コスト削減や保守・管理業務の負担軽減が可能です。さらに、高いセキュリティと可用性を提供し、ビジネスの成長に応じた柔軟な拡張性も魅力です。
AI-OCRやRPAを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
これらの理由から、「SuperStream-NX」は非常に優れた選択肢となります。
下記のページでは、「経営基盤ソリューション SuperStream-NX」の詳しい内容を解説しています。登録なしでご覧いただけますので、この機会にぜひご参照ください。
まずはオンラインでお気軽に資料請求してみてください。
また、自社に必要なシステムの種類や選び方がわからない場合は、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。
国内1万社以上が導入する「SuperStream-NX」。下記の動画では、クラウド活用、システム連携、法改正対応の3つのポイントを解説しています。ぜひご視聴ください。