企業の請求業務には、請求書の作成と送付、支払い状況の管理と処理、売掛金管理、請求業務の記録と報告などの煩雑な作業があります。
このような請求業務は、企業にとって収益を確保するための重要なプロセスの1つです。また、正確な請求書の作成と送付は、取引先との信頼関係を構築するための重要な仕事です。
ただ、請求業務を行う経理担当者は会社のお金を直接管理する役職であるため、業務がブラックボックス化しやすい特徴があります。
経理業務のブラックボックス化は、不正な会計処理や横領などの行為を生みだす要因の1つとなるため、クラウド会計システムを導入し、透明性の高い経理業務を行うことが重要です。
そこで今回は、請求業務の課題と効率化のコツや、システムの選び方と導入ポイントを解説します。請求業務をはじめとする経理業務の課題解決や効率化に取り組もうとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
請求業務にある主な6つの課題と効率化のコツ
まずは請求業務にある、主な6つの課題と効率化するためのコツを紹介します。以下の点に留意することで、請求業務の効率化を実現可能です。
1.請求業務の人的エラーが起こりやすい
企業における請求処理は、さまざまな部署で多数発生する定型業務の1つです。そのため、手作業で請求書の作成や計算処理を行う場合は、人的エラーが起こる可能性が高まります。
請求業務でミスが発生すると、自社のキャッシュフローに悪影響を及ぼすだけでなく、取引先からの信頼が低下する恐れがあります。
そこで、クラウドERPシステムを導入し、企業内の各部署の請求業務を一元管理することが効率化のポイントです。ERPシステムを導入することで、請求業務の大幅な自動化を実現でき、正確性の向上にも役立ちます。
2.経理担当者の業務負担が大きい
請求業務は、一般的に月末などの決まった時期に作業が集中するため、経理担当者への業務負担が非常に大きくなりがちです。また、業務拡大や取引先が増えるごとに請求業務も比例して増える可能性があるため、経理担当者の負担増による人的エラーのリスクが高まるでしょう。
このようなリスクを減らすためにも、クラウドERPシステムを導入し、定型業務の自動化を進めるのが効果的です。
3.顧客対応に遅れが生じる可能性
請求業務を手作業で行う場合、帳簿の転記や計算にミスがあると、そのミスがどこで発生したかを調べて修正するために多大な時間と手間が必要となります。
そのため、取引先への請求業務に遅れが出てしまい、最悪の場合には売上入金が翌月に繰り越されてしまう可能性があります。
本来入金があるはずのお金が振り込まれなければ、企業の資金繰りが悪化したり、ステークホルダーからの評価が下がったりするケースもあるでしょう。
そこで、クラウドERPシステムによる請求業務の一元管理と定型業務の自動化により、これらのリスクを軽減することが重要です。
4.取引先からの入金確認や遅延への対処
取引先が増えると、請求書を送付した後の入金確認作業も煩雑になります。
自社の口座に振り込まれた金額と社名を確認して請求書との突合せを手作業で行う場合には、時間がかかるだけでなく、人的エラーが起こる確率も高くなるでしょう。また、取引先の支払い遅延が起こることで自社のキャッシュフローが悪化し、事業運営に支障が出る可能性もあります。
そこでクラウドERPシステムを導入することで、入金予定データと入金データとを突き合わせた消込処理までの一連の債権管理や入金業務を自動化できます。また、支払い遅延が起きないように期限を明確に伝えたり、遅延があった企業を自動的にリストアップすることも可能です。
これにより、経理担当者の業務負担や人的エラーの軽減、優良な取引先の選別を実現できるでしょう。
5.経理業務のブラックボックス（属人）化
経理業務の課題の1つに、業務内容がブラックボックス（属人）化しやすいことが挙げられます。
経理業務のブラックボックス化とは、特定の人材が経理情報を独占的に管理することで、重要な情報やお金の流れが周囲に共有されない状態を指します。
経理業務のブラックボックス化が起こると、社内のお金を経理担当者が私的に流用するといった不正処理に繋がる危険性が高まるため、十分な注意が必要です。
そこで、クラウドERPシステムを導入し、経理担当者以外の経営人材がいつでも経理情報にアクセスできるようにしましょう。
クラウドシステムを導入することで、社外からでもインターネットを通じて容易にアクセスできるため、業務を効率化するだけでなく、経理業務のブラックボックス化も回避できます。
6.膨大な書類の管理と保存
経理業務には、膨大な書類の管理と保存が求められます。
近年は請求業務に関連する法改正が進んでおり、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令を順守するためには、経理担当者への再教育も必要となるでしょう。
そこでクラウドERPシステムを導入し、請求書や帳簿の適切な作成と保存を進めましょう。インボイス制度は2023年10月1日から、改正電子帳簿保存法については2024年1月1日から施行されるため、まだ導入されていない企業は早急に準備することをおすすめします。
請求業務の効率化にはクラウドERPシステムの導入がおすすめな理由
上記のように、請求業務の効率化にはクラウドERPシステムの導入がおすすめです。
クラウドERPシステムを導入してさまざまな部門の請求データを一元管理し、さらに定型業務を自動化することで、業務効率を大幅に向上させることができます。
これにより、業務効率の向上だけでなく、経理業務の削減も実現可能です。優秀な経理人材をコア業務に集中できれば、企業の業績アップに繋がる可能性が高まります。
また、これまで難しいとされてきた請求業務や経理業務のリモートワークも実現可能です。クラウドERPシステムには最新のセキュリティ対策が施されているため、請求業務を見える化しながら、安心してリモートワークを導入できます。
人材不足が進む国内企業においては、優秀な経理人材を場所や時間に縛られずに採用できるのは大きな魅力ですし、リモートワークの導入による企業イメージの向上にも寄与するでしょう。
それ以外にも、クラウドERPシステムを導入することにより、企業の業務の拡大や変化に合わせた柔軟な機能拡張ができるなどの、多数のメリットがあります。
クラウドERPシステムの選び方と導入ポイント7つ
請求業務を効率化できるクラウドERPシステムを導入する際は、次の点に留意することが大切です。以下では、クラウドERPシステムの選び方と導入ポイントを解説しますので、ぜひ参考にしてください。
1.自社のニーズと機能が適合するかを確認する
クラウドERPシステムを導入する際は、クラウドERPシステムが提供する機能と、自社に必要な要件を照らし合わせることが重要です。
必要な機能が十分にサポートされていることが確認できたら、企業の将来的なビジョンに沿った機能の拡張にも対応できる柔軟性があるかも確認しましょう。
2.システムの柔軟性と拡張性を確認する
クラウドERPシステムを導入する際は、自社事業の将来性を考え、今後どのような機能を追加する可能性があるかをあらかじめ検討してから採用することが重要です。
システム内の機能追加や拡張が必要となる場合は、柔軟性と拡張性が高いクラウドERPシステムを導入するようにしましょう。
3.他のシステムとの連携性を確認する
クラウドERPシステムを導入する際は、既存のシステムやアプリケーションとスムーズに連携できるかを確認することが重要です。
他のシステムやビジネスツールとの連携がスムーズにできれば、データの一元管理や業務の効率化を実現しやすくなります。
4.データ保護やセキュリティ対策を確認する
クラウドERPシステムを導入する際は、システムのセキュリティ対策やデータの保護についての詳しい調査が必要です。
なぜなら、請求業務は企業の重要な機密情報であるため、強力なセキュリティ機能によるデータ保護が不可欠だからです。
そこで、クラウドERPシステムを選ぶ際は、実績と信頼性の高いERPシステムの導入をおすすめします。
5.カスタマーサポートが充実しているかを確認する
クラウドERPシステムを導入する際は、導入前の説明やサポートだけでなく、導入後も十分なサービスが提供されるかを確認しておきましょう。
請求業務には期限があるため、問題が生じた時に迅速な対応ができるサポート体制が整っているかどうかが重要です。万一の際に必要なサポートが受けられない場合は、企業のキャッシュフローが回らなくなるといった甚大な被害がでる恐れがあるため、しっかりと確認したうえで契約することが大切です。
6.導入と運用にかかるコストが適正かを確認する
クラウドERPシステムを導入する際は、初期費用や運用コストを考慮することが重要です。
導入コストと機能のバランスを見極め、準備できる予算と長期的なコストパフォーマンスを重視しましょう。
自社の請求業務に必要となる機能や拡張性などの詳しい内容は、ベンダーやシステム開発会社と相談しながら決めるのがおすすめです。
7.信頼できる会社のシステムを選ぶ
企業で新しいシステムやビジネスツールを導入する際は、信頼できる会社のシステムを選ぶことが重要です。そこで、すでに導入している企業のレビューや口コミを確認すると良いでしょう。
レビューを確認する際は、同業他社や自社の企業規模に近い会社の事例を参考にするのがおすすめです。
請求業務の効率化はスーパーストリームにおまかせ
このように、クラウドERPシステムを導入することで、自社の請求業務の効率を大幅に改善できる可能性があります。
請求業務を効率化できれば、優秀な経理人材をコア業務に集中させたりブラックボックス化しやすい業務に透明性を確保できるなど、企業のステークホルダーに対するイメージアップにも繋がります。
ただし、クラウドERPシステムにはさまざまな機能があるため、自社に合ったシステムを選んで導入することが重要です。
そこで、まずは自社に必要となるシステムの要件や機能を明確にして、どのようなクラウドERPシステムを選ぶべきかを検討してみましょう。
もし、自社に必要なクラウドERPシステムの機能がわからない場合には、いつでもスーパーストリームにご相談ください。貴社に最適なソリューションを提供いたします。
