大手企業にとって、債権管理の効率化は業務のスムーズな運営に不可欠な要素の一つです。
そこで、会計システムを導入し、さまざまな入力作業などを自動化することで、手作業の煩雑さを解消するだけでなく、債権回収の遅延やミスを大幅に減少させることが可能です。
本記事では、債権管理を自動化する4つのメリットと、最適な会計システムの選び方を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
会計システムは、企業の会計や経理業務の効率化を目的として、帳簿の記帳や帳票類の作成を自動化するために利用されるツールです。
企業システムには、主に「財務会計システム」「管理会計システム」「債務・支払管理システム」「債権管理システム」があります。その中でも、一般的に会計システムという場合には「財務会計・管理会計システム」を指すケースが多いでしょう。
そこで以下では、会計システムと債権管理システムについて解説し、その違いを比較します。
前述したように、会計システムは「財務会計システム」「管理会計システム」「債務・支払管理システム」「債権管理システム」などの総称です。以下で、それぞれの特徴と機能を解説します。
| システム種類 | 特徴 | 主な機能 |
|---|---|---|
| 財務会計システム | 企業の経営状況を開示するための財務諸表作成を担う |
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| 管理会計システム | 内部の意思決定や業績評価のためのデータ分析を行う |
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| 債務・支払管理システム | 企業の支払うべき債務を管理する |
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| 債権管理システム | 企業が保有する売掛金などの債権を管理する |
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これらのシステムを統合的に活用することで、企業は財務状況を正確に把握し、効率的な経営判断を行うことができます。また、クラウド型の会計システムの導入により、リアルタイムでの財務状況確認や、遠隔地からのアクセスも可能です。
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債権管理システムとは、企業の債権（支払請求する権利）を管理するシステムです。
債権管理システムを導入することで、債権の計上から入金入力、入金予定データと入金データを突き合わせた消込処理までの一連の債権管理・入金業務ができます。
また、債権の計上から回収までの包括的な管理を実現できるため、得意先ごとの細かな債権残高の管理が可能です。
このように、債権管理システムは社内の請求関係の業務を自動化し、効率化を実現します。これにより、経理担当者の負担を軽減し、人的ミスや属人化を予防できるのが強みです。
上記のように、各会計システムは個別に企業の会計情報を管理するシステムのように見えるかもしれません。しかし、企業のお金の出入りは密接に関連しているため、各システムが連携することが重要です。
債権管理システムは、企業に入るお金を管理し、債務・支払システムで出ていくお金を管理します。そして、管理会計システムで企業の経営状況を社内で把握して経営判断を行います。また、これらの会計情報を財務会計システムで財務諸表にまとめ、社外のステークホルダーに財務状況を報告します。
このように重要な情報を適切に管理し、迅速かつ正確に抽出するためには、それぞれの会計システムを連携することが重要です。そのために、会計システムを導入する際は、各システムが滞りなく連携できるかどうかをしっかりと確認し、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。
次に、会計システムで債権管理を自動化する4つのメリットを解説します。
会計システムを導入することで、各会計情報を一括管理できます。債権管理や債務・支払管理、管理会計システム、財務管理システムを連携させることで、企業のお金の出入りを一元管理し、常に最新の会計状況の抽出が可能です。
いつでも正確な会計情報を抽出できるため、迅速な経営判断を実現できるだけでなく、必要な時に正確な財務諸表を作成できます。このように、常に正確な会計情報を可視化できることで社外のステークホルダーからの信用が高まり、新たな資金調達がしやすくなるなどの良い影響に期待ができるでしょう。
債権管理システムを導入することで、自社が持つ債権を自動的かつ正確に管理できるため、経理担当者の業務負担が軽減できます。また、請求書の送付や未入金情報を見落とすことなく管理することも可能です。
企業の取引先が多いと、請求書の作成と送付や月末の入金管理は非常に多忙で、少人数の経理担当者では見落としや人的ミスが生じやすくなりがちです。そこで、請求書の作成や送付、入金管理などの債権管理をシステム化することで、債権回収効率の向上に期待できます。
債権管理をシステム化することで、手作業で行ってきた伝票の作成や記帳による債権の計上や入金データの入力、入金予定データと実際の入金データの突き合わせによる消込処理などの煩雑な業務を自動化できるため、人的ミスが起こるリスクを最小限にできます。
請求業務は、取引先との信頼関係に関わる重要な業務の1つです。そのため、防ぐことができる人的ミスをできるだけ削減する取り組みが必要です。また、債権管理システムなど会計システムの導入によって経理担当者の業務効率が上がるため、人的コストの削減にも繋がり一石二鳥です。
経理担当者には、数字に強い優秀な人材もいます。そこで、経理の業務効率の向上で手の空いた人材を経営分析業務に集中させれば、企業の業績アップにも期待できるでしょう。
会計システムを導入することで、2023年10月に施行されたインボイス制度への対応も可能です。
会計システムでは、請求書を電子データで管理できるため、インボイス制度で義務付けられている適格請求書の発行や保存を自動化できます。これにより、新しい法律への対応も自動的にできるため、経理担当者の負担と企業リスクを軽減できるでしょう。
以下では、債権管理の主な3つの機能と役割について解説します。債権管理システムの導入により、次の業務を自動化できますので、ぜひ参考にしてください。
入金管理機能には、入金伝票入力、FB（ファームバンキング）入金データ取込、入金データ取込などがあります。
入金伝票入力では、入金伝票を作成すると同時に帳票への入力を自動化できます。FB入金データ取込では取引銀行へ入金されたデータの差出人の判断を、あらかじめ振込依頼人名マスタなどを設定しておくことで自動判別します。また、得意先マスタ管理により、取引先グループごとに階層化することも可能です。また、その取引先グループ単位での残高消込や自動消込にも自動で対応できます。
消込処理機能には、入金予定データと入金データを照合して指定した条件で消し込みを行う「残高消込」や「自動消込」と、画面上でデータの内容を確認しながら消し込みを行う「手動消込」の3種類があります。また「手動消込」では、明細単位で消込処理が可能です。消込結果はチェックリストで確認できるため、人的ミスの予防にも役立ちます。
下記は、債権管理システム「SuperStream-NX」による入金予定データの消込事例です。
相殺処理機能では、特定の取引先に債権と債務の両方が発生する場合、あらかじめ該当する取引先を登録しておくことで、債権管理で計上している債権情報と支払管理で計上している債務情報との相殺処理を自動的に行い、相殺仕訳を作成できます。
以下では、債権管理機能を持つ会計システムの選び方を4つのポイントに分けて解説します。
債権管理機能を持つ会計システムを選ぶ際は、既存のERPやネットバンキング、会計ソフトとの連携性を重視しましょう。APIを通じた他システムとの連携が容易なクラウド型システムが有効です。
データの一元管理や業務の効率化を実現するため、シームレスな情報連携が可能なシステムを選択することが重要です。
企業の成長に合わせて柔軟に対応できるシステムを選びましょう。
クラウド型ERPは、必要な機能を必要なタイミングで導入できる柔軟性があるため、おすすめです。また、APIを活用した他サービスとの連携も容易です。
財務データの保護と整合性の確保は、SOX法などの法令遵守に不可欠です。強力な暗号化、安全なアクセス制御、定期的なセキュリティ監査機能を備えたシステムを選択しましょう。また、データの改ざんや不正変更を防ぐための包括的なサイバーセキュリティ制御が実装されているかも重要なポイントです。
初期費用だけでなく、月額費用や追加機能に対するコストも含めて総合的に比較検討しましょう。クラウド型システムは、運用・保守の負担が軽減されるメリットがあります。
また、導入前後のトラブル対応や日常的な運用サポートが充実しているかも重要な選択基準
このように、会計システムには債権管理システムのほか、債務・支払管理システムや財務管理システム、管理会計システムなどがあります。そして、それぞれのシステムが連携することで、迅速かつ正確な会計管理を実現できます。
債権管理システムなどの会計管理システムを導入する際は、自社の業務に合った信頼できるシステムを選ぶことが重要です。また、会計システムを選ぶ際は、拡張性の高いクラウド会計システムの導入をお勧めします。
そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」です。
「SuperStream-NX」は、クラウド会計システムとして多くの企業に選ばれています。
高度な機能と操作性を備え、コスト削減や保守・管理業務の負担軽減が可能です。さらに、高いセキュリティと可用性を提供し、ビジネスの成長に応じた柔軟な拡張性も魅力です。
AI-OCRを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
これらの理由から、「SuperStream-NX」は非常に優れた選択肢となります。
下記のページでは、「経営基盤ソリューション SuperStream-NX」の詳しい内容を解説しています。登録なしでご覧いただけますので、この機会にぜひご参照ください。
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また、自社に必要なシステムの種類や選び方がわからない場合は、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。
国内1万社以上が導入する「SuperStream-NX」。下記の動画では、クラウド活用、システム連携、法改正対応の3つのポイントを解説しています。ぜひご視聴ください。