la belle vie 株式会社様

システム選定と導入

法令対応と業務効率化につながるSuperStream-NX Cloudに注目

法令対応とともに既存業務の効率化ができる環境を検討したところ、法令対応に向けて個別のソリューションを展開してしまうと、仕訳処理は財務会計システム側で実施せざるを得ないなど、ワンストップにはならず、業務効率化にはつなげにくいと判断。「債務管理自体はSuperStream-NXで行っていることから、優先順位の高い法令対応についても、SuperStream-NXを中心に進めていくほうが理にかなっていると考えたのです」と森下氏。

そこで提案を受けたのが、SuperStream-NX Cloudへの移行だった。「これまでできていなかった、自社サーバのアップデートもオンタイムで実施できますし、社内のリソースを確保する必要もありません。法令対応もシステム内で実現できるため、我々にとって最適だと考えたのです」と同部 経理チーム リーダー 林裕美子氏は語る。実は同社のビジネスでは、セールごとに請求書が分かれていたり、締めと支払のタイミングが1つのクライアント内でも個別に設定されていたりなど、買掛に関して複雑な処理が発生している。既存のSuperStream-NXでその複雑な処理に対応していたこともあり、既存環境をそのままクラウドに移行することが最良だと考えたのだ。

さらに、業務効率化についても新たな仕組みづくりが検討された。「従来の支払処理は、前月の伝票を呼び出して摘要を記載し、届いた請求書はPDF化して添付するという、手作業での運用でした」と林氏。この手作業での処理を効率化するために注目したのがSuperStream-NX AI-OCRだった。「法令対応はマストとして、さらに生産性を高めていくために検討していたところ、SuperStream-NX AI-OCRの提案をいただきました。実際にテストしてみると、現場からも良い感触だとフィードバックをもらい、導入決定に至りました」と森下氏。結果として、円滑なアップデート対応や法令対応、業務効率化に貢献する環境へと刷新するべく、新たにSuperStream-NX Cloudへの移行とSuperStream-NX AI-OCRの導入を決断することになったのだ。

導入効果

土日でクラウド移行に成功。SuperStream-NX AI-OCRによって業務効率化を実現

現在は、経理部門や経営企画を中心にSuperStream-NX Cloudを利用しており、財務会計基盤としてのGLとともに、支払管理のAP、固定資産のFAを活用。さらに請求書の入力業務を効率化するためにSuperStream-NX AI-OCRで未払金の処理を行っている。



またサービスごとに売上や原価、部門別に発生する費用などを分けて分析できるように管理会計を充実させている。電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件については、SuperStream-NX AI-OCRで請求書などの紙の証憑を読み込むことで伝票と紐づけて管理できるようになっている。インボイス制度への対応も、最新バージョンのSuperStream-NX Cloudで対応していく計画だ。

SuperStream-NX Cloudへの移行については、業務に支障がないよう土日に作業が行われた。その結果、前週の金曜日まではオンプレミス環境だったが週明けの月曜日からはクラウド環境を利用できるという、スムーズな移行を実現した。「気づいたら移行が完了していたという感覚で、ストレスのない移行に成功しました」と森下氏は評価する。

SuperStream-NX Cloudへの移行によって、サーバ環境を含め最適化されたことで、申請や承認作業の待ち時間を大幅に短縮できるようになったという。「以前に比べて承認ボタンを押した後の完了までの時間が短縮でき、同時間で120%～130%の件数を承認できるようになったと体感しています。大量に承認する際に、以前は30分ほどかかっていましたが、今は5分ほどで終わっています。おそらく申請作業も同様の時間短縮につながっていることでしょう」と森下氏の評価は高い。

取引規模が拡大するなかで、環境の最適化やSuperStream-NX AI-OCRなどの活用によってメンバーを増員せずに対応することができている。「今後ビジネスがさらに拡大しても、業務として充分対応できる基盤が整備できたと考えています」と森下氏。使い勝手の面では「仕訳入力する際に海外送金用のパターンを読み込んで処理できるなど、日常使いの部分でも便利に感じています」と同部 大原由香氏は評価する。

SuperStream-NX AI-OCRについても、業務効率化に大きく貢献しているという。「例えば毎月数字が変わらないような請求書も、以前は過去の伝票を呼び出して複写し、個別にPDFを手作業で添付するといった手間がかかっていました。今は読み込むだけで伝票起票や証憑添付が可能なため、処理が早くなっています。コロナ禍が収束に向かうにつれ、撮影に協力いただくモデルさんへの支払が急激に増えていますが、SuperStream-NX AI-OCRでバンバン取り込めているため、大きな負担にはなっていません」と廣瀬氏。事前のマスタ登録なども大きな負担にはならず、作業にはすぐに慣れたという。「使い勝手も良いですが、その仕組みに業務を寄せていくことで、さらに業務効率化にもつながっています。未払金に関する処理は、おそらく8割ほどの業務が軽減できている印象です」と同部 中野 瑞穂氏は評価する。