東京理科大学ホールディングス株式会社様

システム選定と導入

在宅でもセキュアな環境で利用できるクラウドサービスに注目

当初は、VPNを経由してパブリッククラウド上に設置した会計システムにアクセスするリモートデスクトップの環境が提案されたものの、想定以上に費用が発生することが明らかに。

「ホールディングス含めて4社の環境を統合する形で運用することを考えた場合、非常にコストパフォーマンスが悪かったのです」と石田氏。コスト的な制約がなければ、既存環境を踏襲する選択もあり得たものの、「正直びっくりするような金額が提示され、さすがに厳しいと考えました」と石田氏は説明する。

そこで注目したのが、在宅環境からでもセキュアな形でアクセスが可能なクラウド環境で利用できる財務会計ソリューション「SuperStream-NX Cloud」だった。

今後管理する個社が増えた際にもコスト面で大きな費用が発生せず、同社にとってフィットした料金体系である点が大きな魅力だったという。また、オンプレミスと機能的な差がなく、リモート環境からでも快適なレスポンスで業務が継続できる点を評価したのだ。

さらに、セキュリティの面でも、アクセスできるデバイスに対するアドレス制限が可能なため、セキュアな環境を維持したまま利便性を高めることができると考えたという。使い勝手の面でも、登録した情報が容易にExcelにエクスポートでき、入力途中の情報をチェックしたりExcel上で修正したものを再度インポートしたりすることも可能になるなど、利便性の高いシステムと判断。

「これまで利用してきた会計システムとは画面の構成が大きく異なるため、当初は戸惑った面もあるのが正直なところです。それでも、使っていくうちに慣れてくるはずで、既存との違いを認識したうえでどのように処理していくのかが把握できれば十分使えると判断しました」と石田氏。

結果として、テレワークなど新たな働き方にも柔軟に対応できる財務会計基盤として、SuperStream-NX Cloudが採用されることになった。

導入効果

2か月半という短期間での導入に成功、テレワーク環境での経理業務を支援

今回のプロジェクトでは、ベンダ決定からわずか2か月半という短期間の間で財務会計基盤の整備を行うべく、最低限の機能かつ最小限のデータ移行を行っており、SuperStream-NX Cloudが持つ統合会計のGLを中心に、不動産事業を展開する事業会社向けには固定資産管理のFAを導入。日常的な仕訳入力を中心にSuperStream-NX Cloudにアクセスし、月次の締めや決算書作成を含めた決算関連業務などに役立てている。

また、セキュリティの観点から、IPアドレス制限をかけて特定の端末からしかアクセスできない形にして運用している状況で、会社支給のPCからのみSuperStream-NX Cloudへのアクセスが許可されている。

日常的な仕訳業務を行っている経理部 林 浩嗣氏は「オンプレミスの環境と違い、クラウドサービスとして利用できるため、テレワーク環境においても安全な状態で支障なく業務が遂行できるようになったのは大きなメリット」と評価する。

不動産事業を手掛ける事業会社では、1つの建物にて賃貸事業やシェアオフィス事業が混在しており、それぞれ事業での収益を分析する際に機能コードを柔軟に活用し、容易に事業ごとの収益が把握できるようになっている。また、不動産事業では建物の取得にあたって金融機関からの借り入れが必要で、将来的な収支の予測や実績などを求められる機会が多いが、データ出力が容易になったことで説得力のある数字が提示できるようになったとそのメリットについて力説する。シェアオフィス事業では、補助金対象かどうかの区分を明確に管理する際にも、補助科目や機能コードを柔軟に使い分けることで、効率的な管理が可能になっている状況だ。

現場から要望があれば、SuperStream-NX CloudからExcelで総勘定元帳の情報をExcelにて抽出して提供したり、PCを持ち込んで一緒に数字を確認して話を進めたりといった活用が可能になっており、現場からも数字が把握しやすくなったと好評だ。従来は紙で出力したデータを提供していたが、テレワーク環境が広がるなかでデータ活用も進んだことで、確認作業などの効率化にも大きく貢献しているという。

「一度打ち合わせして毎月こんなデータが欲しいと要望があれば、以降は定期的な報告も部門ごとにあわせて抽出できるように。現場から要求がある前にさっと情報が抽出できるようにもなりました」と石田氏。

わずか2か月半という短期間の間で環境が整備できたのは、スーパーストリームの強力なバックアップ体制があったからこそ実現できたと石田氏は高く評価する。

「通常ではあり得ないスピードでの立ち上げが求められていましたが、経理方針をどう立てるのかという基本的な部分から親身にアドバイスいただくことで、全社的な会計管理方針を統一化したうえで、何とか立ち上げることに成功しました。プロジェクトの進捗状況もプロジェクト管理ツールにて情報共有していただき、課題や進捗状況も把握しやすかった。充実したサポートがなければ、そんな短期間で立ち上げることは困難でした」。

今回のプロジェクトでは、管理会計上どんな指標で見ていくべきなのか、社内外へどんな形で報告数字を出したいのかといった経理方針をしっかり明確化し、従来行ってきた業務が果たして必要なのかという振り返りも含め、改めて経理の仕事を立ち止まって考えるきっかけが得られたと石田氏は評価する。もちろん、少数精鋭でのプロジェクトだったことで方針決定の際に決断できるメンバーがその場で判断できたことも、短期間でのプロジェクト導入に成功した要因の1つだと分析する。

現在、日々の運用で課題が出た場合は、サポートサイトのFAQを検索することでさまざまな情報にアクセスでき、解決できる機会も多いと林氏。「何かあればFAQ内の情報を検索することで解決できますし、不明なことも質問を投げかければすぐに返答いただけています。要望を受け付けてくれるボタンも用意されており、かなりいい仕組みだと考えています」と評価する。

将来の展望

機能を拡充しながら、紙証憑の電子化へ向けた取り組みを加速

現状は最低限の機能だけを着実に活用して日々の経理業務を行っているが、SuperStream-NX Cloudが持つ豊富な機能をさらに活用していきたいという。

「支払管理や債権管理など統合会計が持つ他の機能もうまく活用しながら、申請承認機能などを含め、業務の効率化に向けて機能を拡充していきたい」と林氏は意気込みを語る。

機能をさらに活用していくことで、月次をはじめ四半期や年間の決算早期化にもつなげていきたい考えだ。
また、現状は請求書や領収書など紙の証憑を収集してファイリングしている状況にあるため、さらなる効率化に向けて証憑の電子化にも取り組んできたいという。

「請求書データなどを登録しておけば、過去の取引を確認する際にも探しやすくなるはず。また適格請求書等保存方式（インボイス方式）への対応も迫ってきているため、SuperStream-NX Cloudを使ってどう効率的に対応できるのかについても確認し、早急に対応していけるようにしたい」と石田氏。

さらに、現在は財務会計基盤の導入にとどまっているが、いずれはSuperStream-NX Cloudにて提供されている人事給与ソリューションも含めて導入を検討し、さらなるメリットを得たい考えだ。

「税務に関しては、法改正など新たな情報はベンダであるスーパーストリームがいち早く情報を入手し、仕組みに実装してくれます。人事給与の面でも、その都度社会保険労務士に確認するのではなく、ベンダからいち早く情報が収集できるほうが情報の漏れもなくなるはず」と石田氏も今後について期待を寄せていると語った。

お客様情報

※本導入事例に記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。