会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
経費精算は申請や承認の煩雑さ、入力ミスや申請遅れなど、さまざまな課題が発生しやすい業務です。
これらの課題は経理担当者の負担増加や業務の非効率化につながりますが、経費精算システムの導入によって効率化とミス削減が期待できます。
そこで今回は、経費精算でよくある課題とは何か、経理業務の流れと効率化する方法を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
まずはじめに、経費精算でよくある課題とその背景について解説します。
経費精算では、申請者が領収書を添付し、上長や経理部門が内容を確認・承認する複数段階のフローが一般的です。この過程で書類不備や確認の手戻りが頻発し、承認に時間がかかることが多いです。背景には、紙やExcelベースの運用による情報共有の遅れや、規定の曖昧さ、申請内容の多様化などがあり、業務全体の非効率化を招いています。
経費精算は手入力が多いため、金額や日付、取引先名などの入力ミスや領収書の添付漏れが発生しやすいです。不備があると承認者から差し戻しとなり、申請者・承認者双方の手間が増加します。背景には、統一された入力ルールや自動チェック機能が不足していること、システム化が進んでいない現場が多いことが挙げられます。
小口現金は経費精算の即時対応に便利ですが、現金を直接扱うため紛失や盗難、横領など不正の温床となりやすいです。管理担当者が一人で出納を兼任するケースやチェック体制の不備が背景にあり、不正が長期間発覚しないリスクも高まります。内部統制強化やキャッシュレス化が求められる理由です。
下記の資料では、多岐に渡る業務のなかで常にスピード感と質の両軸が求められている経理・財務部門の主な「11の課題」について、どのような対応が必要かを分かりやすく解説します。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
次に、経費精算業務の流れを詳しく解説します。
経費精算業務は、まず従業員が出張や業務に伴い立て替えた費用を、所定の申請書や経費精算システムに入力することから始まります。
申請内容には、利用日、用途、金額、取引先、目的などの詳細情報と、領収書や証憑の添付が必要です。申請後は、まず直属の上司が内容を確認し、業務目的や金額の妥当性、社内規程への適合性をチェックします。
承認フローは多段階の場合も多く、部門長や経理部門、場合によっては役員承認まで進むケースもあります。承認者は不明点や不備があれば差し戻しを行い、申請者が修正後に再申請します。
承認が完了すると、経理部門へ支払処理や会計処理が引き継がれます。システム化されていない場合、紙やExcelでのやり取りが多く、承認や差し戻しの手間・時間がかかる点が課題です。
経費精算における領収書や証憑の管理は、正確な経費処理と税務監査対応のために極めて重要です。
従来は紙の領収書を申請書に貼付し、経理部門がまとめてファイリング・保管する方法が一般的でした。しかし、近年は電子帳簿保存法の改正により、スマートフォンで撮影した画像データやPDFをシステムにアップロードして電子保存する運用も増えています。
電子保存の場合は、タイムスタンプ付与や訂正・削除履歴の管理、検索性の確保など法令要件を満たす必要があります。領収書の紛失や改ざんリスクを防ぐため、申請時点での即時アップロードや、システムによる証憑チェック機能の活用が有効です。
保存期間は法人で7年、個人事業主で5年が原則となっており、適切な保管体制の構築が求められます。
承認済みの経費申請は、経理部門で支払処理に進みます。支払方法は現金、小口現金、銀行振込、給与と合算など企業によって異なるため注意が必要です。
経理担当者は、承認済みデータと証憑を突合し、支払先や金額、振込口座情報などを最終確認します。問題がなければ、指定日までに支払いを実行し、支払済みステータスをシステムや台帳に記録しましょう。またこれと同時に、経費科目ごとに仕訳伝票を作成し、会計システムへ登録します。これにより、月次決算や財務諸表作成、税務申告に必要な経費データが正確に反映されます。
電子化・システム化が進んでいれば、承認から仕訳・支払まで一気通貫で自動処理でき、人的ミスや業務負担の大幅削減が可能です。支払後も証憑や仕訳データは法定期間保管し、監査や税務調査に備えます。
下記の資料では、経理・財務部門と情報システム部門の方たちに向けて、リプレイス時に組織全体を見直す戦略的アプローチを提案しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
![[Footer]会計システム更新担当者が知っておきたいポイント_CTA_WP](https://no-cache.hubspot.com/cta/default/8004396/b64fb5e8-06e1-4f72-b64b-1c0bf83bdd10.png)
次に、大企業における経費精算の特有の課題と対策方法について解説します。
大企業では経費規定や承認ルールが多岐にわたり、部門や経費種別ごとに異なる条件が設定されることが一般的です。これにより、申請者や承認者が規定を正しく理解・運用できず、申請ミスや差し戻しが頻発し、業務全体の非効率化を招きます。
対策としては、経費精算システムを導入し、規定や承認フローを自動化・可視化することで、誰でも正確に処理できる環境を整備することが有効です。
大企業は拠点や部門が多く、経費精算の申請・承認・管理が分散しやすい傾向にあります。そのため、各拠点・部門で独自運用が進み、情報の一元化や統制が難しくなります。これにより、経理部門の集計・確認作業が煩雑化し、業務負担が増大しがちです。
対策としては、クラウド型経費精算システムを導入し、全拠点・部門の申請データをリアルタイムで集約・管理できる仕組みを構築することが効果的です。
大企業では、全社的な経費の適正化やコスト削減、内部統制の強化のために、経費データの一元管理が不可欠です。部門や拠点ごとにバラバラな運用では、重複申請や不正、経費の無駄遣いを見逃しやすくなります。
そこで、経費精算システムを導入することにより、全社の経費データを統合し、自動チェックや分析機能で適正化・ガバナンス強化を実現できます。
下記の資料では、累計11,000社以上が導入している「経理部・人事部ファースト」の思想に基づいて開発された、圧倒的な使いやすさを実現している「SuperStream-NX Cloud」について解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
以下では、経費精算システムの導入による効率化の主なメリットを3つ解説します。
経費精算システムを導入すると、申請から承認、支払いまでのプロセスがシステム上で自動化され、手作業による入力や転記、計算ミスが大幅に減少します。領収書の自動読み取りや交通費の自動計算、規定違反や重複申請の自動チェック機能により、申請者・承認者・経理担当者の業務負担が軽減され、ヒューマンエラーのリスクも最小限に抑えられるでしょう。
システム上で経費データや領収書、証憑を一元管理できるため、紙やExcelでの分散管理による情報の散逸や紛失リスクが解消します。また、クラウド型なら拠点や部門を問わずリアルタイムで情報共有が可能となり、必要なデータを日付や申請者、金額などの条件で迅速に検索・抽出できるため、経理業務のスピードと正確性が向上します。
経費精算システムは、申請・承認・支払の履歴や証憑データを自動記録し、監査証跡を確保できます。規定違反や不正申請の自動検知、アクセス権限管理など、内部統制やガバナンス強化に直結する機能も充実しています。これにより、法令遵守や監査対応が容易になり、企業の信頼性向上にも大きく貢献するでしょう。
下記の資料では、経理・財務部門が日常利用する会計システムの刷新タイミングと、刷新時のステップとポイントを押さえつつ、「SuperStream-NX」を活用した際のメリットを具体的に解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
次に、経費精算システムを選ぶ際のポイントを大きく5つに分けて解説します。
経費精算システムを選ぶ際は、申請・承認フローの自動化、領収書の電子化、経費分析レポート、他システム連携など、自社の業務に必要な機能が十分に備わっているかを重視しましょう。機能が不足していると導入後に業務効率が上がらず、手間が増えるリスクがあります。
企業ごとに経費規定や承認フローは異なるため、申請フォーマットや承認ルートを柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことが重要です。自社の運用に合わせて調整できると、現場の混乱や手戻りを防ぎ、スムーズな定着につながります。
システムの操作性や画面の分かりやすさも重要な選定ポイントです。直感的に操作できるインターフェースであれば、現場の利用率が向上し、定着もスムーズです。スマホやタブレット対応もチェックしましょう。
電子帳簿保存法やインボイス制度など、最新の法令改正に対応しているかを必ず確認しましょう。また、データの暗号化やアクセス権限管理など、セキュリティ対策が充実していることも安心して利用するために不可欠です。
導入後のトラブル対応や運用サポートが充実しているか、コストパフォーマンスが適切かも比較しましょう。将来的な事業拡大やシステム連携に対応できる拡張性も重要です。
ビジネスの進化において、会計システムのリプレイスは決して軽視できない重要な決断です。そこで下記の資料では、経理・財務部門と情報システム部門の方たちに向けて、リプレイス時に組織全体を見直す戦略的アプローチを提案しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
最後に、会計システムの導入による経費精算業務への影響について解説します。
会計システムの導入により、経費申請から承認、仕訳、支払処理までの流れが自動化されます。これにより、紙やExcelでの手作業が不要となり、入力や転記のミスが減少し、作業負担が大幅に軽減されます。
システム上で申請ルールや自動チェック機能が働くため、入力ミスや規定違反、不備による差し戻しが大幅に減ります。これにより、経理担当者や申請者のストレスが軽減され、業務の正確性が向上します。
経費データや証憑がクラウドやシステム上で一元管理されることで、情報の散逸や紛失リスクが解消されます。日付や金額、申請者など多様な条件で迅速に検索でき、監査や経費分析も容易になります。
システム上で申請・承認状況が可視化されることや、チャット機能などの活用により、確認や質問のやり取りが迅速化します。外出先やテレワーク中でも承認作業が滞らず、業務の停滞を防げます。
経費データがリアルタイムで集計・分析できるため、経営層は経費の現状把握やコストコントロールが容易になります。また、迅速な経営判断やガバナンス強化にもつながるため、企業全体の競争力向上に寄与するでしょう。
下記の資料では、累計11,000社以上が導入し、高度な技術力で快適な操作性を提供している経営基盤ソリューション（財務会計｜人事給与）SuperStream-NXの製品資料を無料でダウンロードできます。ぜひご参照ください。
キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」は、申請から承認、会計処理までを自動化し、経費精算業務の効率化を実現します。
AI-OCRによるデータ自動入力や、会計・人事給与システムとの密な連携により、手作業や入力ミスを大幅に削減。モバイル対応で場所を問わず申請・承認ができ、ペーパーレス化や決算早期化にも貢献します。
柔軟なワークフロー設定や高いセキュリティ、拡張性も備えており、企業の成長や多様な業務要件に対応できる点が強みです。
下記のページでは、「経営基盤ソリューション SuperStream-NX」の詳しい内容を解説しています。登録なしでご覧いただけますので、この機会にぜひご参照ください。
経費精算業務の効率化を実現したいとお考えの方は、オンラインでお気軽に資料請求してみてください。
また、自社に必要なシステムの種類や選び方がわからない場合は、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。
下記の動画では、国内11,000社以上が導入する「SuperStream-NX」の、クラウド活用、システム連携、法改正対応の3つのポイントを解説していますので、ぜひご視聴ください。
