会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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紙や電子で受領した請求書は、保存方法や保存期間が法律で定められており、対応を誤ると法的リスクが生じます。
電子帳簿保存法やインボイス制度の改正により、電子データの管理や検索性の確保など、新たな要件を理解しておくことが大切です。
そこで今回は、電子請求書の受取側の対応方法、保存の方法と期間、法的な注意点も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
まずはじめに、電子請求書の受取側が押さえるべき基本対応について解説します。
2022年1月の改正電子帳簿保存法により、電子請求書を受領した場合は、印刷保存ではなく電子データのまま保存することが義務付けられました。
保存には「真実性（改ざん防止）」と「可視性（検索性）」の要件が求められ、タイムスタンプ付与や検索機能、システムによる保存管理が必要です。
法令対応には、電子帳簿保存法に適合したクラウドシステムの導入が推奨されます。
電子請求書を受領したら、まずメールや専用サイトからダウンロードし、定められた保存要件に従って電子データのまま保存します。保存先やファイル名のルールを社内で統一し、検索や証憑提出が容易な状態にしましょう。承認や仕訳処理もシステム上で完結できると、業務の効率化やペーパーレス化が進みます。紙で受領した場合は、スキャナ保存要件を満たして電子化する必要があるため注意が必要です。
関連記事：2024年1月改正の電子帳簿保存法のスキャナ保存要件とメリットを解説
紙請求書は従来通り紙で保存できますが、電子請求書は電子データでの保存が必須です。紙と電子の両方を扱う場合、保存方法や管理ルールが異なるため、運用が煩雑になりやすい点に注意が必要です。
また、電子請求書の保存要件を満たさない場合は罰則対象となるリスクもあります。電子請求書の管理には、要件を満たしたシステムの活用が安全です。
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次に、電子請求書の保存方法と電子データ保存の要件について解説します。
2024年1月から電子帳簿保存法の改正により、電子データで授受した請求書は紙に印刷して保存することが認められず、電子データのまま保存することが義務化されました。保存期間は法人税法や所得税法などで定められており、電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性）を満たす必要があります。紙で受領した場合は原則紙保存ですが、要件を満たせばスキャナ保存も可能です。
真実性を確保するためには、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴が残るシステムの利用、または事務処理規程の整備が求められます。一方、可視性については、日付・金額・取引先名などの項目で検索できる機能や、速やかに画面・プリントで出力できる環境が必要です。これにより、改ざん防止や監査時の迅速な対応が可能となります。
電子請求書の保管には、法令要件を満たすクラウド型請求書管理システムや専用サーバーの活用が有効です。タイムスタンプ自動付与やアクセス権限管理、バックアップ機能などを備えた環境を構築することで、セキュリティと可用性を両立し、法改正や監査にも柔軟に対応できます。ファイル名や保存先ルールの統一も重要です。
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以下では、電子請求書の保存期間と法的根拠について解説します。
電子請求書の保存期間は、法人の場合は原則7年間、個人事業主は5年間と法律で定められています。ただし、法人で欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間、個人事業主でも消費税課税事業者は7年間の保存が必要です。保存期間は確定申告書の提出期限の翌日から起算され、期間内の適切な保存が義務付けられています。
法人が赤字となった事業年度については、欠損金の繰越控除を受けるため、該当年度の請求書等は10年間保存しなければなりません。これは2018年4月1日以降に開始する事業年度から適用されており、通常の7年保存よりも長期間の管理が求められます。この特例に該当する場合は、該当年度の書類を誤って廃棄しないよう注意が必要です。
保存期間が満了した電子請求書データは、法的義務がなくなりますが、個人情報や機密情報を含む場合は、適切な方法で削除・廃棄することが推奨されます。また、保存期間内に誤って削除しないよう、アクセス権限や削除ルールを明確にし、管理体制を整えておくことが重要です。
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電子請求書保存に関する法的な注意点として、主に次の3つが挙げられます。
電子帳簿保存法に違反した場合、会社法976条に基づき100万円以下の過料が科される可能性があります。また、青色申告の承認取り消しや、申告漏れ・不正が認定された場合には追徴課税や重加算税の加重措置も適用されます。これにより節税メリットや事業者としての信頼を失うリスクも高まるため、法令遵守が不可欠です。
電子請求書保存時は、改ざん防止のためのタイムスタンプ付与や、訂正・削除履歴が残るシステムの利用、または事務処理規程の整備が求められます。これらの運用により、電子データの真正性が担保され、税務調査や監査時にも保存要件を満たしていることを証明できます。規程やシステム運用の実効性が重要です。
電子取引データの改ざん防止には、タイムスタンプの自動付与、アクセス権限管理、訂正・削除履歴の記録、暗号化などの技術的対策が有効です。また、クラウド型システムの活用や、保存先・ファイル名ルールの統一も運用上のリスク低減に役立ちます。改ざんや不正が発覚した場合は重加算税など厳しい罰則が科されるため、十分な対策が必要です。
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以下では、電子請求書を受領するメリットと業務効率化への影響について解説します。
電子請求書を受領することで、印刷や封入、郵送、紙のファイリングといった手間が不要となり、受領から分類、保管までの一連の作業をシステム上で完結できます。これにより作業時間が大幅に短縮され、人的ミスや作業負担も軽減されるでしょう。生産的な業務にリソースを集中できるため、全体の業務効率向上に直結します。
電子請求書はクラウドやシステム上で一元管理されるため、紙のように紛失や破損のリスクが大幅に低減します。また、日付や取引先名、金額などの条件で瞬時に検索でき、必要な請求書をすぐに見つけられるため、確認や再発行、修正対応も迅速に対応可能です。これにより業務の正確性とスピードが向上します。
電子請求書はインターネット環境があればPCやスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末からもアクセス可能です。これにより、テレワークや外出先でも請求書の確認・承認・保存ができ、働く場所を選ばず柔軟な業務運用が実現します。業務のスピードアップとワークスタイル変革にも貢献するでしょう。
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次に、電子請求書管理のシステム導入と選定のポイントを解説します。
電子請求書管理システムを導入することで、電子帳簿保存法やインボイス制度など最新の法令改正に自動対応でき、真実性（改ざん防止）や可視性（検索性）など厳格な保存要件を確実に満たせます。法改正時も迅速なアップデートが可能で、違反による税務上の不利益や罰則リスクを回避し、ガバナンス強化や業務効率化にもつながります。
クラウド型はインターネット経由で利用でき、初期投資が抑えられ、法改正時のアップデートやバックアップも自動化されるため、運用負担が少ないのが特長です。一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用し、カスタマイズ性やデータ管理の自由度が高いものの、導入・保守コストやアップデート対応の負担が大きくなります。
上場・大手中堅企業では、法令対応の確実性に加え、グループ会社や複数拠点の統合管理、内部統制・監査証跡の自動記録、アクセス権限管理、ERPや他システムとの連携性が重要です。さらに、サポート体制や将来的な拡張性、コストパフォーマンスも重視し、全社的なガバナンス強化と業務効率化を両立できるシステムを選定することが求められます。
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