日本の会計・人事を変える。”もっとやさしく””もっと便利に”企業のバックオフィスを最適化。
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残業代の計算は、従業員だけでなく、企業にとっても重要なポイントです。正確に計算されなければ、従業員が適切な報酬を受け取れないだけでなく、企業も法的なリスクに直面する可能性があります。
しかし、残業代の計算方法は複雑であるため、割増手当など基礎知識に不安を感じている方も多いのではないでしょうか。そこで、クラウドシステムを導入することが、残業代を適切に管理するための有効な手段の一つとなります。
なぜなら、クラウドシステムを利用することで、残業代の計算プロセスを自動化し、ミスを減らすことができるからです。
そこで今回は、残業代の計算方法と割増手当の基礎知識を徹底解説し、クラウドシステムを導入する方法やメリットも紹介します。企業の経営者の方はもちろん、経理を担当する方も、ぜひ参考にしてください。
まずはじめに、残業代の計算方法や、割増手当の基礎知識を解説します。
残業代とは、労働基準法で定められた法定労働時間を超えて働いた際に支払われる割増賃金のことです。
具体的には、以下のような場合に支払われます。
1日8時間、週40時間を超えて労働したとき。
午後10時から午前5時までの間に労働したとき。
法定休日または所定休日に労働したとき。
割増手当とは、労働基準法に基づき、所定労働時間や法定労働時間を超えて労働した場合、または休日や深夜に労働した場合に支払われる手当のことです。この手当は、通常の時間給に一定の割増率を加えたもので、残業代として支払われます。
残業代を正しく計算するための基本的なポイントは以下の7つが挙げられます。
残業代は「1時間あたりの賃金 × 割増率 × 残業時間」で計算されます。
時間外労働のうち月60時間までの部分は25%以上の割増が必要です。なお、月60時間を超える時間外労働に対しては、割増率が50%以上となります。
法定内残業とは、会社が定める所定労働時間を超えるが、法定労働時間（1日8時間・1週40時間）を超えない残業のことです。
法定外残業とは、法定労働時間を超える残業のことです。
法定労働時間を超えて残業をさせる場合、事前に従業員との間で36協定を締結し、労働基準監督署に届け出る必要があります。
2023年4月の法改正により、中小企業における月60時間超の残業の割増率下限が25%から50%に引き上げられましたので、十分に注意が必要です。
残業代の計算には、基本給や一部の手当を含む賃金が対象となりますが、家族手当や通勤手当などは含まれません。
月60時間を超えた残業に対して、残業代の一部の支払いに代えて休暇を与える制度もあります。
以上のポイントを踏まえて、残業代を計算する際には、まず1時間あたりの賃金を算出し、それに適用される割増率と残業時間を掛け合わせることで、正確な残業代を導き出すことができます。また、法改正による変更点にも注意が必要です。
企業はこれらのルールに従って、適切な残業代を計算し、支払う義務があります。
以下では、残業手当と割増手当の計算例と実務での適用方法について解説します。
残業手当は、通常の賃金に加えて、法定労働時間を超えた時間に対して支払われる手当です。
計算方法は次の通りです。
月給制の場合は、下記の式で1時間あたりの基本給を計算します。
1時間あたりの基本給=月給÷月平均所定労働時間
次に、残業した時間を確認します。
時間外労働の割増率は通常25%以上ですが、月60時間を超える残業に対しては50%以上となります。
残業手当=1時間あたりの基本給×割増率×残業時間
割増手当は、深夜や休日の労働に対して支払われる手当で、以下のように計算されます。
深夜労働は25%以上、休日労働は35%以上の割増率が適用されます。
割増手当=1時間あたりの基本給×割増率×労働時間
上記の計算方法により、正確な残業代と割増手当の支払いが可能となります。
残業代の管理にクラウドシステムを導入するメリットは多岐にわたります。そこで以下では、その主なメリットを7つ紹介します。
クラウドシステムは自社でサーバを構築する必要がないため、導入時の初期投資を大幅に削減可能です。
クラウドシステムは専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、アカウント作成だけで利用を開始できます。
クラウドサービスを提供する会社（ベンダー企業）がサーバの管理を行うため、自社での運用・管理業務が不要です。
クラウドシステムを活用することで、労働基準法などの法改正に自動で対応できるため、対応漏れの心配がありません。
クラウドシステムはインターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークとの相性も良く、非常に利便性が高いのが特徴です。
勤怠管理システムや給与計算システムと連携することで、給与計算の自動化がスムーズに実現可能です。
クラウドシステムでは、無料のお試し版を利用できるツールも多いため、導入前に機能や操作性の確認が可能です。そのため、まずは無料でデモを利用できるツールの導入をおすすめします。
上記のようなメリットにより、残業代の管理がより正確かつ効率的に行えるようになり、人事労務担当者の業務負担の軽減が可能です。また、コンプライアンス違反のリスクを低減し、従業員のワークライフバランスの改善にも寄与することが期待されます。
このように、クラウドシステムの導入は、企業の働き方改革を推進する上で非常に有効な手段と言えるでしょう。
クラウドシステムを使用して残業代計算の課題を解決する方法を、以下の4つのステップで解説します。
まずは、従来の残業代計算における課題を特定します。一般的な課題としては、以下のようなものが考えられます。
法改正があるたびにシステムをアップデートする必要があり、遅れると計算ミスが生じる可能性があります。
手動でのデータ入力はミスの原因になり、個人情報の漏洩リスクも伴います。
特定の担当者に依存することで、その人がいないと業務が滞る可能性があります。
次に、上記の課題を解決するためにクラウドシステムを導入します。クラウドシステムの導入は、次の7つのステップで行うのが一般的です。
クラウドシステムを導入する理由と目指すゴールを決定します。
自社の業務に合う、適切なクラウドサービス提供者を選びます。
自社に必要なサービスプランを選択し、契約を結びます。
クラウドサービスの設定を行います。
必要なデータをクラウドに移行します。
実際の業務に近い形でテストを行い、問題がないか確認します。
テストを経て問題がなければ、本格的な運用を開始します。
これらの手順を踏むことで、スムーズにクラウドシステムを導入し、業務の効率化を図ることができます。
クラウドシステムを活用して、以下のように残業代計算の課題を解決します。
自動で勤怠データを取り込み、残業時間を正確に計算します。
自社独自の給与計算ルールを設定することで、変更があった場合でも迅速に対応が可能です。ただし、労働基準法などの法的なルールを守ることが重要です。
残業代計算の内容や進捗状況がオープンになることで、従業員が自身の残業時間を把握しやすくなります。そこで、クラウドシステムを活用し、透明性の高い人事給与管理を実現しましょう。
残業代をクラウドシステムで自動的に計算する際には、以下の手順で行うのが効果的です。
まずは、従業員の勤務時間や残業時間を記録した勤怠データをクラウドシステムに取り込みます。
企業独自の計算式に基づいて、残業単価を設定します。これにより、残業時間に応じた手当が自動で計算されます。
法定の割増率や、企業が定める割増率をシステムに設定します。例えば、月45時間、60時間超の残業に対する割増率などです。
設定されたデータと計算式に基づき、クラウドシステムが自動で残業代を計算します。
計算された残業代を確認し、必要に応じて手動で修正を行うことができます。
計算された残業代が給与計算システムと連携して、給与明細に反映されます。
このプロセスにより、残業代の計算が自動化され、人的ミスを減らし、労務管理の効率化を図ることができます。また、クラウドシステムは法改正にも自動で対応するため、常に最新の法令に基づいた計算が可能です。
このように、残業代を正確に管理するためには、クラウドシステムの導入が欠かせません。そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズが提供するクラウドシステム「SuperStream-NX 人事給与ソリューション」です。
このシステムをおすすめする主な理由には、次のようなものがあります。
SuperStream-NXは、従業員のスキル情報を基に、現在の能力（As Is）と目指すべき能力（To Be）のギャップを明確にし、効率的なスキルアップを支援します。
従業員が人事業務に参加し、自立型社員の育成を可能にする仕組みを提供します。これにより、従業員自身が残業代の申請や管理を行うことが可能です。
グループ全体の人事情報を一元管理することで、リソースの再配置を柔軟に行い、経営戦略に基づく人事刷新を支援します。
SuperStream-NX 人事給与ソリューションの勤怠管理機能では、勤怠管理業務の負荷を大幅に軽減し、従業員の意識改革を促進します。これにより、残業代の正確な計算と管理が可能となります。
高度なグリッド技術を採用しているため、任意のレイアウトで統計資料を作成でき、残業代の管理に必要なデータを柔軟に取り扱うことができます。
これらの機能により、残業代の管理が簡素化され、正確かつ効率的に行うことができるでしょう。
もし、自社に必要なクラウドシステムの種類や選び方がわからない場合は、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。
