会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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請求書の支払処理は手作業が多く、ミスやコスト増加の原因となりやすいものです。
自動化を取り入れることで業務負担やヒューマンエラーを大幅に削減でき、経理部門の効率化が期待されます。ただし、導入時には注意点もあります。
そこで今回は、請求書の支払処理を効率化するために自動化する方法とメリット、注意点を徹底解説します。ぜひ参考にしてください。
まずはじめに、企業が請求書の支払処理を効率化する必要性について解説します。
多くの企業では、請求書の支払処理が依然として紙や手作業に依存しているケースが多く見られます。そのため、請求書の受領から内容確認、支払データの入力、承認、振込処理まで複数の工程があり、担当者の負担が大きいのが現状です。
手作業による転記ミスや書類紛失、支払遅延などのリスクも高く、業務の属人化や効率低下が課題となっています。加えて、法令対応や監査対応のための証跡管理も煩雑化しやすい状況です。
上場企業や大手企業では、取引量や請求書の件数が膨大であるため、処理の遅延やミスが経営リスクにつながります。グループ会社間や多拠点でのやり取りも多く、統一した業務プロセスの構築やガバナンス強化が求められます。また、インボイス制度や電子帳簿保存法など法制度対応の複雑化、監査や内部統制の厳格化も大きな課題です。
これらに対応するためには、従来の手作業中心の運用では限界があり、デジタル化・自動化の推進が不可欠です。
請求書支払処理の効率化は、経理部門の生産性向上だけでなく、企業全体のキャッシュフロー管理や経営判断の迅速化にも直結する重要な要素です。業務の自動化やデジタル化により、ヒューマンエラーや遅延リスクを低減し、証跡管理や監査対応も容易になります。
さらに、コスト削減や人材の戦略的活用が可能となり、経営資源をより付加価値の高い業務へとシフトすることが可能です。結果として、企業の競争力強化やガバナンス向上に大きく寄与します。
下記の動画では、キヤノンITソリューションズが提供する会計システム「SuperStream-NX」のユーザーフレンドリーな操作性を紹介しています。システム画面内でのグリッド機能や、ピボットレポート、Excelレポートなど便利な機能で経理業務を効率化することが可能です。ぜひご参照ください。
次に、請求書の支払処理を自動化する主な方法3つを解説します。
AI-OCR（人工知能を活用した光学文字認識）を使うことで、紙やPDFなどのさまざまな形式の請求書から、ベンダー名・金額・日付などの必要情報を自動抽出できます。これにより、従来は手作業で行っていたデータ入力作業を大幅に削減でき、入力ミスも防げます。
一方、RPA（Robotic Process Automation）は、定型的な業務プロセスを自動化するツールです。AI-OCRでデータ化した請求書情報を、RPAが会計システムへの登録や照合作業、承認フローの進行など一連の処理として自動実行します。これにより、経理担当者の負担を軽減し、処理のスピードアップとコスト削減が期待できます。
AI-OCRやRPAの活用ポイントは、主に次の3つです。
請求書管理システムを導入することで、請求書の受領から管理、承認、支払いまでを一元管理できます。多くのシステムはワークフロー機能を備えているため、部署や金額に応じた承認ルートを自動化できます。外出先やリモートワークでも操作可能なため、業務効率の大幅な向上が可能です。
また、紙・PDF・電子データなど形式を問わず、クラウド上で一括管理できるため、検索や保存、証憑保管も容易です。電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応したシステムが多く、法令遵守も実現できます。
請求書管理システムの導入ポイントは、主に次の3つです。
請求書管理システムやAI-OCRでデータ化した情報は、会計システムやERP（基幹業務システム）とAPIやCSVで連携可能です。これにより、仕訳や振込データの自動作成、支払予定の管理、消込処理などが自動化されます。
また、会計システムやERPとの連携により、請求書データの二重入力が不要となり、ヒューマンエラーや支払い漏れのリスクを大幅に低減できます。また、金融機関との連携でファームバンキング（FB）データの自動作成・送信も可能です。
会計システムやERPとの連携ポイントは、次の3つです。
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次に、請求書の支払処理を自動化するメリットを解説します。
請求書の支払処理を自動化すると、請求書の受領からデータ化、承認、支払いまでの一連の業務がデジタル化され、手作業による転記や確認作業を大幅に削減することが可能です。
例えば、キヤノンITソリューションズが提供するSuperStream-NXでは、AI-OCRなどの技術を活用した高精度な読み取りシステムで情報をデータ化でき、手入力によるミスや確認漏れを防止できます。また、承認フローもシステム上で自動化されるため、複数人による承認や代理承認もスムーズに行えるようになり、業務全体のスピードと品質が向上します。
自動化により、請求書処理にかかる人的コストや紙、郵送、保管といった物理的なコストを削減できます。手作業が減ることで経理担当者が単純作業から解放され、より付加価値の高い業務にリソースを振り分けられるため、組織全体の生産性が向上します。
また、システムによる一元管理で業務の属人化も防げるため、担当者の急な変更や人員削減にも柔軟な対応が可能です。
クラウド型の請求書管理システムを導入すれば、インターネット環境があればどこからでも請求書の受領・承認・支払い業務が可能です。これにより、リモートワークや多様な働き方にも柔軟に対応でき、外出先や在宅勤務中でも業務を滞りなく進められます。
また、承認フローもオンラインで完結するため、働き方改革やワークライフバランスの推進にも貢献します。
下記の資料では、多岐に渡る業務のなかで常にスピード感と質の両軸が求められている経理・財務部門の主な「11の課題」について、どのような対応が必要かを分かりやすく解説します。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
以下では、請求書支払自動化システム導入の注意点7つと、その対策方法について解説します。
現行の業務フローや例外処理、承認ルールなどを十分に把握せずにシステムを導入すると、運用に支障が出たり、想定外のトラブルが発生しやすくなります。
そこで、導入前に現状の業務プロセスを詳細に分析し、自動化できる部分と手動対応が必要な部分を明確に分ける必要があります。特に、例外処理や特殊な承認ルールをシステム要件に正確に反映させることが重要です。
自社の業務や既存システムと合わない自動化システムを選ぶと、運用がうまくいかず効率化が実現できない場合があります。
そこで、自社の課題やニーズを整理し、既存の会計・販売管理システムとの連携が可能なシステムを選定することが重要です。必要な機能が備わっているか、事前に十分な検証を行いましょう。
取引先ごとに請求書のフォーマットや送付方法が異なる場合、自動化の効果が限定的になることがあります。
そこで、主要取引先と請求書のフォーマットや送付方法について事前に調整し、可能な範囲で統一を図ることが重要です。取引先も同じシステムを利用できるかを確認し、必要に応じて調整と交渉を行いましょう。
請求書には機密情報が含まれるため、情報漏洩や不正アクセスのリスクがあります。
そこで、データの暗号化、アクセス権限の厳格な設定、システムのセキュリティ対策を徹底することが重要です。クラウド利用時はサービス提供会社のセキュリティ基準も確認しておきましょう。
システムを導入した後も、担当者が使いこなせずにトラブルや業務停滞が発生することがあります。
そこで、担当者への十分な教育やマニュアルの整備、トラブル時の対応手順を事前に用意し、運用体制を構築することが重要です。
自動化システムを一度に全社導入すると、予期せぬ問題が全体に波及するリスクがあります。
そこで、まずは特定の部門や取引先から段階的に導入し、課題や効果を検証しながら全社展開することも重要な要素です。
最新の法令に対応していないシステムを導入すると、法令違反となるリスクがあります。
そこで、電子帳簿保存法やインボイス制度などの最新の法令に対応したシステムを選定し、運用ルールも法令に準拠させることが重要です。導入実績の高い、信頼できるベンダーのシステムを選択することをおすすめします。
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最後に、請求書支払処理の自動化を成功させるポイントを3つ紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
いきなり全社的に自動化を進めると、現場の混乱や予期せぬトラブルが発生しやすくなります。そこで、まずは一部の部門や特定の取引先から自動化をスタートし、運用上の課題や改善点を洗い出します。
導入後は、処理時間の短縮率、入力ミスの減少、コスト削減額など、具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定して効果を定量的に測定しましょう。効果測定の結果をもとに、システムや運用フローの改善を重ね、段階的に対象範囲を拡大することで、無理なく全社展開が可能となります。
請求書支払処理の自動化は、経理部門だけでなく、購買・営業・IT・現場部門など多くの部署が関わります。各部門の業務フローや要件を十分にヒアリングし、全体最適を意識したシステム設計が重要です。
また、システム導入の目的やメリット、運用ルールを全社員に分かりやすく周知し、現場の疑問や不安に対しても丁寧に対応することで、スムーズな定着を促進できます。
AI-OCRやRPA、クラウド型請求書管理システムなど、最新のデジタル技術を積極的に活用することで、より高精度かつ効率的な自動化が実現します。
また、導入後も業務や法令の変化、取引先の要望に合わせてシステムや運用を柔軟に見直し、継続的な改善（PDCAサイクル）を回していくことが重要です。定期的なシステムアップデートや新機能の追加、ユーザーからの要望反映などを通じて、常に最適な業務環境を維持しましょう。
これらのポイントを意識して進めることで、請求書支払処理の自動化プロジェクトを着実に成功へ導くことが可能です。
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キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」は、AI-OCR機能によりPDF化した請求書を自動解析し、勘定科目や仕訳データを自動作成、会計システムへの登録まで一気通貫で実現します。
月末月初に集中する請求書入力や支払業務の負荷を大幅に軽減し、業務の生産性を向上。さらにインボイス制度や電子帳簿保存法にも対応し、Peppol準拠のデジタルインボイス発行・受取も可能です。
このように、請求書処理の効率化と法令対応を同時に実現したい企業にとって、SuperStream-NXは有効なソリューションです。
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