給与計算ソフトはクラウド型がおすすめ｜メリットや特徴、選び方を徹底解説

給与計算ソフトは、社員の給与や賞与、社会保険料などを正確に計算し、支払いや申告を行うためのソフトです。給与計算は、法律や税制の変更に対応する必要があり、複雑で煩雑な作業です。そのため、給与計算ソフトを導入することで、効率化やミスの防止、コスト削減などのメリットが得られます。

しかし、給与計算ソフトにはさまざまな種類があり、どれを選ぶかは慎重に検討する必要があります。最近ではクラウド型の給与計算ソフトが注目されており、従来のインストール型との違いなども確認し、自社のニーズに合わせたソフトを選ぶことが重要です。

そこで今回は、給与計算ソフトにクラウド型がおすすめな理由と、メリットや特徴、選び方を徹底解説します。これから給与計算ソフトの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

給与計算ソフトとは?ソフトの種類と給与計算の流れを解説

給与計算ソフトとは、従業員の給与額を決定するために、月々の支給額や控除額、手取り額を計算する業務を自動化できるITツールのことです。

給与計算ソフトには、インストール型とクラウド型の2種類があります。インストール型はパソコンにソフトをインストールして利用するタイプで、クラウド型はインターネット上で利用できるタイプです。

給与計算の流れは、以下のようになります。

・事前準備：就業規則の作成や社員情報の収集など
・給与計算：勤怠データや各種手当、社会保険料や税金などをもとに給与を計算
・給与支払い：給与明細の作成や振込み手続きなど
・給与関連の申告・納付：社会保険料や税金の申告や納付など
・年末調整：年間の所得税額を調整する業務

給与計算ソフトを導入すると、給与計算や帳票作成などの作業を自動化できるため、業務効率化やミス防止につながります。また、法令改正やマイナンバー制度にも対応できるため、最新の情報に基づいて正確な給与計算が可能です。

ただし、給与計算ソフトを導入する際には、コストや機能、使い勝手などを比較検討する必要があります。また、給与計算に関わる知識をある程度持っていないと扱いが難しい場合もあるでしょう。

給与計算ソフトでできること｜主な機能を解説

給与計算ソフトとは、従業員の給与計算や賞与計算を自動化できるソフトのことです。

給与計算ソフトでできることと主な機能は以下のとおりです。

給与計算

従業員の勤怠情報や基本給、各種手当、社会保険料、税金などをもとに、毎月の給与額を自動で計算します。法令改正による変更も自動反映されます。

給与明細発行

給与計算の結果をもとに、給与明細を発行します。紙媒体やWeb給与明細に対応しているソフトもあります。

年末調整

年末調整の申告書類や源泉徴収票などを作成します。マイナンバー管理機能やe-Tax連携機能を備えたソフトもあります。

賞与計算

賞与支払い時に必要な賞与額の計算や賞与明細の発行などを行います。

勤怠管理

出勤・退勤時間や休暇・残業などの勤怠情報を管理します。タイムカードやICカードなどの打刻機と連携したり、スマホアプリで打刻できるソフトもあります。

以上が給与計算ソフトでできることと主な機能です。

給与計算ソフトは、煩雑な給与計算業務を効率化し、正確性を高めることができます。また、クラウド型のソフトを活用することで、同じクラウド型の人事システムや会計システムなど他のシステムと容易に連携できるため、さらに幅広い業務を一元管理できるようになります。

クラウド型とインストール型の給与計算ソフトのメリット

クラウド型のメリットは、インストールやバージョンアップなどの作業が不要で、インターネットに接続できる環境ならどこからでも利用できることです。また、初期費用が安く済むことや、法令改正にも迅速に対応できることもメリットです。

一方、インストール型のメリットは、インターネット環境がなくても利用できることや、セキュリティ面で安心できることにあります。また、一度購入すれば月額の維持費がかからないことや、自社のニーズに合わせてカスタマイズできることもメリットです。

クラウド型とインストール型の給与計算ソフトのデメリット

クラウド型のデメリットは、インターネット環境が必要であることや、セキュリティ面でのリスクが高いことです。インターネットが不安定だと業務に支障が出る可能性がありますし、ネットワークを経由することで情報漏えいやハッキングなどの被害に遭う可能性もあります。また、クラウド型は汎用的で柔軟性に欠ける場合があるため、自社の独自の規定に対応できない場合もあります。

一方、インストール型のデメリットは、初期費用や更新費用が高いことや、インストールやバージョンアップなどの作業が必要であることです。インストール型は一度購入すれば月額の維持費はかかりませんが、その代わりにソフト自体の価格が高い場合が多く、法令改正などに対応するためにも定期的に更新する必要があります。また、インストール型はパソコン自体にソフトをインストールするため、パソコンが故障したり変更したりすると再度インストールする必要があるのもデメリットと言えるでしょう。

インストール型よりもクラウド型の給与計算ソフトをおすすめする理由

インストール型よりもクラウド型の給与計算ソフトをおすすめする理由は、上記で解説したように、インストールやバージョンアップなどの作業が不要で、インターネットに接続できる環境ならどこからでも利用できる点です。

これは、給与計算の業務効率化や柔軟性に大きく貢献します。例えば、在宅勤務や出張などでオフィスにいない場合でも、スマートフォンやタブレットなどで給与計算を行うことが可能です。また、法令改正やマイナンバー制度などにも迅速に対応できるため、最新の情報に基づいて正確な給与計算ができるメリットもあります。

クラウド型の給与計算ソフトは、初期費用が安く済むこともおすすめポイントの1つです。インストール型の給与計算ソフトは、一度購入すれば月額の維持費はかかりませんが、その代わりにソフト自体の価格が高い場合が多く、近年頻繁に実施されている法令改正に対応するためには、定期的な更新が必要です。

それ以外にも、クラウド型の給与計算ソフトは月額制や従業員数に応じた料金設定などが多く、初期投資を安く抑えることができるでしょう。

クラウド型給与計算ソフトの選び方と注意点

クラウド型給与計算ソフトを選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。

自社の給与計算に必要な機能を洗い出す

クラウド型給与計算ソフトは、基本的な給与計算機能に加えて、年末調整やマイナンバー管理、勤怠管理などの機能を備えているものもあります。自社の業務内容や規模に合わせて、必要な機能を選ぶことが重要です。

既存のシステムとの連携性を確認する

クラウド型給与計算ソフトは、インターネット上で利用できるため、他のシステムとの連携が容易です。しかし、連携方法やフォーマットなどによっては、データの取り込みや書き出しができない場合もあります。自社で利用している勤怠システムや会計システムなどとの相互運用が可能かどうかを事前に確認しましょう。

サポート体制やコストを比較する

クラウド型給与計算ソフトは、初期費用が安く済むことが多いですが、月額料金や更新費用などを考慮する必要があります。また、サポート体制も重要なポイントです。給与計算に関する問い合わせやトラブル対応が迅速かどうか、サポート窓口の営業時間や連絡手段などを確認しましょう。

無料トライアルやデモを利用する

クラウド型給与計算ソフトは、操作性や見た目も重要です。実際に使ってみることで、自社に合っているかどうかを判断できます。多くのベンダーは、無料トライアルやデモを提供していますので、積極的に利用しましょう。

給与計算ソフトのまとめ

このように、給与計算ソフトは、企業の正確な給与計算業務の遂行と効率化に欠かすことのできないツールの1つです。

給与計算ソフトを導入する際はクラウド型の給与計算ソフトがおすすめですが、まずは自社にあったソフトを選ぶことが重要です。

そこで、自社に必要なクラウド給与計算ソフトの種類や機能がわからない場合には、いつでもスーパーストリームにご相談ください。貴社に最適なソリューションを提供いたします。

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