人事業務とは、企業の目標達成に向けて「人材を確保する・活用する」ための仕組みや環境を整える業務のことです。人事には、採用、配置、育成、評価、離職などの課題があります。一方、人事管理システムとは、人事の業務を効率化し、組織のパフォーマンスを向上させるためのシステムです。人事管理システムには、人事のさまざまな課題をカバーする機能があります。
そこで、人事管理システムを導入する際は、自社の人事にある課題を洗い出し、最適なシステムを選ぶことが重要です。
今回は、人事の課題を解決できる人事管理システムについて、その選び方やメリットを徹底解説します。これから人事管理システムの導入をお考えの方はもちろん、人事管理に課題を抱えている方も、ぜひ参考にしてください。
人事とは？人事にある課題も解説
人事部門の役割は、採用、配置、育成、評価、離職などの分野において課題を洗い出し、解決することです。
人事にある課題は企業や時代によって異なりますが、近年注目されている課題としては以下のようなものが挙げられます。
人的資本経営
社員の能力やモチベーションを高めることで企業価値を向上させる経営手法です。
人事部門は、人的資本経営の実現に向けて、社員のスキルや適性を見える化し、適切な配置や育成を行う必要があります。
ジョブ型雇用
社員の能力や成果に応じて報酬やキャリアを決める雇用形態です。
人事部門は、ジョブ型雇用の導入に向けて、評価制度や報酬制度の見直しや改革を行う必要があります。
リスキリング
社員のスキルを新たな分野や職種に転換することで、変化する市場や技術に対応できるようにする取り組みです。
人事部門は、リスキリングの実施に向けて、社員のニーズや志向を把握し、適切な教育や研修を提供する必要があります。
シニア人材の活用
高齢化社会において、シニア世代の社員を有効活用することで、経験や知識を活かし、生産性やイノベーションを高める取り組みです。
人事部門は、シニア人材の活用に向けて、働き方やキャリアの多様化や柔軟化を行う必要があります。
育児・介護の両立支援
社員が仕事と家庭の両立をしやすくすることで、離職率の低下や生産性の向上を図る取り組みです。
人事部門は、育児・介護の両立支援に向けて、テレワークや時短勤務などの柔軟な働き方や福利厚生制度の充実を行う必要があります。
人事管理システムの種類と特徴
人事管理システムには、次の3種類があり、それぞれ特徴が異なります。また、人事管理システムごとに強みが異なるため、自社にとって最適なタイプを選ぶことが重要です。
クラウド型
クラウド型の人事管理システムは、インターネット上のサーバーを利用して人事管理システムを提供するタイプです。クラウド型の人事管理システムには、導入や運用のコストが低く、場所を選ばずに利用できるというメリットがあります。また、システムの更新やバックアップ、法改正への対応などは提供会社に任せられるため、手間がかかりません。
一方、セキュリティやカスタマイズ性に不安がある場合や、インターネット環境が不安定な場合は注意が必要です。
オンプレミス型
オンプレミス型の人事管理システムとは、自社内に専用サーバーを設置して人事管理システムを構築するタイプです。オンプレミス型の人事管理システムは、セキュリティやカスタマイズ性に優れており、自社でシステムの運用・保守を行えるというメリットがあります。
しかし、導入や運用にかかるコストや時間が高く、システムの更新やバックアップ、法改正への対応などは自社で行わなければならないというデメリットもあります。
ハイブリッド型
ハイブリッド型の人事管理システムは、クラウド型とオンプレミス型の両方を組み合わせて利用するタイプです。ハイブリット型の人事管理システムには、クラウド型で提供される標準的な機能とオンプレミス型で提供されるカスタマイズ性を、バランスよく活用できるというメリットがあります。
しかし、クラウド型とオンプレミス型の両方のデメリットも受けることになり、システムの連携や管理が複雑になる可能性があります。
また、人事管理システムには、次のような特徴を持つシステムがあるため、自社に合うシステムを選びましょう。
人事労務手続きに強みを持つ人事管理システム
人事労務手続きに強みを持つ人事管理システムは、入社手続きや年末調整などの単純業務を自動化させることで、人事担当者の業務負担を軽減させることができます。
人事情報を一元管理する人事管理システム
人事情報を一元管理することを強みとする人事管理システムは、企業規模が大きく、煩雑になった人事関連情報をワンストップで管理したい企業におすすめのタイプです。
従業員情報や組織情報、評価情報などを一元管理し、分析やレポート作成にも活用できます。
人事評価に優れた人事管理システム
人事評価に優れた人事管理システムは、従業員の目標設定や評価、フィードバックなどを効果的に行うことができるタイプです。
評価シートの作成や運用、評価ワークフローの管理、進捗管理などの機能を備えています。
人事管理システムの選び方
以下では、人事管理システムを選ぶ際に重要なポイントについて解説します。ぜひ参考にしてください。
自社のニーズや目的を明確にすること
人事管理システムには、上記のようにさまざまなタイプや機能があります。そこで、自社がどのような課題を解決したいのか、どのような目的を達成したいのかを明確にすることで、適切なシステムを選ぶことができます。
例えば、人事労務手続きに強みを持つタイプは、入社・退職・給与・年末調整などの単純業務を自動化させることで、人事担当者の業務負担を軽減させることが可能です。
一方、人事情報の集約と一元管理に強みを持つタイプは、従業員や組織の情報をワンストップで管理し、分析やレポート作成にも活用できます。
また、人事評価に強みを持つタイプは、従業員の目標設定や評価、フィードバックなどを効果的に行うことができます。
予算や期間を考慮すること
人事管理システムの導入には、初期費用や月額費用、カスタマイズ費用などがかかります。また、導入期間や運用期間も異なります。そこで、自社の予算や期間に合わせて、コストパフォーマンスの高いシステムを選ぶことが重要です。
一般的には、クラウド型のシステムはオンプレミス型よりも低コストで、短期間でも導入できるというメリットがあるため、近年急速に普及しています。
機能や操作性を比較する
人事管理システムには、必要な機能がすべて揃っているか、操作性が良いか、使い勝手が良いかなどが重要なポイントです。また、自社の業務フローや評価制度に合わせてカスタマイズできるか、他のシステムと連携できるか、従業員や管理者が使いやすいかなどを比較することも大切です。
そこで、まずは短期間のデモ版やトライアル版を利用し、実際に操作してみることをおすすめします。
サポート体制や信頼性を確認する
人事管理システムは、導入後も運用や保守が必要です。そのため、サポート体制や信頼性が充実しているかどうかも、人事管理システムを導入するうえで重要なポイントとなります。
例えば、導入時や運用時のサポートやコンサルティングがあるか、故障時やトラブル時の対応が迅速か、セキュリティ対策やバックアップ体制が万全かなどを確認しましょう。
人事管理システムを導入するメリット
以下では、人事管理システムを導入するメリットを解説します。
人事管理システムを導入することで、自社にどのようなメリットがあるかを確認しましょう。
人事業務の効率化と品質向上
人事管理システムは、採用や評価、給与計算などの人事業務の自動化やデジタル化をすることで、手間や時間を削減できます。また、人為的なミスや漏れも防ぐことができます。
人事管理システムの導入により、人事部門の負担が軽減されるとともに、人事業務の品質も向上するでしょう。
人材の育成と活用
人事管理システムは、従業員のスキルや能力、業績などの情報を一元管理し、可視化することで、適切な人材配置や育成計画を立てることができます。また、人事評価や目標管理などの機能を利用することで、従業員のモチベーションやパフォーマンスを高めることも可能です。
組織風土とエンゲージメントの改善
人事管理システムによっては、従業員の意見やフィードバックを収集し、分析することで、組織風土やエンゲージメントの現状を把握することができます。また、アンケートやコミュニケーションなどの機能を利用することで、従業員満足度や忠誠度を向上させることも可能です。
経営戦略と人事戦略の連携
人事管理システムは、経営戦略に沿った人事戦略を策定し、実行することを支援します。
例えば、タレントマネジメントシステムは、企業のビジョンや目標に合わせて必要な人材を抜擢したり育成したりすることができます。また、データ分析やレポート作成などの機能を利用することで、人事戦略の効果測定や改善にも活用できます。
人事管理システムのまとめ
このように、人事管理システムにはクラウド型とオンプレミス型、ハイブリッド型といった種類があり、それぞれに強みの異なったシステムがあります。
近年は、インターネットインフラの普及とシステムの進歩はもとより、企業のDXが加速度的に進んでいることもあり、クラウド型の人事管理システムを導入する企業が増えています。
クラウド型の人事管理システムを導入することで、企業の成長に合わせて柔軟に機能を追加できたり、他のシステムとの連携がしやすいといったメリットがあることも、クラウド型が普及している大きな要因です。
ただ、人事管理システムをはじめとする企業向けのシステムは多数あるため、どれを選べば良いかわからないという方も多いのではないでしょうか。
そこで、自社に適切な人事管理システムを間違いなく選択するために、まずはお気軽にスーパーストリームへご相談ください。貴社に最適なソリューションを迅速に提供いたします。
