基幹システムリプレイスの失敗しない進め方、メリットや注意点も解説

基幹システムのリプレイスは、企業の競争力を維持し、業務効率を向上させるための重要なプロセスです。しかし、リプレイスの実施に際しては多くのリスクと課題が伴います。

本記事では、失敗しないためのステップやリプレイスのメリット、そして注意点について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

そもそも基幹システムとは？ERPとの違いも解説

基幹システムは、企業の主要な業務プロセスを支えるシステムの総称です。これには、財務会計システム、人事管理システム、生産管理システム、購買管理システムなどが含まれます。基幹システムは企業の中核業務を効率化し、正確で迅速な情報提供を行うために設計されています。

出典：ITトレンド

一方、基幹システムとよく似たシステムとして「ERP」があります。ERPは、基幹システムの一種であり、企業全体のリソース（資金、人的資源、材料など）を統合的に管理するためのシステムです。ERPシステムは、財務、人事、製造、販売、在庫管理など、企業のさまざまな部門の業務を統合し、データを一元管理することで、部門間の連携を強化し、業務プロセスの最適化を図ります。

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なぜ基幹システムのリプレイスが必要なのか？

まずはじめに、基幹システムのリプレイスが必要となる理由を考察します。主な理由には、次の3つが挙げられます。

システムの老朽化による問題点
業務拡大に伴う機能不足
新規事業展開に伴うシステム変更

それぞれ解説します。

システムの老朽化による問題点

基幹システムが老朽化すると、以下のような問題が発生します。まず、パフォーマンスの低下です。古いシステムは最新のハードウェアやソフトウェアとの互換性が低く、処理速度が遅くなることがあります。また、メンテナンスが困難になり、故障や障害が頻発しやすくなります。さらに、セキュリティリスクが高まるため、最新のセキュリティ対策を適用できず、サイバー攻撃に対して脆弱になりがちです。これらの問題により、業務の効率が低下し、コストが増大するリスクが考えられます。

業務拡大に伴う機能不足

企業が成長し、業務が拡大すると、既存の基幹システムが新しい要求に対応できなくなることがあります。例えば、取引量の増加や新しいビジネスプロセスの導入に伴い、システムの処理能力や機能が不足するなどです。また、複数のシステム間でのデータ連携が難しくなり、情報の一貫性や可視性が低下します。これにより、業務プロセスが非効率になり、顧客対応の質が低下するリスクが考えられます。

新規事業展開に伴うシステム変更

企業が新しい市場やビジネスモデルに挑戦する際には、既存の基幹システムでは対応しきれない場合があります。例えば、新しい製品ラインの追加や異なる地域での事業展開には、新しい機能や柔軟なシステム構築が必要です。もし、既存のシステムがこれらに対応できない場合には、ビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。また、新しい技術や規制に対応するためにも、基幹システムのリプレイスが必要となるでしょう。

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基幹システムをリプレイスするメリット

次に、基幹システムをリプレイスすることで得られる企業のメリットを紹介します。主なメリットは、次の5つです。

業務効率化
コスト削減
情報の一元化
意思決定の迅速化
新規事業展開の加速

それぞれ解説します。

業務効率化

基幹システムをリプレイスすることで、最新の技術や自動化機能を取り入れた新システムが導入され、業務プロセスの効率化を実現可能です。例えば、手動で行っていたデータ入力や処理が自動化されることで、ヒューマンエラーが減少し、作業時間が短縮されます。また、システムのスピードが向上するため、業務の遅延や停滞が少なくなり、生産性が向上します。

コスト削減

新しい基幹システムは、運用コストの削減にも寄与します。古いシステムの維持管理には多大なコストがかかりますが、新システムはメンテナンスが容易で、効率的な運用が可能です。さらに、業務プロセスの自動化や最適化により、人件費や運用コストが削減されます。これにより、浮いた資金を他の重要な分野に投資できるため、企業価値や競争力、生産性の向上に期待ができます。

情報の一元化

基幹システムのリプレイスによって、企業内のさまざまなデータを一元管理することが可能となります。これにより、部門間での情報共有がスムーズになり、データの整合性が保たれます。リアルタイムで最新の情報にアクセスできるため、業務の透明性が高まり、迅速な対応が可能です。また、データの一元化により、レポート作成や分析が簡便になるのも大きなメリットです。

意思決定の迅速化

新しい基幹システムは、リアルタイムでデータを処理し、最新の情報を提供します。これにより、経営陣の正確で迅速な意思決定を実現可能です。また、詳細なデータ分析やレポート作成機能を備えているため、ビジネスインサイトを獲得でき、戦略的な意思決定を支援します。迅速な意思決定は、競争力の向上にもつながります。

新規事業展開の加速

基幹システムのリプレイスは、企業の成長や新規事業展開をサポートする重要な要素です。新システムは柔軟性とスケーラビリティに優れており、新しいビジネスモデルや市場環境に対応しやすくなるため、企業の迅速な新規事業の立ち上げと拡大を可能にします。また、新しい技術やトレンドに対応する能力が向上し、競争優位性を確保できるでしょう。

基幹システムのリプレイスに必要な計画と準備

以下では、基幹システムのリプレイスに必要な計画と準備の手順を紹介します。主な準備と手順は、次のとおりです。

現状分析と課題の洗い出し
新システムの要件定義
導入ベンダーの選定
プロジェクトチームの編成

上記のステップを踏むことで、基幹システムのリプレイスをスムーズかつ効果的に進めることが可能です。以下でそれぞれ解説します。

1.現状分析と課題の洗い出し

まずは、現行システムの現状分析を行い、現状の業務プロセスやシステム性能を評価します。この段階では、各部門のフィードバックを収集し、システム上の問題点や課題を明確にすることが重要です。既存システムのボトルネックや非効率なプロセスを特定することで、リプレイスの必要性を確認し、改善すべきポイントを洗い出しましょう。

2.新システムの要件定義

次に、新しい基幹システムの要件定義を行います。これは、現状分析で明らかになった課題を解決し、企業の目標を達成するために必要な機能や性能を明確にするプロセスです。業務プロセスの効率化、データ統合、セキュリティ強化など、具体的な要件を定義しましょう。各部門のニーズを反映させ、全社的な合意を得ることが重要です。

3.導入ベンダーの選定

要件定義が完了したら、次に導入ベンダーを選定します。ここで重要なのは、複数のベンダーに相談し、自社の要件に最も適したソリューションを提供できるベンダーを選ぶことです。ベンダーの提供する製品の機能、導入実績、サポート体制、コストなどを評価し、最適なパートナーを選定しましょう。また、ベンダーとのコミュニケーションを通じて、信頼関係を築くことも重要です。

4.プロジェクトチームの編成

導入プロジェクトを成功させるためには、専任のプロジェクトチームの編成が必要です。チームには、プロジェクトマネージャー、IT専門家、業務プロセスの専門家などが含まれます。各メンバーの役割と責任を明確にし、プロジェクトの進行を効率的に管理しましょう。定期的なミーティングやコミュニケーションを通じて、チーム全体の連携を強化します。

基幹システムをリプレイスする際の手順

基幹システムのリプレイスは慎重な計画と実行が求められるプロジェクトです。以下にその手順を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1.プロジェクト計画の策定

前述したとおり、基幹システムをリプレイスする準備が整い、プロジェクトチームの編成が整ったら、いよいよ新しいシステム導入プロジェクトの詳細な計画を立案します。ここでは、スケジュールやリソース配分、各フェーズのタスクを明確にし、プロジェクト全体の進行管理を行います。リスク管理も計画に含め、問題が発生した場合の対策も準備しましょう。

2.システム設計とカスタマイズ

選定した基幹システムを、自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズします。業務フローに基づいたシステム設計を行い、必要なカスタマイズをベンダーと協力して進めましょう。これには、ユーザーインターフェースの調整やレポート形式の設定などが含まれます。

3.データ移行

現行システムから新しいシステムへデータを移行します。データの整合性を保つために、データクレンジングや標準化を行い、正確なデータ移行を実現します。移行後にデータ検証を行い、システムの正常動作を確認しましょう。

4.トレーニングと教育

システム導入後、利用する従業員に対するトレーニングを実施します。これは、従業員がシステムを効果的に利用できるようになるための重要なプロセスです。

新しいシステムの使い方や変更後の業務プロセスについての詳細な教育プログラムは、ベンダーと協働で策定する必要があるため、信頼できるベンダー選びが成功のポイントです。

5.運用とモニタリング

基幹システムの運用を本番の業務環境で開始します。運用開始後は、システムのパフォーマンスやユーザーのフィードバックを継続的にモニタリングし、問題が発生した場合には迅速に対応しなければなりません。そこで、システムの定期的なアップデートや改善を確認しながら、長期的な運用を支援してくれるベンダーを選びましょう。

6.継続的な改善

基幹システム導入後も、業務プロセスの改善や新しい機能の追加を継続的に行います。従業員からのフィードバックを基に、システムの最適化を図り、企業の成長と変化に対応します。

基幹システムリプレイス後の運用と定着の方法

基幹システムをリプレイスした後は、適切な運用と定着が重要です。以下で、その具体的な方法とポイントを解説します。

従業員への教育

基幹システムのリプレイス後の従業員教育は、非常に重要な要素です。まず、従業員が新しいシステムの操作方法や業務プロセスの変更点を理解するための包括的なトレーニングプログラムを実施しましょう。初期トレーニングはもちろん、継続的な教育セッションやワークショップを通じて、従業員のスキル向上を図ります。また、マニュアルやガイドライン、FAQなどのドキュメントを整備し、利用する従業員が必要な情報に迅速にアクセスできる体制の構築が重要です。