テレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、多くの企業が導入した働き方です。しかし、テレワークには従来のオフィスワークとは異なる課題があります。その1つが経費精算で、自宅での通信費や電気代など、個人が負担する経費が増えるのが問題です。
これらの経費を正しく申請・承認し、支払うには、紙やメールでのやりとりが必要になりますが、時間とコストの無駄になりますし、ミスや不正のリスクも高まります。
そこでおすすめなのが、クラウド会計システムの活用です。クラウド会計システムとは、インターネット上で動作する会計ソフトのことで、経費申請や承認、支払いなどのプロセスをオンラインで完結できます。また、レシートや領収書の画像をスマートフォンで撮影してアップロードすれば自動的にデータ化されるため、入力ミスや紛失の心配がなくなるだけでなく、2024年の1月に改正が予定されている電子帳簿保存法にも対応可能です。
今回は、テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化するメリットとやり方について詳しく解説します。テレワークをすでに導入している方はもちろん、これから導入予定の方も、ぜひ参考にしてください。
テレワークとは？テレワークで発生する経費
テレワークとは、オフィス勤務以外の勤務形態の総称であり「離れて (tele)」「働く (work)」という言葉を組み合わせた造語が語源です。
テレワークには、自宅で働く「在宅勤務」、本拠地以外の施設で働く「サテライトオフィス勤務」、移動中や出先で働く「モバイル勤務」などの種類があります。
テレワークで発生する経費には、会社のオフィスで働く場合に通常発生する以外の経費が発生するため、注意が必要です。
テレワークで発生する経費には、次のようなものがあります。
通信費
インターネット回線や携帯電話などの通信手段にかかる費用です。
テレワークでは、オフィスと同等の通信環境を確保する必要があります。通信費については、従業員が自己負担する場合と、企業が一部または全額補助する場合があります。
電気代
自宅やサテライトオフィスでの電気使用量にかかる費用です。
テレワークでは、パソコンやプリンターなどの機器や照明、冷暖房などの設備を使用するため、電気代が増加する可能性があります。電気代も通信費と同様に、従業員が自己負担する場合と、企業が一部または全額補助する場合があります。
機器・備品費
パソコンやスマートフォンなどの機器や、デスクやチェアなどの備品にかかる費用です。
テレワークでは、オフィスと同等の作業環境を整える必要があります。機器・備品費については、企業が貸与または支給する場合もあれば、従業員が自己購入する場合もあります。
交通費
オフィスや顧客先などに出向く際にかかる交通費です。
テレワークでは、通常よりも出張や移動の機会が減る可能性がありますが、必要に応じて交通費を支払う必要があります。交通費は、企業が規定に基づいて支給する場合と、従業員が自己負担する場合があります。
このように、テレワークで発生する経費はさまざまあるため、企業と従業員の間で事前に明確に決めておくことが重要です。また、経費精算の方法や期間も定めておくことで、トラブルを防ぐことができます。
テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化するメリット
テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化するメリットは、以下のようなものがあります。
コストを削減できる
テレワークの経費精算にクラウド会計システムを導入することで、紙の書類や領収書の保管や回覧などの手間が省けるため、ペーパーレス化とコスト削減に貢献できます。
業務の透明性と効率性が向上する
クラウド会計システムには経費の履歴や状況がリアルタイムで反映されるため、経費の管理や分析が容易になります。また、経費の種類や金額に応じて自動的に勘定科目や税区分を設定する機能があるため、会計処理が簡単です。
そして、クラウド会計システムには他のシステムと連携する機能があるため、給与計算や決算書作成などの業務もスムーズになり、より透明性の高い経理業務を実現できます。
従業員の満足度とモチベーションが向上する
テレワークの経費精算にクラウド会計システムを導入することで、経費精算の手間が減り、従業員が本来のコアな業務に集中できるようになるでしょう。また、クラウド会計システムを導入することで、経費精算のスピードが上がり、従業員は早期に支払いを受けられるようになります。
このように、経費精算のルールが明確になることで従業員の不安や不満が減り、結果として従業員の満足度やモチベーションに良い影響を与えるでしょう。
いつでもどこでも精算処理ができる
テレワークの経費精算にクラウド会計システムを導入することで、インターネットに接続できさえすればどこからでも経費申請や承認が可能です。そのため、在宅勤務や出張などの柔軟な働き方に対応できます。
経費入力や計算の自動化と人的ミスの削減が可能
テレワークの経費精算にクラウド会計システムを導入することで、OCRやICカード連携などの機能を利用した経費の入力や計算を自動化できるため、ミスや紛失のリスクを減らし、作業効率を向上できます。
経理業務の負担を軽減できる
会計ソフトや給与計算ソフトなどと連携することで、経費精算の仕訳データを自動的に取り込むことができるため、経理業務の負担を軽減できます。
法令を遵守できる
電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶことで、法令遵守や税務調査への対応も安心です。
また、クラウド会計システムは常に最新の法令に合わせたソフトに自動でアップロードされるサービスが多いため、法令の改正に合わせた研修や教育の負担を減らすこともできます。
以上のように、テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化するメリットは多くあります。 クラウド会計システムは、導入コストも安く、様々な機能が提供されていますので、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。
テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化する方法
テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化する方法は次のようになります。
まず、クラウド会計システムで経費精算の申請や承認を電子化することで、紙の書類や領収書の保管や回覧などの手間が省けます。クラウドサービスを利用すれば、インターネットに接続すればどこからでも経費申請や承認ができるため、在宅勤務や出張などの柔軟な働き方に対応可能です。
また、領収書をスマートフォンで撮影してデータ化することで、ペーパーレス化と同時に電子帳簿保存法への対応ができます。さらに、OCRやICカード連携などの機能を利用することで、経費の入力や計算を自動化できるため、人的ミスや紛失のリスクを減らし、作業効率が大幅に向上するでしょう。
従来より小口現金を活用している場合には、これを機に廃止し、法人用のクレジットカードを用意することもおすすめです。電子決済を活用することで、現金の管理や手渡しの手間が省けるだけでなく、経費の不正使用を未然に防ぐことも可能です。
クラウド会計システムを活用することで、会計ソフトや給与計算ソフトとの連携が可能となるため、経費精算の仕訳データを自動的に取り込むことができ、経理業務の負担の軽減にも役立ちます。
テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化する際の手順3つ
テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化する際の手順には、次の3つのステップがあります。
1.従業員が経費申請をする
まずは従業員が自らクラウド会計システムにログインし、経費申請画面から必要な項目を入力します。
次に、レシートや領収書をスマートフォンで撮影してアップロードします。
申請内容を確認したら送信して完了です。
2.上長が経費承認をする
次に、従業員の上長がクラウド会計システムにログインし、経費承認画面から申請された経費を確認します。
上長は、経費の内容や金額、添付された画像などをチェックします。
上長が確認できたら、承認または差戻しの操作を行いましょう。
3.経理担当者が経費支払いをする
経理担当者がクラウド会計システムにログインして、経費支払い画面から承認された経費を確認します。
次に、経費を支払う相手や支払い方法、日付、口座などを選択します。
支払いデータを作成し、送信して完了です。
テレワークの経費精算に最適なクラウド会計システムの選び方
テレワークの経費精算に最適なクラウド会計システムの選び方は、以下のようなポイントに注意して選ぶことが重要です。
必要な機能の充実
クラウド会計システムで経費を精算するにあたっては、経費精算の申請や承認、仕訳や振込などの業務を効率化できる機能が充実しているかどうかが重要です。
特に、領収書やレシートをスマートフォンで撮影してデータ化できるOCR機能や、ICカードと連携して交通費を自動計算できる機能などは、テレワークの経費精算に便利な機能です。
他のソフトやシステムとの連携性
クラウド会計システムを導入するにあたっては、他の会計ソフトや給与計算ソフトなどとの連携ができるかどうかも重要です。
経費精算のデータを自動的に会計ソフトに取り込むことで、経理業務の負担を軽減できますし、給与計算ソフトと連携することで、経費精算と給与計算を一元管理することも可能です。
最新の制度や法令へ対応度
クラウド会計システムを導入するにあたっては、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令に対応しているかどうかも重要なポイントです。また、ペーパーレス化やコスト削減をはじめ、税務調査へも安心して対応できるシステムを選ぶようにしましょう。
テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化する方法のまとめ
このように、テレワークの経費精算をクラウド会計システムで効率化する場合には、それ以外のさまざまなメリットがあります。
ただし、企業によっては、その他のシステムの連携性などで異なった機能が必要となるケースがあります。
そこで、適切なクラウド会計システムを間違いなく選択するために、まずはお気軽にスーパーストリームへご相談ください。
貴社に最適なソリューションを迅速に提供いたします。
