ITで進化する請求書（その１：請求書の電子化とデジタル化）

2023年10月にインボイス制度がスタートしました。
これにより、経理部門だけでなく、請求書や領収書を入手する、営業部門や購買部門の作業工数が増加しているという調査が、続々と発表されています。
以下は、一般社団法人日本CFO協会が2024年1月に実施したサーベイに寄せられた自由コメントの一部抜粋です。

（出所：一般社団法人日本CFO協会：『財務マネジメント・サーベイ～インボイス制度導入後の経費精算のデジタル対応と課題』
https://forum.cfo.jp/cfoforum/?p=30399/）

これらの増加した作業工数を削減する決め手として、請求書の「電子化」や「デジタル化」があげられます。

「電子化」と「デジタル化」は似て非なるものです。

本校では、請求書の「電子化」にはどのようなものがあるのか、そして「デジタル化」とはいかなる意味があるのかについて触れてみます。

請求書の作成と取引先への渡し方を整理すると以下のようになります。

1. 「紙」で作って「紙」で渡す
2. 「紙」で作って「電子的」に渡す
3. 「電子的」に作って「電子的」に渡す

上記のうち、２と３が、請求書の電子化です。
少し細かく説明します。

「紙」で作って「紙」で渡すパターン

このパターンは、請求書を「エクセルやワード」で作成して、プリントアウトした「紙」の請求書に社印（角印）を押印して、封筒に「紙」の請求書を入れて郵送する方法です。
日本の会社や個人事業主に、最も多く利用されている方法です。

「紙」で作って「電子的」に渡すパターン

このパターンは、請求書を「エクセルやワード」で作成して、プリントアウトした「紙」に社印を押印した請求書を、複合機（FAXなどのできるプリンター）やドキュメントスキャナーでスキャンして、PDFファイルを作成し、PDFの請求書をメールで送付する方法です。
切手代や封筒代がかからず、封筒へのあて名書き・宛先シール張り、封緘さらには切手貼りなどの手間もなくなるので、最近増えてきている方法です。
「紙での請求書はやめてくれ」という得意先も増えているようです。得意先も「紙」で請求書をもらうと、工数がかかり、「紙」のある会社に出社しなければならないので、「紙」の請求書を嫌う会社が増えています。
このパターンは、こういった得意先の要求にも応えるかたちにもなっています。

「電子的」に作って「電子的」に渡すパターン

このパターンは、請求書を「エクセルやワード」で作成し、社印（角印）の画像を挿入してPDF形式で保存して、PDFの請求書をメールで送付する方法です。
このパターンでは、「紙」は一切プリントアウトしません。
以下がその方法です。

(2)の社印の画像ファイルがあれば、もういつでもどこででも（在宅でも出張先でも）請求書を作成して送付することができるようになります。
それは「紙」では一切プリントアウトしないからです。
社印の画像ファイルを使えるPCなどがあれば、それだけで済むのです。

繰り返しになりますが、２や３でも、請求書の「電子化」止まりです。
「デジタル化」ではないのです。

請求書の「電子化」と「デジタル化」の違い、それは次回の本コラムでご説明します。
そして、「デジタル化」が及ぼす、「経理部門待望の業務改善」についてもお話します。