電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律です。この電子帳簿保存法は、2024年1月から内容の一部が大きく改正されるため、十分な注意が必要です。
最も大きな改正点の1つとして、2024年1月以降の電子取引については、電子保存した申告書類しか認められなくなる点が挙げられます。これにより、電子保存していない取引分の消費税額控除などを、適切に受けることができなくなる可能性があるからです。
また電子保存の要件や罰則も変わるため、企業では、適切に対応できるクラウド会計システムの導入が急がれます。
そこで今回は、2024年1月に施行される改正電子帳簿保存法の保存要件や、適切に対応できるクラウド会計システムについて、詳しく解説します。まだ電子帳簿保存法改正への準備が整っていない方は、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の電磁的記録（電子データ）による保存を可能とする法律です。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿の保存方法は、改正電子帳簿保存法により一定の要件が定められています。
電子帳簿保存法の主な保存区分は、次の3つです。
1.電子帳簿等保存
電子帳簿等保存は、コンピューターなどで電子的に作成した国税関係帳簿書類の電子保存を認めるものです。会計ソフトなどにより作成した「国税関係帳簿」「決算関係書類」「自己発行の取引関係書類」については、一定の要件を満たしたときに、電子データ保存できます。
2.スキャナ保存
スキャナ保存とは、自身が作成した紙の書類の控や取引先から受け取った紙の請求書などを、一定の要件のもとスキャンし、電子データ保存を認めるものです。また、スキャナでのスキャンだけはなく、スマートフォンやデジカメでの撮影で保存することも可能です。
3.電子取引
電子取引とは、注文書や契約書などの取引情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合の電子保存について定めたものです。一定の要件のもとデータで保存することが義務付けられます。
2024年1月1日からは、原則として、電子データで受け取った請求書類は印刷して保管できなくなります。また、2024年1月1日以降からは「取引情報を原則データ」で「電子帳簿保存法の要件に則って保存する」必要があります。
電子帳簿保存法の対象となる帳簿書類や取引情報の種類
電子帳簿保存法の対象となる帳簿書類や取引情報の種類には、次のようなものがあります。
国税関係帳簿
財務諸表、総勘定元帳、仕訳帳、給与台帳、棚卸表など
国税関係書類
領収書、請求書、契約書、見積書、納品書、送り状など
電子取引の取引情報
EDI取引、インターネット取引、電子メール取引、インターネットサイト取引など
電子帳簿保存法の保存期間と保存場所
電子帳簿保存法の保存期間と保存場所は、以下のようになります。
保存期間
国税関係帳簿書類の保存期間は、一般には7年間ですが、種類や税目によって異なります。
保存場所
国税関係帳簿書類の保存場所は、一般には事業所内ですが、事業所外に保存することも可能です。ただし、事業所外に保存する場合は、事前に国税局長に届け出る必要があります。
2024年1月施行の電子帳簿保存法の改正のポイント
2024年1月から施行される電子帳簿保存法の改正ポイントについては、以下のようなものがあります。
電子取引情報を電子情報のまま保存することが義務化される
2024年1月から施行される電子帳簿保存法の改正により、これまでは、書面を紙に出力して保存することが認められていましたが、今回の改正では紙での保存が廃止されます。
電子保存の保存要件が緩和される
これまでは帳簿書類を電子データ保存する際に必要とされていた検索項目が削減され「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3項目のみに変更となるため、従来よりも少ない項目で電子データ保存に対応できるようになります。
電子保存の届出が不要となる
改正前は、電子データ保存やスキャナ保存を導入する際に、事前申請をして税務署長による事前承認の手続きを取る必要がありました。しかし、今回の改正によりそれらの手続きが廃止されるため、電子保存の導入がより簡単におこなえるようになります。
違反時の罰則規定が強化される
今回の改正により、電子データに隠蔽や改ざん等の違反が発覚した場合は、申告漏れで生じる「重加算税」の額に10%の金額が上乗せ加算されます。また、青色申告者は承認取り消しとなる可能性もあるため、注意が必要です。
以上が、2024年1月から施行される電子帳簿保存法の改正点です。詳しくは、国税庁のホームページをご参照ください。
電子帳簿保存法の保存要件
電子帳簿保存法の保存要件とは、電子データとして保存する帳簿書類や取引情報が、紙の帳簿書類と同等の信頼性と利便性を有することを確保するために必要な条件のことです。
保存要件は真実性の確保と可視性の確保の2つに分けられ、それぞれ4つずつ、合計8つの保存要件があります。
真実性の確保
真実性の確保とは、電子データが、その作成時点での内容や形式を正確に反映していること、また、その後の変更や削除がないことを証明することです。
真実性の確保に関する保存要件は、以下の4つです。
保存要件1：電子データの作成方法や受領方式に応じて、必要な関連書類を作成すること
保存要件2：電子データに対して、タイムスタンプや電子署名などの改ざん防止措置を講じること
保存要件3：電子データの訂正や削除を行う場合は、その理由や内容を記録すること
保存要件4：電子データのバックアップや復元を行う場合は、その方法や結果を記録すること
可視性の確保
可視性の確保とは、電子データが、必要に応じて検索や表示ができること、また、その内容や形式が分かりやすいことを保証することです。可視性の確保に関する保存要件は、以下の4つです。
保存要件5：電子データを検索や表示するためのシステムやソフトウェアを整備すること
保存要件6：電子データの内容や形式を説明するためのメタデータやコード表を作成すること
保存要件7：電子データの内容や形式が変わらないように、互換性や移行性を確保すること
保存要件8：電子データの内容や形式が見やすいように、画像の解像度やフォントのサイズなどを調整すること
電子帳簿保存法の対応方法
電子帳簿保存法に対応するためには、以下の2つの手順を踏む必要があります。
- 自社の電子取引の洗い出し
- 保存方法の検討
それぞれ解説します。
1.自社の電子取引の洗い出し
電子取引の洗い出しとは、自社が行っている電子取引の種類や内容、頻度、データ形式などを把握することです。
電子取引には、電子メールやインターネットサイトでやり取りされる、請求書や領収書の授受、EDI取引や電子商取引などがあります。
自社の電子取引を洗い出すことで、保存すべきデータの範囲や量を把握できます。
2.保存方法の検討
保存方法の検討とは、電子帳簿保存法に定められた保存要件を満たせるように、電子取引データを保存するシステムやサービスを選択することです。
保存要件には、データの検索機能の確保やデータの真実性の担保などがあります。また、保存方法には、自社でシステムを開発する方法や市販のソフトやサービスを利用するのが一般的です。
保存方法を検討することで、電子帳簿保存法に適合するとともに、経理の効率化やコスト削減などのメリットを享受できます。
電子帳簿保存法に対応するための会計システム
電子帳簿保存法に対応するための会計システムとは、電子帳簿保存法のすべての保存区分（電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存）に対応したシステムやサービスのことです。
専用システムやサービスを利用するメリットとしては、以下のようなものがあります。
- 電子帳簿保存法の保存要件を自動的に満たすことができる
- 電子取引データのやりとりや保存を一元的に管理することができる
- 電子取引データの検索や閲覧が容易になる
- 電子取引データのセキュリティ対策が強化される
- 電子取引データの保存コストが削減される
電子帳簿保存法に対応したおすすめのクラウド会計システム
上記のように、2024年1月施行の電子帳簿保存法に対応するためには、以下の要件を満たす必要があります。
法的要件
電磁的記録による保存を行う場合は、国税関係帳帳簿の作成・保存・電磁的記録による承認申請を行うことができるソフトウェアを使用する必要があります。また、スキャナ保存を行う場合は、伝票と証憑の整合性を担保できるソフトウェアを使用しなければなりません。
適正事務処理要件
電磁的記録による保存を行う場合は、帳簿や証憑の作成・保存・管理に関する事務処理のルールや体制を整備する必要があります。
また、スキャナ保存を行う場合は、伝票と証憑の整合性を担保するための事務処理のルールや体制を整備しなければなりません。
電子帳簿保存法におすすめ｜スーパーストリームのクラウド会計システム
スーパーストリームのクラウド会計システムは、これらの要件に対応するために開発されたシステムです。
スーパーストリームの「SuperStream-NX 統合会計」と「SuperStream-NX 証証憑管理e文書対応オプション」は、以下の点が注目されています。
高いセキュリティ機能
電磁的記録による保存を行う場合は、帳簿や証憑の改ざんや漏洩を防ぐために、高いセキュリティが求められます。
スーパーストリームのクラウド会計システムは、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策を施しており、安心して利用することができます。
柔軟な対応力
電子帳簿保存法は、今後も改正や見直しが行われる可能性があります。スーパーストリームのクラウド会計システムは、法改正に迅速に対応できるように、柔軟な設計や更新機能を備えており、常に最新の法令に準拠することができます。
豊富な実績
スーパーストリームは、経営基盤ソリューションの分野で長年の実績とノウハウを持っており、多くの企業から信頼されています。そして、電子帳簿保存法に対応するための専用システムも、多くの導入事例や成功事例を有しており、高い評価を得ています。
上記のように、貴社の業務内容に合わせて適切なクラウド会計システムを導入し、電子帳簿保存法の要件を満たすためには、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」がおすすめです。
まずはオンラインでお気軽に資料請求してみてください。
また、自社に必要なシステムの種類や選び方がわからない場合は、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。
国内1万社以上が導入する「SuperStream-NX」。下記の動画では、クラウド活用、システム連携、法改正対応の3つのポイントを解説しています。ぜひご視聴ください。
