クラウド型人事管理システムの機能とメリット、選び方のポイントを解説

近年のデジタル化が進む中、人事管理業務において注目されているのがクラウド型の人事管理システムです。

クラウド型のシステムは、インターネットを通じてどこからでもアクセス可能で、最新の情報をリアルタイムで共有できるため、業務効率が飛躍的に向上します。

また、初期導入コストが低く、システムのアップデートも自動で行われるため、常に最新の機能を利用できる点も大きなメリットです。

しかし、自社に最適なシステムを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。また、システムの機能やコスト、サポート体制などを比較検討し、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。

そこで今回は、クラウド型人事管理システムの機能とメリット、選び方のポイントを解説します。これから人事管理システムの導入や、更新をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

クラウド型人事管理システムとは？オンプレミス型との違いも解説

クラウド型人事管理システムとは、インターネット上で従業員の人事情報を一元管理するシステムのことです。

クラウド人事管理システムを導入することで、従業員の基本情報、給与、勤怠、スキル、実績などを管理し、適切な人事評価や戦略的な人材配置に活用できます。

一方、オンプレミス型人事管理システムとは、自社の敷地内に専用サーバーを設置し、システムを構築・運用するタイプの人事管理システムです。

クラウド型とオンプレミス型の違いを比較

以下にクラウド型とオンプレミス型の人事管理システムの違いを表で示します。

上記を参考に、自社に適したシステムの導入を検討しましょう。

クラウド人事管理システムはなぜ必要？メリット6つを解説

クラウド人事管理システムは、企業の人事業務を効率化し、データの一元管理を可能にするために非常に重要です。

以下では、クラウド人事管理システムの主なメリットを6つ紹介します。

1. コストを削減できる
2. 迅速に導入できる
3. 業務を効率化できる
4. 柔軟にアクセスできる
5. 自動でアップデートされる
6. データの安全性を確保できる

それぞれ解説します。

1.コストを削減できる

クラウドベースのシステムは、初期投資が少なく、ハードウェアやソフトウェアのメンテナンス費用も削減できます。また、サブスクリプションモデルを採用しているため、必要な機能に応じてコストを調整できるのもメリットです。

2.迅速に導入できる

クラウドシステムはインターネットを通じて提供されるため、物理的なインフラの設置が不要です。そのため、導入までの時間が短縮され、迅速に運用を開始できるメリットがあります。

3.業務を効率化できる

クラウド人事管理システムにより、人事管理業務のプロセスが大幅に自動化されるだけでなく、さまざまなデータを一元管理することも可能です。これは、手作業による人的エラーの削減にもつながります。

また、これによって従業員がより重要な業務に集中できるようになるのもメリットです。

4.柔軟にアクセスできる

インターネット接続があれば、どこからでもシステムにアクセスできます。そのため、リモートワークや出張中でも必要な情報に迅速にアクセスでき、業務の柔軟性が向上します。

5.自動でアップデートされる

クラウドベースのシステムは、プロバイダーによって定期的にアップデートされます。これにより、常に最新の機能やセキュリティ対策が適用され、システムの維持管理が容易となります。

6.データの安全性を確保できる

クラウドプロバイダーは高度なセキュリティ対策を講じており、データのバックアップや災害復旧もサポートしています。これにより、データの紛失や不正アクセスのリスクが低減されるでしょう。

このような特徴から、クラウド型人事管理システムは、リモートワークを推進する企業にもおすすめです。

クラウド人事管理システムの主な機能と役割一覧

以下では、クラウド型人事管理システムの主な機能と役割一覧を表にしてみました。

また、上記以外にも多様な追加機能が用意されているサービスがあります。

例えば、福利厚生管理やマイナンバー管理、オンボーディングやコンプライアンス管理、ワークフロー管理や多言語対応機能などが挙げられます。

そこで、クラウド人事管理システムを導入する際は、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが重要です。

クラウド人事管理システムの料金相場

クラウド人事管理システムの料金には、一般的に初期費用と月額料金がかかります。そこで以下では、おおよその相場を一覧表で示しますので、ぜひ参考にしてください。

なお、この表の金額は一般的な相場を示しており、具体的な料金はシステムの提供会社や導入する機能の範囲によって異なることがあります。

また、導入を検討する際には、複数のサービスを比較し、自社のニーズに最適なものを選ぶことが重要です。

※上記のライセンスとは、特定のソフトウェアやシステムを使用するための許可や権利を指します。例えば、アクセスする管理者が10人の場合には、10ライセンスが必要となります。

クラウド人事管理システムの選び方のポイント6つ

以下では、クラウド人事管理システムを選ぶ際のポイントを6つ紹介します。

1. 導入目的を明確にする
2. 操作性を重視する
3. サポート体制を確認する
4. 自社の既存システムとの連携性を確認する
5. コストパフォーマンスを確認する
6. セキュリティ対策を確認する

それぞれ解説します。

1.導入目的を明確にする

クラウド人事管理システムを導入する際は、まず目的を明確にすることが重要です。なぜなら、目的が明確でないとシステム選定の基準が曖昧になり、自社に適したシステムを選ぶことが難しくなるからです。 

例えば、従業員の勤怠管理を効率化したいのか、採用プロセスを改善したいのかによって、必要な機能や優先順位が変わります。そこで、導入目的を明確にすることでシステム選びの基準が明確となり、自社に適したシステムを選べるようになるでしょう。

2.操作性を重視する

クラウド人事管理システムを導入する際は、操作性の良いシステムを選ぶことが重要です。 なぜなら、操作が複雑だと従業員がシステムを使いこなせず、導入効果が半減してしまうからです。

例えば、直感的なインターフェースや簡単な操作手順のシステムは、従業員の負担を軽減し、利用率を高めます。 

このように、操作性の良いシステムを選ぶことで、従業員がスムーズに利用でき、導入効果を最大化できるでしょう。

3.サポート体制を確認する

クラウド人事管理システムを導入する際は、サポート体制が充実しているシステムを選ぶことが重要です。 なぜなら、システム導入後に問題が発生した際には、迅速に対応してもらう必要があるからです。 

例えば、24時間対応のサポートや、専門スタッフによるサポートがあるシステムは安心です。

このように、サポート体制が充実しているシステムを選ぶことで、予期せぬトラブルが起きた時でも安心して利用できるでしょう。

4.自社の既存システムとの連携性を確認する

クラウド人事管理システムを導入する際は、自社の既存システムと連携できるかどうかを確認することが重要です。なぜなら、連携がうまくいかないと、データの二重入力や管理が煩雑になる可能性があるからです。

例えば、既存の給与計算システムや勤怠管理システムとスムーズに連携できるシステムを選ぶことで、業務効率の大幅な向上に期待ができます。 

このように、既存システムとの連携性を確認することは、業務の効率化を図るうえで重要な要素です。

5.コストパフォーマンスを確認する

クラウド人事管理システムを導入する際は、コストパフォーマンスの良いシステムを選ぶことが重要です。なぜなら、高価なシステムが必ずしも最適とは限らず、コストに見合った効果が得られるかどうかが重要だからです。

例えば、初期費用だけでなく、運用コストやサポート費用も含めて総合的に評価することが大切です。 

このように、コストパフォーマンスを確認することで、予算内で自社に合ったシステムを選ぶことができるでしょう。

6.セキュリティ対策を確認する

クラウド人事管理システムを導入する際は、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶことが重要です。なぜなら、人事情報は機密性が高いため、セキュリティが不十分だと情報漏洩のリスクがあるからです。

そこで、データ暗号化やアクセス制限などのセキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶことが重要です。

このように、セキュリティ対策を確認することで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができるでしょう。

クラウド型人事管理システムにキヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」がおすすめ

キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」がクラウド型人事管理システムとしておすすめされる理由には、以下のようなものが挙げられます。

包括的な機能で幅広い業務を効率化できるから

SuperStream-NXは、会計システムや固定資産管理システム、人事給与システム、グループ経営管理システムなど、企業のバックオフィス業務を幅広くカバーしています。

クラウドサービスで利便性が高いから

SuperStream-NXはクラウド環境で提供されるため、導入期間の短縮や保守・管理業務の削減が可能です。また、最新のソフトウェアバージョンを常に利用できるため、システムの安定性とセキュリティが確保されます。

柔軟性が高いから

SuperStream-NXは、事業拡大やM&Aに柔軟に対応できるため、企業の成長に合わせてシステムを迅速に変更・拡張できます。

コストを最適化できるから

SuperStream-NXは、ハードウェアの購入や保守にかかるコストを削減できるほか、サブスクリプション制により経理処理が簡便になります。

ユーザーフレンドリーな設計で使いやすいから

SuperStream-NXは、直感的な操作性で使いやすく、ITに不慣れな従業員でも簡単に利用できるインターフェースを提供しています。

これらの理由から、SuperStream-NXは、企業の労務管理の効率化やコスト削減に貢献する優れたツールとして活躍します。

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また、自社に必要なシステムの種類や選び方がわからない場合は、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。

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