基幹システムを入れ替える際によくある失敗事例と対策方法を徹底解説

基幹システムの入れ替えは、企業の業務効率化や競争力強化に不可欠ですが、多くの企業が導入時にさまざまな課題に直面しているのが現実です。

そこで本記事では、大手企業の担当者の皆様に向けて、基幹システム入れ替えの際によく見られる失敗事例を詳しく解説し、それぞれの対策方法を具体的に紹介します。

これらの知識を活用することで、スムーズなシステム移行を実現し、投資効果を最大化できますので、ぜひ参考にしてください。

基幹システム入れ替えの重要性と課題

基幹システムの入れ替えは、企業の競争力維持と業務効率化に不可欠です。なぜなら、老朽化したシステムは、新技術の導入が困難で、運用コストが高くなるからです。

また、部門ごとに分断されたシステムは、データの信頼性低下や生産性の低下を招きます。そこで最新の基幹システムへ更新することにより、データ活用が容易となり、生産性の向上に期待ができます。

さらに、グローバル対応やセキュリティ強化、内部統制の強化など、現代のビジネス環境に適応するためにも入れ替えが必要です。

基幹システムを入れ替える際の課題

基幹システムの入れ替えは、長期的かつ複雑なプロジェクトです。

基幹システムの入れ替えには数ヶ月から数年にわたる期間が必要となるのが一般的で、現状分析、要件定義、システム選定、導入計画作成、データ移行、テスト、運用開始など多岐にわたるステップが含まれます。

また、既存システムに関する知識不足や最新の設計書の欠如により、現状調査に時間がかかるケースもあります。さらに、新システムに合わせた業務プロセスの変更や、大規模なデータ移行の複雑さも課題です。

このように、基幹システムの入れ替えには、適切な計画と管理が不可欠なのです。

基幹システム入れ替えでのよくある失敗事例5つとその原因

基幹システム入れ替えでのよくある失敗事例5つとその原因について、以下でそれぞれ解説します。

不適切なベンダーの選定

不適切なベンダーの選定は、技術力や実績、業界知識の不足したベンダーを選んでしまうことが原因で起こります。例えば、コストを重視しすぎてしまい、品質や将来性、サポート体制を考慮せずに選定すると、プロジェクトの失敗につながりやすいです。

また、契約内容や責任範囲が不明確だったり、導入後のカスタマイズや拡張性を考慮していない場合には、長期的な問題が発生する可能性が高まります。

過去の実績や顧客評価を十分に調査せず、自社の要求に合致しないシステムを提供するベンダーを選んでしまうことも、失敗する原因の一つです。

現場の意見に振り回される

現場の意見に振り回されると、システムの導入方針にブレが生じてしまいます。現場の声を無視して無理に導入することはできませんが、現場の意見を聞きすぎると自社の方針から外れてしまい、失敗を招く原因となります。

また、現場の意見がまとまらず、すり合わせが上手くいかないことも、失敗する原因の一つです。なぜなら、システムの機能や使い勝手が統一されないために、効率的な運用が困難になるからです。

そこで、現場との調整をスムーズに進めるために責任者を決め、丁寧に打ち合わせをしていく必要があります。

入れ替えの目的と理想像が不明確

入れ替えの目的と理想像が不明確な場合、プロジェクトの方向性が定まらず、場当たり的な対応になってしまいます。例えば、「老朽化したから」「保守が困難だから」といった漠然とした理由で着手すると、投資対効果の評価が難しくなり、経営層の理解と支援を得られにくくなるでしょう。また、プロジェクトの成功基準が不明確となり、適切な進捗管理ができなくなるリスクもあります。

目標が曖昧な状態でシステムを導入すると、十分に機能せずにコストだけがかかってしまう可能性があるため、明確な要件定義が重要です。

プロジェクト管理の不備

プロジェクト管理の不備は、スケジュールやリスク管理の難しさを引き起こす要因です。なぜなら、プロジェクトの全体像や目標が不明確だと、進捗管理も疎かになりやすく、適切な役割分担ができなくなるからです。

顧客や得意先とのコミュニケーション不足も深刻な問題で、関係者間で情報共有が適切に行われないと、予期せぬトラブルが発生します。このような状況では、システム入れ替えの過程で要件変更が発生した際に、プロジェクトの混乱を招く可能性が高くなります。

そこで、プロジェクトマネージャーの選任や詳細な計画書の作成、定期的な進捗会議を実施することが重要です。

コストと時間の超過

コストと時間の超過は、想定外の開発や機能追加、計画よりも長期化するプロジェクト期間、予想以上の人員や設備の投入などが原因で発生します。また、システム統合や移行中の技術的問題、仕様変更、テスト期間の延長、社内調整の長期化なども、プロジェクトが遅延する要因です。

これらの問題を避けるには、綿密な計画と進捗管理が欠かせません。法改正や市場変化への対応が必要な場合もあるため、システム導入の際はコストと時間に余裕を持ち、想定外の事態にも柔軟に対応できる体制を整えておくことが大切です。

基幹システム入れ替えの失敗を回避する方法5つ

以下では、基幹システム入れ替えの失敗を回避するための方法を5つ紹介します。ぜひ参考にしてください。

1.綿密な要件定義と業務分析

現状の業務プロセスを詳細に分析し、新システムに求める機能や要件を明確にしましょう。将来の事業計画も考慮し、拡張性や柔軟性を持たせた要件を定義することが重要です。

そこで、各部門の意見を取り入れつつ、全社的な最適化を目指します。また、要件定義書を作成し、ベンダーとの認識齟齬を防ぐことも重要です。業務フローの見直しも徹底して行い、システム導入を機に業務効率化を図りましょう。

2.効果的なプロジェクト管理体制の構築

プロジェクトマネージャーを選任し、責任と権限を明確にしましょう。また、各部門間で横断的なプロジェクトチームを編成し、定期的な進捗会議を実施することも重要です。

さらに、外部コンサルタントを活用して専門的な知見を取り入れたり、スケジュール管理を徹底することで、遅延リスクを最小化できます。

3.段階的な導入と従業員教育の徹底

基幹システムを一度に全面導入するのではなく、部門や機能ごとに段階的に導入することも重要な取り組みです。なぜなら、各段階でのフィードバックを次の段階に反映させることで、リスクを分散できるからです。

また、従業員教育を早期から計画的に実施し、新システムの操作方法だけでなく、業務プロセスの変更点も丁寧に説明する必要があります。そこで、ヘルプデスク体制を整備し、導入後のサポートも充実させましょう。

4.データ移行の計画と実行

基幹システムの入れ替えでは、データ移行の要件を明確にし、移行する方式を決定する必要があります。そこで、現行システムのデータ構造を分析し、新システムとの整合性を確認しましょう。

まずは、テストデータを使用した移行リハーサルを実施し、問題点を洗い出します。また、データクレンジングを行い、不要なデータの削除や重複データの統合を行うことも重要です。

これにより、移行後のデータ検証の手順を確立でき、正確性を担保できます。

5.経営層の関与と明確な目標設定

経営層がプロジェクトの重要性を理解し、積極的に関与することで、全社的な協力体制を構築しましょう。

システム導入の目的と期待される効果を明確にし、具体的な数値目標を設定することが重要です。また、投資対効果（ROI）を明確にし、経営戦略との整合性も確保します。

定期的に経営層への報告を行い、プロジェクトの進捗と課題を共有することが大切です。

基幹システムの入れ替えを成させる効果的な手順4つ

基幹システムの入れ替えを成功させる効果的な手順は次の4つです。

1. 現状分析と課題の明確化
2. 適切なベンダーの選定
3. プロジェクトチームの編成
4. 段階的な導入計画の策定

それぞれの要素を以下でまとめます。

上記に従って段階的に進めることで、基幹システムの入れ替えを効果的に実施できます。各手順で十分な時間をかけ、関係者全員の協力を得ながら進めることが成功のポイントです。

基幹システムを入れ替えた後の運用と継続的な改善のポイント

基幹システムを入れ替えた後の運用と継続的な改善のポイントを以下の表で解説します。

上記に従って運用と改善を進めることで、基幹システムの安定稼働と継続的な改善を実現できます。

基幹システム入れ替えの成功事例と参考となるポイント

以下は、実際に基幹システム入れ替えに成功した企業の事例と参考にできるポイントです。

トップマネジメントの積極的な関与

ある企業では、経営層が基幹システム刷新の目的を明確にし、プロジェクトを推進しました。

これにより、単なるシステムの老朽化対策ではなく、経営戦略に沿った目標設定が可能となりました。

経営層の関与が、プロジェクトの方向性を定め、全社的な協力体制を構築する上で重要な役割を果たした事例です。

部門横断的なプロジェクトチームの活用

ある企業では、営業、技術、購買、人事、経理など各部門から社員を集めた組織横断チームを発足させました。こ

のアプローチにより、「パッケージに合わせることで仕事がしやすくなる」という理解を全社的に浸透させることができました。

部門横断的なチーム構成が、多角的な視点での課題把握と解決策の立案に貢献した事例です。

外部コンサルタントの効果的な活用

ある企業では、外部コンサルタントを活用することで、専門的な知見と客観的な視点を取り入れることができました。

コンサルタントは、システム導入の目的を明確にする重要性や、プロジェクト専任メンバーの必要性などについて助言を提供しました。

これにより、プロジェクトの質が向上し、より効果的な基幹システムの入れ替えが実現しました。

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