会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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基幹システムのリプレイスは、企業の競争力を維持し、業務効率を大幅に向上させるための戦略的なプロセスです。
しかし、そのプロセスには多くのリスクと課題が伴います。
本記事では、基幹システムをリプレイスする目的、その主なメリット、そして注意すべきポイントについて、大手企業の担当者向けに詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
基幹システムのリプレイスとは、企業の業務を支える基幹となるシステムを新しいシステムに置き換えることです。古いシステムが老朽化したり、業務の変化に追従できなくなったりした場合に行われるのが一般的です。
以下では、基幹システムをリプレイスする目的とメリットを、ビジネスへの影響と具体的な効果を交えながら詳しく解説します。
古いシステムは処理速度が遅く、手動作業が多く含まれることがあります。そこで、最新技術を導入して業務プロセスを自動化し、作業のスピードと精度を向上させるのがシステムリプレイスの目的です。
例えば、在庫管理や注文処理を自動化すれば、手動入力のミスが減少し、業務の処理時間が大幅に短縮されます。これにより、従業員はより付加価値の高い業務に時間を割くことができ、生産性が向上します。
維持管理費用の高い古いシステムをリプレイスすることで、総合的な運用コストを削減可能です。新しいシステムはメンテナンスが容易で、運用コストが低減します。また、業務プロセスの効率化による人件費の削減も期待できるため、結果として企業全体の経費削減に繋がります。
部門間で異なるシステムを使用している場合は、データの不整合や情報共有が困難になりがちです。これを解決するために、データを一元管理するのも、基幹システムをリプレイスする目的の一つです。
統合されたデータにより、リアルタイムでの情報アクセスが可能となり、部門間の連携を強化できます。これにより、迅速な対応が可能となり、業務の透明性と効率が向上します。
リアルタイムな情報やデータを利用して、経営陣が迅速かつ正確な意思決定を行うための基盤を獲得するのも、基幹システムをリプレイスする目的の一つです。
新システムによる詳細なデータ分析やレポート作成機能により、ビジネスインサイトを迅速に獲得できます。これにより、戦略的な意思決定が迅速になり、競争優位性を保つことが可能です。
基幹システムをリプレイスする目的には、企業の成長や新しい市場への進出を支援するために、柔軟で拡張性の高いシステムを導入することも含まれます。
新しい基幹システムはスケーラビリティ（拡張性）に優れているため、新しいビジネスモデルや技術への対応が迅速に行えます。これにより、新規事業の立ち上げが容易になり、ビジネスチャンスを逃さずに活用することが可能です。
基幹システムのリプレイスが不可欠な理由を詳しく解説します。特に、今のシステムに潜むリスクと課題を考慮することが重要です。
出典：MarkeTRUNK
古いシステムを継続して使用すると、パフォーマンスが低下しやすく、故障や障害が頻発する可能性があります。また、最新の技術やハードウェアと互換性がなくなるケースもあるため、システム全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼすでしょう。
そこで、新しいシステムを導入することで最新の技術に対応し、安定したパフォーマンスを維持できます。これにより、業務の中断や生産性の低下を防ぐことが可能です。
古いシステムを使用し続けると、最新のセキュリティパッチやアップデートを適用できず、サイバー攻撃やデータ漏洩のリスクが高まります。特に個人情報や機密データを扱う企業にとっては重大な問題です。
新しい基幹システムは、最新のセキュリティ対策を施しており、サイバー攻撃やデータ漏洩のリスクを低減します。これにより、企業の信頼性と顧客の信頼を守ることができます。
企業が成長し、業務が拡大すると、既存のシステムが新しい業務プロセスや取引量に対応できなくなります。これにより、業務の効率が低下し、競争力が損なわれます。
新しい基幹システムは、柔軟性と拡張性に優れており、企業の成長に伴う新しいニーズや業務プロセスに迅速に対応可能です。これにより、業務の効率を維持し、競争力を強化します。
複数の部門やシステムでデータが分散している場合には、データの不整合や重複が発生しやすくなります。これにより、情報の正確性が損なわれ、意思決定に悪影響を及ぼす可能性が高まるでしょう。
そこで、統合型のERPシステムを導入し、データを一元管理することで、リアルタイムな情報アクセスと正確なデータ管理が可能となります。これにより、迅速かつ正確な意思決定を実現します。
古いシステムでは、新しいビジネスモデルや市場環境への対応が難しく、新規事業の展開に支障をきたします。また、新しい技術や規制への適応が遅れると、ビジネスチャンスを逃すリスクが高まるでしょう。
一方、新しいシステムは、柔軟性とスケーラビリティに優れているため、新規事業の迅速な立ち上げと拡大を強力にサポートします。これにより、企業は新しい市場での競争力を保ちながら、成長機会を最大限に活かせるのです。
基幹システムのリプレイスを成功させるためには、以下の6つのステップを踏むことが重要です。
まずはじめに、現行システムの現状を詳細に分析し、現状の課題や問題点を特定します。各部門のフィードバックを収集し、システムのパフォーマンスやプロセス上のボトルネックを洗い出しましょう。また、新しいシステムに求める要件を明確にし、目標とする改善ポイントを設定します。
基幹システムをリリースしている複数のERPベンダーから、自社の要件に最も適したベンダーを選定しましょう。ベンダー選定では、提供する機能、コスト、サポート体制、導入実績などを評価して選ぶことが重要です。並行して、導入するシステムの具体的な要件を定義し、プロジェクトのスコープを明確にします。
次に、導入プロジェクトの詳細な計画を策定します。これには、スケジュール、予算、リソース配分、各フェーズのタスクなどが含まれます。プロジェクトマネージャーを中心に適切なチームを編成し、進捗状況を定期的にチェックしましょう。また、リスク管理計画を立て、問題発生時の迅速な対応策を準備しておくことも重要です。
ERPシステムを選定できたら、自社の業務プロセスに合わせたカスタマイズを行います。業務フローに基づいたシステム設計を行い、必要なカスタマイズをベンダーと協力して進めましょう。さらに、データ移行計画を立て、現行システムから新システムへのデータ移行を実施します。データ移行後は、システムのテストを行い、正常に動作することを確認します。
新しいシステムを導入したら、従業員がシステムを効果的に利用できるように、包括的なトレーニングプログラムを実施しなければなりません。従業員の研修に必要なマニュアルやガイドライン、FAQなどのドキュメントがあるかを確認しましょう。また、導入後のサポート体制を考慮し、従業員からの質問や問題に迅速に対応できるベンダーを選ぶことが重要です。
システム導入後も、業務プロセスの改善や新しい機能の追加を継続的に行う必要があります。従業員からのフィードバックを基に、システムの最適化を図り、企業の成長や変化に対応できるシステムを選びましょう。また、定期的なシステムレビューを行い、システムのパフォーマンスやセキュリティを評価し、必要なアップデートや改善を行います。
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基幹システムのリプレイスには多くの利点がありますが、成功させるためには注意点とリスクを十分に把握しておく必要があります。以下にそのポイントを詳しく解説します。
基幹システムをリプレイスする際は、次の3つに注意する必要があります。
リプレイスプロジェクトは大規模で複雑なため、適切なプロジェクト管理が不可欠です。具体的には、明確な目標設定、スケジュール管理、リソース配分、リスク管理などを徹底する必要があります。
信頼できるベンダーの選定は、プロジェクトの成功に直結する重要な要素です。ベンダーの導入実績、サポート体制、技術力を評価し、自社のニーズに最適なパートナーを選びましょう。また、ベンダーとのコミュニケーションを密にし、合意形成を図ることが重要です。
新しいシステムの導入には、従業員の適応が必要不可欠です。そのため、包括的なトレーニングプログラムを実施し、システムの使い方や新しい業務プロセスについての教育が不可欠です。定期的なフォローアップとサポートを提供し、スムーズな運用を支援してくれるベンダーを選びましょう。
基幹システムをリプレイスする際は、次の4つのリスクに対する管理が必要です。
基幹システムをリプレイスするには高額な投資が必要であり、予算超過のリスクがあります。そこで、計画段階で詳細な予算を立て、コスト管理を徹底することが重要です。また、予期せぬ費用が発生した場合の対応策を準備しておきましょう。
データ移行はリプレイスの重要なステップであり、データの整合性が保たれない場合、業務に大きな支障をきたすリスクがあります。そこで、データクレンジングや標準化を徹底し、移行後のデータ検証を行い、正確なデータ移行を確保することが重要です。
システム移行期間中は、一部の業務が中断するリスクがあります。そこで、移行計画を綿密に立て、業務への影響を最小限に抑える対策が必要です。例えば、段階的な移行や、一時的な代替手段の準備などが有効です。
新しいシステムを導入する際に、従業員からの抵抗がプロジェクトの成功を妨げる要因となるケースがあります。そこで、早期から従業員への導入メリットを説明するといった積極的なコミュニケーションも、成功につながる重要な取り組みの一つです。
このように、現代のビジネスシーンにおいて、基幹システムによる業務の効率化が欠かせません。しかし、AI機能などの台頭によってシステムの進化が急速に進むいま、古いシステムをリプレイスする企業が増えています。
しかし、基幹システムやERPをリプレイスする際には、「どのように自社に合ったシステムを選べば良いかわからない」という方も多いのではないでしょうか。
まずは自社に必要となるシステムの要件や機能を明確にして、どのシステムを選ぶべきかを検討してみましょう。
そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」です。
「SuperStream-NX」は、クラウド会計システムとして多くの企業に選ばれています。
高度な機能と操作性を備え、コスト削減や保守・管理業務の負担軽減が可能です。さらに、高いセキュリティと可用性を提供し、ビジネスの成長に応じた柔軟な拡張性も魅力です。
AI-OCRを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
これらの理由から、「SuperStream-NX」は非常に優れた選択肢となります。
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