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電子帳簿保存法の改正で重要となる3つの保存制度をわかりやすく解説

電子帳簿保存法の改正で重要となる3つの保存制度をわかりやすく解説

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2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正により、電子取引で授受した取引情報の電子保存が義務化されました。しかし、この電子保存義務化に対応するための準備期間が不足しているとの声が多く上がり、2年間の宥恕(ゆうじょ)期間が設けられました。この宥恕期間は2023年12月で終了し、2024年1月からは新たに猶予措置が開始されます。

宥恕措置と猶予措置の違いは、紙で保存している場合や電子データのダウンロードの求めに応じる必要があるかどうか、また、税務署長の判断が必要かどうかです。ただ、宥恕という言葉については、普段から使うことが少ないため、よくわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、電子帳簿保存法の猶予期間が延期される理由や宥恕期間との違い、確認すべきポイントを詳しく解説しますので、企業の経理を担当する方は、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法とは?2024年1月の電子保存義務化について解説

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存できるようにした法律で、2024年1月1日には新たな改正案が施行されます。改正される法律の具体的な内容は、電子取引でやり取りしたデータをそのまま電子保存することが義務付けられ、紙での保存や、印刷してスキャンして保存することが認められなくなります。これは、税務調査などで電子データをすぐに提出できるようにするためです。

また、今回の改正に伴い電子保存の要件も緩和されますが、改ざんや隠蔽などの不正に対する罰則も強化されているため注意が必要となります。

そこで、電子帳簿保存法に対応するためには、電子取引のデータを管理できるシステムやソフトウェアの導入がおすすめです。また、電子保存のメリットや注意点を理解しておくことも重要と言えるでしょう。

電子帳簿保存法の電子保存義務化に猶予期間が設けられた理由

2024年1月1日以降も電子帳簿保存法の電子保存義務化に猶予期間が設けられた理由には、次のようなものがあります。

ます、電子取引のデータ保存に対応できない事業者が多いという現状を踏まえ、税務署長が相当の理由があると認める場合に限り、電子保存の要件を満たさなくてもよいとする猶予措置が令和5年度の税制改正で導入されました。

相当の理由とは、例えば、電子取引のデータ保存に必要なシステムやソフトウェアの導入に時間がかかる場合や、電子取引のデータ保存に関する知識や経験が不足している場合などが挙げられるでしょう。

ただし、猶予措置を受けるためには、税務調査などで電子取引のデータをダウンロードの求めに応じることや、出力書面を提出することが必要とされています。

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宥恕措置の適用条件と方法

以下では、宥恕措置の適用条件と方法について解説します。まず、宥恕措置を受けるためには、次の2つの条件を満たす必要があります。1つ目は、電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署長がやむを得ない事情があると認める場合です。このやむを得ない事情の例としては、システムの開発や導入に時間がかかる場合や、電子取引データの保存に関する業務の見直しに手間取る場合などが挙げられます。

そして2つ目は、税務調査等の際に、電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じることができるようにしている場合です。プリントアウトした書面は、日付及び取引先ごとに整理された状態で保存する必要があります。

なお、この宥恕措置を受けるために、税務署へ事前に届け出をする必要はありません。ただし、税務調査などの際には、宥恕措置を受けることに相当の理由があることを説明する必要があります。

電子帳簿保存法の猶予期間と宥恕期間の違い

電子帳簿保存法における宥恕期間とは、2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間で、電子取引にかかる情報の電子保存ができないやむを得ない事情がある場合に、書面での保存を認める経過措置のことを指します。

一方、猶予期間は、2024年1月1日から始まり、電子保存ができない相当の理由がある場合に、税務署に申請して認められれば、書面やダウンロードデータでの保存を認める経過措置のことです。

要するに、宥恕期間は税務署への申請が不要で、猶予期間は申請が必要という違いがあります。また、猶予期間は相当の理由が厳しく審査される可能性があります。

電子帳簿保存法は、インボイス制度の導入とともに、企業にとって非常に重要な法律です。そのため、大手企業様におきましては、電子保存の要件を満たしたクラウド会計システムに切り替えることをおすすめします。

令和5年度の税制改正による変更点

令和5年度の税制改正による変更点については、以下のようなものがあります。

電子帳簿保存法に関する3つのポイント

1.優良な電子帳簿の範囲が変更された

申告所得税・法人税について、優良な電子帳簿として作成しなければならない帳簿の範囲が、仕訳帳・総勘定元帳・その他必要な帳簿(以下の記載事項に係るものに限定)に見直されました。

2.スキャナ保存制度の要件が緩和された

国税関係書類をスキャナで読み取った際の解像度・階調・大きさに関する情報の保存を必要とする要件が廃止されました。

3.電子取引の保存要件が見直された

注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当する電子データをやりとりした場合には、その電子データ(電子取引データ)を保存しなければならないという規定が追加されました。

会計システムリプレイス時に見直したい組織のあり方

宥恕措置の制度化により、電子保存義務化が事実上恒久化されたこと

電子帳簿等保存制度において、電子帳簿等の保存に係る要件を満たしていない場合には、電子帳簿等の保存に係る罰則が適用されることとなっていましたが、これまで実施されてきた宥恕措置が制度化され、必要書類の電子保存に関する罰則の適用が停止(改ざんや隠蔽に関する罰則は別)されることとなりました。

これにより、電子帳簿等の保存に係る要件を満たしていなくても、電子帳簿等の保存が可能となり、電子保存義務化が事実上恒久化されたといえます。

ただし、この宥恕期間が適用される主な企業は、必要な機器やシステムの導入が難しい中小零細企業と考えられるため、いわゆる大手企業においては適用されない可能性があります。

猶予期間に電子保存義務化に対応した「SuperStream-NX統合会計」の導入がおすすめ

「SuperStream-NX統合会計」は、電子帳簿保存法に対応したERPパッケージです。SuperStream-NX統合会計を導入することで、電子取引のデータを自動的に取り込み、帳簿や書類に記載・保存することができます。

また、SuperStream-NX統合会計は、インボイス制度にも対応しています。インボイス制度では、取引相手から適格請求書(インボイス)を受領し、帳簿に消費税額などの記載や保存が必要となります。

このように、SuperStream-NX統合会計を導入することで、電子帳簿保存法やインボイス制度に関する業務負荷を軽減することが可能です。また、経理業務のペーパーレス化や効率化、セキュリティ強化、DX化の推進などのメリットも享受できるでしょう。

このように、電子帳簿保存法の猶予期間内に適切なクラウド会計システムを選択し、さまざまな電子帳簿保存法の要件を満たしたいとお考えの方は、お気軽にスーパーストリームにご相談ください。貴社に最適なソリューションを迅速に提供いたします。

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