電子帳簿保存法改正後の領収書はどうする？保存のルールと注意点を解説

領収書は、経費の計上や税務の証拠として重要な書類です。これまで、紙の領収書の保存には保管場所や期間、整理方法などのさまざまな問題がありました。しかし、電子帳簿保存法の改正により、領収書の電子化が容易となります。

領収書のデータを電子化することで、領収書の管理が効率的になり、コストや手間を削減できるメリットがあります。ただし、領収のデータを電子化するには、いくつかの条件や方法があるため、注意が必要です。それは、領収書を適切に電子化しないと、税務上の不利益や罰則の対象になる可能性があるからです。

そこで今回は、2024年1月の電子帳簿保存法改正後の領収書を保存する際のルールと注意点を解説します。企業の経営者の方はもちろん、経理を担当する方も、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法とは？領収書の電子保存が可能となった背景とメリット

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類を電子データで保存するための法律です。この法律は1998年に施行されましたが、2024年1月に新たな改正案が施行されます。

電子帳簿保存法が改正される背景には、IT技術の発展と経理のデジタル化が望まれていることが挙げられます。

以下は、電子帳簿保存法によって享受できる主なメリットです。

• 紙の帳簿や書類の保存場所や管理コストを削減できる
• 電子データの検索や閲覧が容易となる
• 電子取引のデータ保存が義務化されることで、取引の透明性や信頼性が向上する
• 電子帳簿等保存制度を利用することで、過少申告加算税の軽減措置を受けることができる

上記のような理由から、領収書の電子保存も可能となります。

領収書の電子保存の方法と要件

領収書の電子保存には、電子帳簿保存法に基づく2つの制度があります。それは、スキャナ保存制度と電子取引制度です。

それぞれの制度の概要と要件を以下で解説します。

スキャナ保存制度とは？

スキャナ保存制度とは、紙で受け取った領収書をスキャナなどで画像データに変換し、一定の要件を満たして電子データとして保存する制度です。

この制度を利用する際は、税務署長の承認は不要ですが、タイムスタンプの付与やデータの訂正・削除の防止などの保存要件を守る必要があります。

また、スキャナ保存制度を適用する場合は、原本の紙の領収書を破棄することが可能です。

電子取引制度とは？

電子取引制度とは、領収書などの取引情報を電子データで授受した場合、一定の要件を満たして電子データのまま保存する制度で、2022年1月から原則として全ての企業に義務化されています。

電子取引制度を適用するには、タイムスタンプの付与やデータの訂正・削除の防止などの保存要件を守る必要があります。また、電子取引制度を適用する場合、電子データで受け取った領収書を紙に出力して保存することは原則禁止です。

領収書の電子保存の注意点と対策

領収書の電子保存には、電子帳簿保存法に基づいて、以下の4つの要件を満たす必要があります。

1. タイムスタンプが付与されたデータを受領するか、速やかにタイムスタンプを付与すること。
2. データの訂正や削除をした履歴が残るシステムまたは訂正や削除ができないシステムを利用すること。
3. 改ざん防止に関する事務処理規程を作成し、守ること。
4. 保存期間中にデータを可視化できるようにすること。

これらの要件を満たすためには、電子帳簿保存法に対応したクラウド会計システムの導入がおすすめです。

また、電子保存した領収書は、紙の領収書と同様に、所得税法や法人税法に基づいて、7年間保存する必要があります。

電子保存の義務化と猶予期間

電子帳簿保存法は、2022年1月1日から施行されましたが、電子取引における電子データ保存については、2023年12月31日までの猶予期間が設けられています。

この猶予期間は、2023年10月からの消費税のインボイス制度の導入を見据えて設定されています。

なお、猶予期間中でも、電子取引のデータを電子保存することは可能ですが、必須ではありません。ただし、猶予期間が終了した後は、電子取引のデータを電子保存することが義務となります。

電子保存の際のセキュリティ対策

電子保存したデータは、サイバー攻撃や内部のミスなどによる消失や漏洩のリスクがあります。

そのため、以下のようなセキュリティ対策を実施することが望ましいと言えるでしょう。

• データ運用のルールを策定し、従業員に周知すること。
• データにパスワードや暗号化を設定し、アクセス権限を付与すること。
• データへのアクセスログを取得し、定期的に確認すること。
• セキュリティ面で信頼できる会計ソフトやクラウド会計システムを導入すること。

電子保存の際のバックアップ対策

電子帳簿保存法では、電子保存したデータのバックアップは要件となっていませんが、データの消失や劣化を防ぐために、バックアップを保存することが推奨されています。

バックアップの方法としては、以下のような対策が挙げられます。

バックアップデータを物理的に隔離すること

例えば、オフラインバックアップであればバックアップ媒体を遠隔地に輸送して保管する、また、オンラインバックアップであれば遠隔地にあるストレージにバックアップを実施するなどです。

バックアップデータを定期的に更新すること

例えば、毎日や毎週など、適切な頻度でバックアップを取るのがおすすめです。

バックアップデータの可視性を確保すること

例えば、バックアップデータの保存場所や方法、復元方法などを明確にしておくと良いでしょう。

領収書の電子保存に適したシステムの選び方

領収書の電子保存には、システムの導入がおすすめです。領収書の電子保存に適したシステムを選ぶ際は、電子帳簿保存法の真実性や可視性などの要件を満たしているかどうかを確認することが重要です。

また、自社の業務フローや規模に合わせて、必要な機能やコストを比較検討する必要があります。例えば、AI-OCRなどの効率化機能や、クラウド型やオンプレミス型などの運用形態などです。

さらに、システム導入後のサポートやアップデートの体制を確認することも重要です。今後の法改正などに対応できるかや、トラブルシューティングの対応速度などを確認しましょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリット

電子帳簿保存法に対応したシステムのメリットは、以下のようなものがあります。

書類の管理コストが低下する

紙の書類を保管する必要がなくなり、印刷代や郵送代などのコストも削減できます。

改ざんや不正がないことの証明ができる

真実性を確保する機能を備えたシステムを導入することで、コーポレートガバナンスを強化できます。

ペーパーレス化により働き方改革を推進できる

書類の電子化により、出社の必要性や頻度が少なくなり、テレワークやリモートワークにも対応可能です。

クラウド会計システムを導入する際の手順とポイント

クラウド会計システムを導入する際の手順とポイントは、まず、システムを導入する前に解決したい課題を明確にしておくことです。現状の業務プロセスや課題を整理し、目的や目標を設定しましょう。

また、システムを導入する予算額ではなく、費用対効果を基準に考えることも重要です。システム導入には初期費用やランニングコストがかかりますが、長期的に見れば、ペーパーレス化によるコスト削減や業務効率の向上が期待できるでしょう。クラウド会計システムを導入することで、初期費用を安く抑えることができます。

導入するシステムが決まれば、適切なワークフローを構築します。システム導入後の業務フローや役割分担を事前に設計し、教育やトレーニングを行うことで、スムーズな移行を図ることが可能です。

領収書の電子保存には「SuperStream-NX統合会計」がおすすめ

領収書の電子保存には、キヤノンITソリューションズ株式会社の「SuperStream-NX統合会計」がおすすめです。SuperStream-NX統合会計は、財務会計・管理会計の最適化を実現するソリューションです。

SuperStream-NX統合会計は、電子帳簿保存法の要件を満たしており、真実性や可視性などの基準もクリアしています。また、SuperStream-NX統合会計は、AI-OCRなどの効率化機能や、クラウド型やオンプレミス型などの運用形態にも対応しているため、自社の業務フローや規模に合わせ、最適なシステムを選択できるのも魅力です。

「SuperStream-NX」は、クラウド会計システムとして多くの企業に選ばれています。

高度な機能と操作性を備え、コスト削減や保守・管理業務の負担軽減が可能です。さらに、高いセキュリティと可用性を提供し、ビジネスの成長に応じた柔軟な拡張性も魅力です。

AI-OCRを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

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