会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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インボイス制度が令和5年10月から適用されると共に、改正電子帳簿保存法が令和6年1月から適用されます。
インボイス制度は企業の経理業務において税制面や企業間の取引を正確かつ厳正に進めるために、徹底しなければならない新制度のひとつ。インボイス制度を企業が導入するには保存しなければならないデータが急増する等、デジタル上での工数が増える可能性があります。
そこでこの記事ではインボイス制度をデジタルで進めていくための方法からインボイス制度の基礎知識までを解説し、インボイス制度と経理業務のDX化の関係をご紹介いたします。
インボイス制度は、企業間の取引において発行される請求書や請求明細書の提出を義務付ける制度で、取引の明確さと透明性を高めるために導入されています。
このインボイス制度で利用される請求書を「適格請求書」と呼び、インボイス制度導入後は、適格請求書がなければ企業側は「仕入れ額控除」を受けられなくなります。
つまり、インボイス制度の導入がうまくいかなければ、本来支払うはずのない税金を支払うことになる恐れがあるため、企業はインボイス制度の導入を漏れなく行う必要があります。
適格請求書には、従来の請求書（区分記載請求書）に加えて
● 登録番号
● 適用税率
● 消費税額 等
を記載する必要があります。詳しい記載項目は国税庁が発表している下記のPDFをご参照ください。
引用元：適格請求書の記載事項
以下では、企業側のインボイス制度の必要性をさらに詳しく解説します。
先述したように、インボイス制度は企業側にとって支払う税金、特に「消費税」が左右されてしまう恐れがあります。課税事業者が納付すべき消費税額は、原則として預かった消費税額から支払った消費税を差し引き、その差額とされています。
令和5年10月以降、支払った消費税額に算入出来るのは、適格請求書に記載された消費税額のみとなります。
つまり、従来の区分記載請求書では請求額の支払いを行っていても、その請求額に対する消費税額部分は、納付すべき消費税額を減額する効果はありません。よって、請求書を受け取る側が課税事業者である場合には、納付すべき消費税額の算定において不利にならないよう、発注者側が受け取る請求書が適格請求書である必要があり、また受注者として請求書を送付する側は受け取る側（発注者）が不利にならないよう適格請求書を交付することが求められます。
インボイス制度は、通常、課税売上高が1,000万円以上の事業者に適用されます。したがって、課税売上高が1,000万円未満の個人事業主や中小企業などの免税事業者は、インボイス（適格請求書）を発行できません。 課税事業者に対してはインボイス制度が適用されるため、免税事業者との取引では従来の請求書では仕入額の控除が行えません。そのため、今後は取引相手を免税事業者ではなくインボイスの発行が可能な課税事業者に絞る可能性が出てくるでしょう。
このように、インボイス制度では発注者側と受注者側の両方で税務に関する項目を厳正に記載する必要があるため、インボイス制度導入前と比較して経理業務の負担が増える可能性が高いと言えます。
受注者側からすれば取引が停止になる恐れがあるため、免税事業者であった個人事業主などが自ら申請して課税事業者になり、消費税を納める必要が生じます。 免税事業者であった個人事業主などが、リスクを回避するためには自ら申請して課税事業者に転換し、消費税を納める必要が生じます。
こうすることで、受注が減少するリスクを回避できる可能性はある一方、これまで納める必要のなかった消費税が発生するため、報酬が減少する可能性もあります。
下記の資料では、デジタルインボイスを活用するとどのように業務効率化できるのかについて、税理士がわかりやすく解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
経理業務は、インボイス制度や改正電子帳簿保存法の開始により、従来よりも業務負荷が大きくなることが予想されています。
一方で、経理業務は専門性が高く、専門性の高さゆえの業務の属人化、専門知識をもった人材の新規確保の難しいことが問題視されています。 大きくなる業務負荷の軽減や、人材問題の解決には、デジタル技術が得意する作業はシステムを導入しDX化することで、経理業務担当者の負担を減らせる可能性があります。
以下ではインボイス（適格請求書）を発行する流れと、経理業務を効率化させるためのDX化の方法を解説します。
交付した適格請求書の写しを保存する必要があります。 これらの交付や保存の方法は、書面のみならず、電磁的記録である電子インボイスで行うことが認められています。
交付や保存を書面に代えて、電子インボイスで行うことは、経理業務のDX化に効果的であるといえます。 具体的には、上記①②③については、光ディスクや磁気テープ等の記録用媒体による交付、EDI取引による交付、電子メールによる交付、インターネット上のサイトを通じた交付を行うことが出来ます。
上記④の保存については、データ保存を行うためには、令和6年1月より適用される、改正電子帳簿保存法に則る必要があります。
経理業務のDX化には、これまでの書面の保存に代えて、データによる保存を行うことが効果的です。これをインボイス制度を電子化するため、「電子インボイス」と呼びます。
この電子インボイスにおけるデータの保存は、令和6年1月より適用される、改正電子帳簿保存法に則る必要があり、その「データの真実性」と「データの詳細の可視性」を保つことが必要であるとされています。
適格請求書に関わる電磁的記録の交付後、各事務の処理に関する規程を定めている場合において、その業務の処理に関わる通常の期間を経過した後、速やかにタイムスタンプを付与し、電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくことが必要です。
このタイムスタンプがないと、インボイス制度において適格請求書（インボイス）を受け取ったという証拠になり得ない可能性が発生し、仕入税額控除などが受けられなくなる可能性があります。
タイムスタンプの付与には明確な期限はありませんが、万が一の付与忘れなどがないように、できるだけ速やかにタイムスタンプを付与しましょう。
適格請求書に関わる電磁的記録について、下記の要件を満たす検索機能を確保しておくことが必要です。
● 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索条件として設定できること
● 日付又は金額に関わる記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
● 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
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インボイス対応のDX化は、経理業務負担の軽減により、経理業務担当者のワークライフバランスの向上や、事業者の人件費の削減等に効果があることが期待されています。
入念な準備が必要でありながらも、一度その業務フローが確立されてしまえば、その先の負担を中長期的に少なくできる可能性があります。
この機会に経理業務のDX化のひとつとして、インボイス対応をデジタル化するためにシステムの導入や仕組み作りをベンダーやシステム会社に相談するのがおすすめです。
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