会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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電子帳簿保存法とは、納税に関する帳簿や書類を電子データで適正に保存するためのルールを定めた法律です。また、2024年1月施行の改正電子帳簿保存法で作成と保存が義務づけられる電子帳簿には、紙媒体の帳簿と比較して、管理や保管が容易で情報の整理や検索もスムーズに行えるといったメリットがあります。
しかし、電子帳簿にもデメリットがあります。その1つが可視性です。可視性とは、電子データが目に見えることで、読み手や作成者にわかりやすく伝えることです。電子データは色や形が変わったり、文字化けしたりすることがあります。そこで、電子帳簿の保存法を工夫することで、可視性を高めることができます。
この記事では、改正電子帳簿保存法や、電子帳簿の可視性を高める理由と効果的な方法、注意点などを徹底解説します。企業の経理担当の方は、ぜひ参考にしてください。
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正案（以下・改正電子帳簿保存法）では、これまでの要件が一部緩和され、企業や個人が紙媒体の帳簿や書類をデジタル化することが可能となりました。
また、この電子取引データの保存義務化には2年間の猶予期間が設けられているため、本格的な運用は2024年1月からとなっています。
なお、主な電子取引に該当する取引には、次のようなものがあります。
上記のような電子取引に関する請求書や領収書については、2023年12月31日までの税務調査ではプリントアウトした紙媒体で提示できれば問題ありません。
しかし、2024年1月以降は、電子データでの保存と提示が義務化されます。
改正電子帳簿保存法とは、納税に関する帳簿や書類を電子データで適正に保存するためのルールを定めた法律です。
改正電子帳簿保存法は、帳簿や書類のデジタル化を促進し、企業や個人の会計業務の効率化とコスト削減を図ることを目的としています。
改正電子帳簿保存法の具体的な要件としては、データの保全性や保存期間、保存形式などが定められており、帳簿保存のデジタル化の推進だけでなく、規則や罰則が強化されている点に注意が必要です。
電子帳簿とは、国税関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律に基づいた制度であり、税務関係帳簿書類のデータを電子的に保存することができます。また、2024年1月から施行される改正電子帳簿保存法により、国税関係帳簿書類のデータ保存が義務化され、経理のデジタル化が図られます。
改正電子帳簿保存法は、所得税法・法人税法上の保存義務者に対して、取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても定められています。この制度を利用することで、経理業務の効率化や省力化に期待できるでしょう。
改正電子帳簿保存法の対象者は企業の規模や法人・個人事業主にかかわらず、すべての事業主が対象となります。
このように、改正電子帳簿保存法は事業を営むすべての法人や個人に関係するため、内容を十分把握して準備することが重要です。
上記の電子帳簿の保存方法は、改正電子帳簿保存法により一定の要件が定められています。
改正電子帳簿保存法の主な保存区分は、次の3つです。
電子帳簿等保存とは、改正電子帳簿保存法に基づく制度の1つで、税務関係帳簿書類の電子データの保存を可能にする仕組みです。
一般的には、企業や個人のPCや会計システムなどを使って作成した帳簿や書類などがこれに該当します。
電子帳簿保存で保存できる書類には、次のようなものが挙げられます。
（決算関係書類）
（自己作成書類）
電子帳簿等保存のメリットは、従来の紙媒体の帳簿書類をPCなどでデジタルデータ化して管理することによって、データ検索や分析が容易になること、またデータの保存スペースや保存にかかるさまざまな管理コストを削減できる点にあります。
それ以外にも、デジタルデータの保存により、データの改ざんや紛失、情報漏洩などのリスクを低減することも可能です。
スキャナ保存とは、紙媒体の国税関係書類の書面をスキャナで読み取り、デジタルデータ化して保存することです。
なお、スキャナだけではなく、スマートフォンやデジタルカメラなどで撮影した画像での保存も認められています。
スキャナ保存できる書類には、次のようなものがあります。
（取引先から受領した書類）
スキャナ保存のメリットは、従来の紙媒体の帳簿書類をデジタルデータとして保存することで、必要に応じてデータ検索や抽出が容易にできること、データの保存スペースや管理コストの削減ができる点です。
電子取引とは、ECサイトなどのインターネットを通じて行われる、さまざまな商業取引が該当します。
電子取引で保存できる書類には、次のようなものがあります。
改正電子帳簿保存法では、取引先と電子データでやりとりした書類を紙媒体で保存することが禁止されました。したがって2024年1月1日からは、決められた保存方法に基づいてデータを保存しなければなりません。
ただし、電子取引は元々デジタルデータ化された書類を使って取引先とやりとりをするため、会計システムの導入によって管理や保存を自動化しやすいという特徴があります。
改正電子帳簿等保存は法律に基づく要件であるため、このように適切なデータの保存や管理が求められます。
そのため、法的要件に適応した会計システムを導入し、専門家のアドバイスを受けながら準備を整えることが重要です。
改正電子帳簿保存法では、電子データで保存する際に「真実性」と「可視性」が確保されていなければなりません。
真実性の確保は、保存されたデータが改ざんされないようにするのが目的です。具体的には、以下の要件を満たす必要があります。
一方、可視性の確保は、保存されたデータを検索・表示できるようにするのが目的です。具体的には、以下の要件を満たす必要があります。
ただし、２期前の売上高が5,000万円以下で、税務調査の際に税務職員が質問検査権に基づいて行う「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしていれば、検索要件は原則不要です。それでも保存は必要ですので、一定のルールに基づいて保存をされることをおすすめします。また、せっかく保存したデータが消失することのないよう、一定期間ごとのバックアップも必要です。
電子帳簿の「可視性」は、保存されたデータを検索・表示できるようにするのが目的です。
電子帳簿の可視性が重要な理由は、以下の通りです。
取引年月日、取引金額、取引先名などで検索できるようにすることで、必要な情報を迅速に取得できます。これにより、経理業務の効率化が図れます。
税務調査の際には、税務職員が質問検査権に基づいて行う「ダウンロードの求め」に応じることができるようにする必要があります。可視性が確保されていれば、これらの要求に迅速かつ適切に対応することが可能となります。
保存したデータが消失してしまったということがないよう一定期間ごとのバックアップも必要です。これにより、データ管理の透明性と信頼性が向上します。
電子帳簿の「可視性」を向上させるための効果的な方法は以下の通りです。
取引年月日、取引金額、取引先名などを検索できるようにすることで、必要な情報を迅速に取得できます。
保存されたデータを表示するためのモニターや操作説明書を備え付けることで、データの可視性を確保しましょう。
保存したデータが消失してしまったということがないよう一定期間ごとのバックアップを行いましょう。
税務調査の際には、税務職員が質問検査権に基づいて行う「ダウンロードの求め」に応じることができるようにしましょう。
電子データの規格を統一することで、可視性を高めることも大切です。そこで、以下の点に注意しましょう。
電子帳簿の可視性を向上させるためのポイントとして、以下の点に注意しましょう。
改正電子帳簿保存法により、国税関係帳簿書類のデータ保存が必要となりました。
しかし、データ量が多い場合は、容量の大きなファイル形式を選択する必要があります。また、更新頻度が高い場合は、データの保存方法を工夫することで、データの可視性を確保することができます.
改正電子帳簿保存法により、国税関係帳簿書類のデータ保存が必要となりました。
しかし、データ保護やセキュリティ対策を怠ると、情報漏洩や改ざんなどのリスクが生じる可能性があります。そのため、適切なセキュリティ対策を講じることで、データの可視性を確保することができます。
改正電子帳簿保存法により、国税関係帳簿書類のデータ共有や連携が可能となりました。
しかし、異なるソフトウェアやツールを使用している場合は、データの相互運用性に問題が生じる可能性があります。そのため、共有や連携に必要なソフトウェアやツールを利用することで、データの可視性を確保することができます。
上記のように、各事業者は、2024年1月に猶予期間が終了する改正電子帳簿保存法の施行に合わせた準備が必要です。そこで、信頼できる適切なクラウド会計システムを導入することにより、電子帳簿保存に関する業務の効率化とコスト削減が可能です。
ただし、必要な要件を満たすことができる会計システムを導入しなければ、適切な対処ができず、法律に基づいた罰則が課せられる可能性があります。そこで、会計システムを導入する際は、可視性だけでなくセキュリティやデータ管理などの要件を考慮し、適切な会計システムを選ぶことが重要です。
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