会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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人事給与システムとは、従業員の人事管理と給与計算を効率的に行うためのデジタルツールです。
人事給与システムを活用することで、煩雑な業務を効率化できるだけでなく、正確性の向上やコストの削減、法令を順守しやすくなるといったメリットがあります。
人事管理や給与管理はバックオフィス業務と呼ばれ、企業に必要不可欠でありながらも、売上や利益に直結しにくい業務の1つです。
そのため、人事給与システムを導入して定型業務を自動化し、優秀な人材をコア業務に集中させられる体制作りが重要です。
そこで今回は、人事給与システムの役割と導入するメリット、機能や種類、選び方を徹底解説します。これから人事給与システムの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
人事給与システムとは、企業の人事管理と給与管理をサポートするためのデジタルツールです。
人事管理では、組織内の人事情報である従業員データや組織構造、採用プロセス、人材育成、パフォーマンスの評価などの情報を管理します。
一方、給与管理は、従業員の給与情報や勤怠データ、手当などの情報を管理して給与計算を自動化し、支払い業務を行います。
人事給与システムの導入により、人事と給与に関する情報を一元管理し、正確な判断と計算を効率良く行うことが可能です。また、さまざまな経営コストを削減でき、生産性の向上にも期待できるでしょう。
人事管理や給与管理の業務の中には、法改正への対応や社内制度の見直し等のほかにも、給与計算などの手間がかかる煩雑な定型業務があります。
しかも、これらの業務の多くが直接企業の売上や利益に直結しにくいのが特徴です。
また、人事管理や給与管理業務は、毎日の定型業務から月単位、4半期、半期、年次など、短期から中長期的な業務までさまざまあります。
このような複雑な業務を一元管理し、いつでも必要な情報を抽出できるようにするのが人事給与管理システムです。
例えば、毎日の勤怠管理をシステム化することで、勤怠データをエクセルなどに入力したり、個々に社会保険料や源泉徴収額などを計算したりするといった業務がなくなります。
また、給与明細の発行や給与の振込みなども自動化できるため、経理担当者の人数や経費を大きく削減できるだけでなく、正確性も向上するでしょう。
それ以外にも、人事給与システムを導入することで人事評価の客観性と視認性が高まり、より正確で公正な人事判断を実現することが可能です。
上記のような人事給与システムの特徴により、経費の削減や従業員エンゲージメントの向上、法令遵守といったさまざまな課題を解決でき、企業全体の生産性の向上にも期待ができるでしょう。
それでは次に、人事給与システムを導入することで得られる7つのメリットを解説します。
前述したように、人事管理や給与管理には煩雑な定型業務が多いのが特徴です。
人事給与システムを導入することで、それらの定型業務の多くを自動化できます。
例えば、勤怠管理や給与計算といった業務を自動化すれば、人事や経理担当者の負担を軽減できます。また、書類作成にかかる紙代や印刷のインク代、FAXにかかる通信費など、管理業務にかかるさまざまな経費や人件費も削減可能です。
人事給与システムの導入は近年社会的な問題となっている人材不足の解消にも繋がり、優秀な人材をできるだけ多くコア業務に集中できるというメリットもあります。
人事管理や給与管理業務に人事給与システムを導入することで、起こり得るヒューマンエラーのリスクを低減できます。
例えば、給与計算する際に社会保険料や源泉徴収額を給与額から算出するのも大変な作業であるため、人的な計算ミスを招く要因となるでしょう。また、人事や勤怠のデータを手動で入力する場合に1箇所でもミスがあると、その間違いを探す時間と手間が無駄になります。
このような作業を人事給与システムで自動化すれば、ヒューマンエラーの心配もほとんどなく、大幅に手間と時間を短縮できます。
これまで手作業で行っていた人事管理や給与管理をシステム化することで、業務にかかる時間とコストを大幅に削減することが可能です。
人事管理や給与管理の業務には、定期的に多忙な時期があります。しかし、人事給与システムによって業務を自動化すれば、担当者の残業時間を減らし、人件費の削減にも繋がるでしょう。
人事管理や給与管理にはさまざまな法令が関係しており、比較的頻繁に法改正が行われています。人事や経理の担当者は、このような法改正が実施される度にその内容を理解し、実際の業務に反映しなければなりません。
人事給与システムを導入すれば、システム側で新しい法令に沿った機能に更新してくれるため、担当者が勉強したり、専門家を招いて研修したりする必要もなくなるでしょう。
人事や給与に関する法令に違反すると罰金が課せられる可能性がありますが、人事給与システムを導入することで、担当者の負担を軽減しながら法令の順守も可能です。
人事や給与に関する情報は、企業にとって漏らしてはならない機密情報の1つです。そこで人事管理システムを導入すれば、重要な情報を紙媒体で管理する必要がなくなり、データの紛失や情報漏洩のリスクを軽減できます。
人事給与管理システムの多くがクラウド上で管理されているため、アクセス権を持つ一部の方しか情報を入手できません。そのため、重要情報に対するセキュリティを比較的容易に確保できるのも人事給与システムを導入するメリットと言えるでしょう。
人事給与システムを導入することで、人事情報の管理や分析が自動化されるため、従来よりも容易にできます。また、システムで情報管理や分析を行うことで、人事評価がより公平にできるのも魅力です。
人事評価は、さまざまな人事情報を基に、客観的かつ公平な判断をすることが重要です。しかし、人事担当者がいくら公平に評価をしても、評価される側からの不平や不満が出るケースも多いのではないでしょうか。
人事給与管理システムでは、客観的なデータを基に分析と判断を自動的に行うため、このような従業員の不満を少しでも軽減できるでしょう。
上記のように、人事管理システムを導入することで、人事や経理担当者の負担を軽減できるだけでなく、従業員の公平な評価も可能です。また、人事情報の分析を自動化できるため、個々の従業員のキャリア形成に必要な研修やトレーニングも効果的に提供できるでしょう。
このような取り組みにより、従業員満足度が向上し、職場への定着率や生産性の向上にも期待ができます。従業員満足度が高い企業には、優秀な人材が集まりやすくなるため、社外の投資家などからの評価も高まるでしょう。
このように、人事給与管理システムの導入は、最終的に企業価値の向上にも貢献します。
人事給与システムにはさまざまな機能があります。そこで以下では、人事給与システムの主な機能について解説します。
勤怠管理機能は、従業員の出勤時間や休暇、欠勤、遅刻などの情報を自動的に記録・集計できます。
勤怠管理を自動化することで、ヒューマンエラーをなくし、作業の効率化を実現できます。
給与管理機能は、従業員の基本給、手当、ボーナスなどの給与要素をもとに給与計算を行います。また、所得税や社会保険料、年金などの控除事項を適用し、正確な給与額の算出も可能です。
このデータを基に給与明細を自動で生成し、給与を従業員の銀行口座に振り込むなどの支払い手続きもサポートします。
労務管理機能では、従業員の入社手続きや労働情報の管理、各種保険などの手続きを行います。また、労働基準法や税法などの法令に基づいた労務管理も自動化できます。
人事給与システムの導入によって法令違反をなくすことで、企業の労務管理に関する手間とリスクの軽減にも貢献するでしょう。
人事評価機能では、社員の実績や評価に関するデータの蓄積と管理、分析を行います。
これにより、従業員の評価を公平にできるだけでなく、人材育成や人材配置を効果的かつ適正に実施できるでしょう。
タレントマネジメント機能では、人材の育成や配置を計画的に管理できます。
個々の従業員の能力を公平に管理・分析することで、人材採用から育成、評価を効果的に行い、適正な人材活用を実現可能です。
採用管理機能では、採用活動における応募者情報の管理を行います。これにより、応募者の募集から採用に至るまでのプロセスを一元管理することが可能です。
近年の人材不足によって人材の獲得競争が激化する中では、個々の求職者に配慮したスムーズな採用活動が不可欠です。
自社に必要となる優秀な人材を見つけ、採用するためには、採用管理機能が重要な役割を果たすでしょう。
人事給与システムには、主に次の3つの種類があります。一般的な企業では、クラウド管理システムの導入が最適です。
以下で、クラウドシステムをおすすめする理由と、それぞれの特徴を解説します。
インストール型の人事給与システムは、自社のPC端末にインストールして使用するタイプのソフトウェアです。
自社のPCにインストールすればすぐに使える手軽さがある一方で、購入する際の費用が比較的高めであることや、法律や制度の改正に対応しにくいのがデメリットです。
また、インストールした端末以外では利用できないため、テレワークなどに活用できない点も考慮する必要があるでしょう。
クラウド型の人事給与システムは、一般的な企業に最もおすすめのタイプです。
クラウド型のシステムは、インストール型に比べて初期費用が安い分、ランニングコストがかかります。しかし、税法や税制の改正にもシステム開発会社が自動的に対応してくれるのがメリットです。これにより、法令を順守できるだけでなく、人事や経理担当者の業務負担を軽減できるでしょう。
また、クラウド型のシステムは自社に必要な機能を選んで実装できるのも魅力です。必要な機能を選びカスタマイズすることで、初期費用を抑えられるだけでなく、ランニングコストも削減可能です。
さらに、クラウド型のシステムではインターネット環境とアクセス権さえあれば「いつ」「どこから」でもシステムを利用できるため、人事や経理のテレワークも実現可能です。
また、セキュリティ対策も常に最新のシステムに更新されるため、テレワークなどを安心して実施できます。
オンプレミス型とは、企業が自社の業務や体制に合わせてシステム開発を行うオーダーメイド型のシステムです。また、システム開発だけでなくネットワークサーバーも自社で設置、管理するため、最も費用と時間がかかるタイプとなります。
このような理由から、オンプレミス型の人事給与システムは機密事項を扱う官公庁や大手企業向けのシステムと言えるでしょう。
一般的な企業ではクラウド型のシステムで十分対応可能です。もし疑問のある方は、いつでもスーパーストリームにお気軽にご相談ください。
上記のように、人事給与システムにはさまざまな機能と種類があるため、自社にあったシステムを選ぶことが重要です。
以下では、人事給与システムの選び方と注意点を解説します。
人事給与システムを導入する際は、まずその目的とニーズを明確にした上で、ベンダーやシステム開発会社に相談しましょう。そうすることで、システムと自社業務のミスマッチを予防できます。
ベンダーや開発会社に相談する際には、高い実績のある、信頼できる会社を選ぶことが大切です。
人事給与システムを導入する際は、自社の業務に合わせたカスタマイズができることと、業務拡大などに合わせた拡張性があるかを確認しましょう。
自社業務の拡大や従業員が増えた場合でも、そのまま同じシステムを拡張して使えるかどうかが重要です。
人事給与システムの導入にあたり、システム会社のサポート体制やメンテナンス対応を確認することも重要です。
自社の営業日や運営時間内に適切なサポートやメンテナンスを受けられるかを、しっかりと確認しましょう。
人事情報や給与に関する情報は、企業にとって社外に漏らすことのできない重要な情報です。もしこのような情報漏洩があると、企業の信頼性を落としてしまう可能性があります。
そこで、導入するシステムにどのようなセキュリティー対策が施されているかをしっかりと確認しましょう。
信頼のできるクラウドシステムを導入することで、情報漏洩のリスクを低減できるはずです。
どれだけ信頼できる知名度の高いシステムであっても、必ず自社の業務に合うとは限りません。そこで、本格的な導入の前にトライアルを行い、使いやすさや必要な機能を確認してから契約することも大切です。
その際に、ベンダーやシステム開発会社のサポート体制にも着目し、丁寧な説明が受けられるかも確認しましょう。
人事給与システムを導入する前に、システムにかけられる予算やコストパフォーマンスを検討しましょう。従業員数が少なく、人事管理に大きな労力を必要としない企業では、システム管理が必要でない場合もあります。
人事給与システムを導入すべきかどうかについては、信頼できるベンダーや開発会社に相談してみるのがおすすめです。
人事給与システムを導入する際は、他のシステムとの連携が可能かを確認することも重要です。
例えば、会計システムや経営分析システムとの連携により、より適切な人事配置や人材育成方針が得られるでしょう。また、システム連携により企業組織内のデータを一元管理することで、データの一貫性や効率性を高め、統合的な情報管理と意思決定の基盤を構築することも可能です。
前述したように、人事管理や給与管理においては、労働基準法や税法などの影響を受けやすい特徴があります。そこで、導入するシステムが法改正のタイミングでアップデートされ、新しい法律や制度に対応できるかを確認しましょう。
常に最新の法律や制度に対応するためには、クラウドシステムの導入がおすすめです。
人事給与システムを導入する際は、上記のような特徴だけでなく、自社の成長戦略と照らし合わせて選ぶことも重要です。
これから新しい事業展開や支店を増やす予定がある場合は、できるだけ拡張性の高いシステムの導入をおすすめします。
どのようなシステムが必要かわからない時は、ベンダーやシステム開発会社に相談すると良いでしょう。
人事給与システムだけでなく、企業で新しいシステムを導入する際は、すでに導入している企業のレビューや口コミを確認することが大切です。
レビューを確認する際は、自社に近い規模や業種の会社の導入事例を参考にすると良いでしょう。
このように、人事給与システムの導入によって、自社の人事管理や給与管理の効率化と正確性の向上が可能です。
ただし、人事給与システムにはさまざまな機能と種類があるため、自社に合ったシステムを選んで導入することが重要となります。まずは自社に必要となる人事給与システムの要件や機能を明確にして、どのようなツールが必要かを検討してみましょう。
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