人事管理システムとは？適切な人材配置を実現するための機能や選び方を徹底解説

適切な人材配置は企業の成長に直結する重要な課題です。

本記事では、人事管理システムを活用して最適な人材配置を実現する方法や、その機能、選び方について詳しく解説します。

人事管理の効率化と正確なデータ活用により、企業の競争力を高めるための方法を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

人事管理システムとは？

人事管理システム（HRMS：Human Resource Management System）は、企業の人事業務を効率化・自動化するためのソフトウェアツールです。

このシステムは、従業員の情報管理、給与計算、勤怠管理、採用プロセス、評価・研修管理など、人事に関連する広範な機能を提供します。

人事管理システムの導入により、人事部門の業務負担を軽減し、データの正確性向上、意思決定の迅速化、従業員満足度の向上を実現可能です。

人事管理システムの主な機能

人事管理システムの主な機能として、次のようなものが挙げられます。

• 従業員データ管理
• 給与管理
• 勤怠管理
• 採用管理
• 評価・研修管理

それぞれ解説します。

従業員データ管理

従業員データ管理機能では、従業員の個人情報、職歴、資格、スキル、連絡先情報などを一元管理します。これにより、迅速な情報アクセスが可能となり、正確なデータ維持が可能です。また、従業員の履歴や評価情報も管理するため、人材育成や配置転換の計画にも役立ちます。

給与管理

給与管理機能では、給与計算、税金控除、ボーナス支給、社会保険料の計算などの給与業務を自動化します。これにより、計算ミスを防ぎ、給与支払いプロセスの効率化を実現可能です。また、従業員ごとの給与明細の生成や、支払い履歴の追跡も容易になります。

勤怠管理

勤怠管理機能では、従業員の出勤・退勤記録、休暇申請、残業時間などを一元管理できます。リアルタイムで勤怠状況を把握できるため、勤務時間の正確な管理が可能です。さらに、シフト管理や勤務パターンの分析も行えます。

採用管理

採用管理機能では、求人広告の作成、応募者情報の収集、面接スケジュールの調整、採用決定のプロセスを効率化できます。応募者データベースを活用すれば、適切な候補者の選定サポートを活用することも可能です。また、採用進捗の追跡と、効果的なコミュニケーションも実現できます。

評価・研修管理

評価・研修管理機能では、従業員のパフォーマンス評価や、研修計画の立案と実施を効率化できます。評価記録を一元管理できるため、フィードバックの提供やキャリア開発にも役立つでしょう。

このように、人事管理システムは、従業員のスキルアップを促進し、企業全体の生産性の向上にも貢献します。

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人事管理システムを選ぶ際のポイント5つ

自社に適切なシステムを導入することは、業務の効率化や従業員満足度を向上させる重要な要素です。人事管理システムを選ぶ際は、次の5つの観点に留意する必要があります。

1. 業務ニーズの適合性
2. コスト
3. スケーラビリティ
4. 使いやすさ
5. サポートとメンテナンス

それぞれ解説します。

1.業務ニーズの適合性

人事管理システムを選ぶ際は、まず自社の人事業務プロセスにどれだけ適合するシステムであるかを確認します。特定の機能要件をリストアップし、システムがこれらを満たすかどうかを評価することが重要です。

また、カスタマイズの容易さや、既存のシステムとの連携も考慮しましょう。将来的な業務拡大や変化にも対応できる柔軟性が必要です。

2.コスト

人事管理システムを選ぶ際は、導入費用、ライセンス費用、運用費用、メンテナンス費用などの総コストを評価します。

初期投資だけでなく、長期的なコスト削減効果も考慮することが重要です。

システム導入による業務効率化や生産性向上のメリットを、費用対効果の観点から分析します。

3.スケーラビリティ

人事管理システムを選ぶ際は、企業の成長や人事業務の拡大に対応できるかを検討します。

システムが将来のニーズに合わせて拡張可能であり、新たな機能追加やユーザー増加に柔軟に対応できるかが重要です。

グローバル企業では、多国籍企業や複数拠点での利用を視野に入れたスケーラビリティの確認も、重要な要素です。

4.使いやすさ

人事管理システムを選ぶ際は、システムのユーザーインターフェースが直感的で使いやすいかを確認します。なぜなら、従業員がスムーズに操作できることが生産性向上に直結するからです。

また、導入後のトレーニングの手間が少ないことも重要な要素です。ユーザーエクスペリエンスを向上させるために、デモやトライアルを実施して評価しましょう。

5.サポートとメンテナンス

人事管理システムを選ぶ際は、システムベンダーのサポート体制やメンテナンスの質を評価することが大切です。なぜなら、迅速かつ信頼性の高いサポートが得られるかどうかは、トラブル発生時のリスクを最小限に抑えるための重要な要素となるからです。

また、長期的な関係を築けるベンダーを選ぶことも重要です。そこで、ベンダーの企業規模や実績はもちろん、利用者の評判なども参考にしましょう。

関連記事：クラウド型人事管理システムの機能とメリット、選び方のポイントを解説

人事管理システムを導入するメリット

人事管理システムを導入するメリットには、次のようなものが挙げられます。

1. 業務効率の向上
2. コスト削減
3. 自社リソースの育成とモチベーションの向上
4. 迅速かつ適切な意思決定の実現
5. 法令遵守とコンプライアンスの強化
6. セキュリティ強化

それぞれ解説します。

1.業務効率の向上

人事管理システムの導入により、手作業で行われていたデータ入力や管理業務を自動化することで、プロセス全体の効率を大幅に向上させることが可能です。

これにより、人事担当者の手間と時間を節約し、戦略的な業務に集中させることができます。

特に、給与計算や勤怠管理などの反復作業が迅速かつ正確に行われるため、ミスの削減と迅速な業務処理が実現します。

2.コスト削減

人事管理システムの導入には初期費用が必要ですが、長期的には業務の効率化によるコスト削減効果に期待ができます。

例えば、手作業にかかる時間と人件費の削減に加え、ミスによる再処理コストも低減されるでしょう。

さらに、ペーパーレス化により印刷や保存にかかる費用も削減されるため、全体的な運用コストの削減が可能です。

3.自社リソースの育成とモチベーションの向上

人事管理システムを導入することで、従業員のスキルや資格情報を一元管理できます。

これにより、適切な研修やキャリア開発プログラムを提供できるようになり、従業員の育成を効率化できます。

また、人材評価システムによるフィードバックや目標設定が明確になることで、従業員のモチベーションが向上し、パフォーマンスの向上にも繋がるでしょう。

4.迅速かつ適切な意思決定の実現

人事管理システムの導入により、リアルタイムで従業員データを分析・可視化できるため、迅速で正確な意思決定が可能になります。

データに基づいた経営判断ができることで、組織の戦略的な方向性を明確にし、効果的な人材配置やリソース配分を実現可能です。

5.法令遵守とコンプライアンスの強化

最新の労働法規や税法に対応したシステムにより、法令遵守を確実に行えるようになります。

これにより、コンプライアンス違反のリスクを低減し、企業の信頼性の向上に寄与します。

また、適切なデータ管理と報告機能により、法的要件への対応も容易になるでしょう。

6.セキュリティ強化

人事データは非常に機密性が高いため、セキュリティが重要です。

人事管理システムは最新のセキュリティ技術を駆使し、不正アクセスやデータ漏洩から守ります。

また、アクセス権限の管理により、必要な人だけが必要な情報にアクセスできるようにすることで、データの保護と機密性を確保できます。

人事管理システム導入の成功事例

以下では、人事管理システム導入の成功事例を各業種ごとに解説します。

小売業のケース

ある小売企業では、従業員の効率を向上させるために人事管理システムを導入しました。

このシステムにより、従業員の勤怠管理、評価、トレーニングプログラムの管理が一元化されました。

結果として、従業員のモチベーションが向上し、売上が10%増加しました。

製造業のケース

ある製造企業では、生産ラインの効率化を目指して人事管理システムを導入しました。

このシステムにより、従業員のスキルアップや配置転換がスムーズに行われるようになりました。

また、労働災害の削減にも寄与し、生産性が20%向上しました。

医療機関のケース

ある医療機関では、医療従事者の労働環境を改善するために人事管理システムを導入しました。

このシステムにより、勤怠管理やスキル開発プログラムの管理が効率化されました。

結果として、医療従事者の満足度が向上し、患者満足度も高まりました。

上記以外にも、キヤノンITソリューションズのWebサイトにおいて、さまざまな企業の具体事例を紹介しています。ぜひご参照ください。

人事管理システムの導入は、キヤノンITソリューションズにおまかせ！

キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX 人事管理」システムは、多くの企業に信頼されているツールの一つです。その理由は、豊富な実績と経験はもちろんのこと、高いカスタマイズ能力にあります。

キヤノンITソリューションズでは、企業ごとに異なるニーズに合わせたシステムの設計・構築を行い、既存システムとの統合もスムーズに行います。また、導入後のサポート体制も充実しており、迅速な対応とトラブルシューティングが可能です。

これにより、企業は効率的に人事業務を行い、従業員の満足度と生産性を向上させることができます。さらに、法令遵守やセキュリティ面でも信頼性が高く、安心して利用できる点が大きな強みです。

上記のようなの理由から、「SuperStream-NX」は非常に優れた選択肢となります。

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