会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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企業の運営に欠かすことのできない経理業務は煩雑な業務が多く、入力や計算に1つでもミスがあると、修正や訂正に時間がかかるのが特徴です。また、企業によっては担当者の人数が少ないために、業務がブラックボックス化しやすいといった課題があります。
経理業務には上記のような課題があるにもかかわらず、効率化しにくいという声も聞かれます。なぜなら、経理は会社のお金の流れを把握する機密事項のために、経理担当者と経営者しか経理データの詳しい内容を共有しないケースがあるからです。
ただし、このような経理のブラックボックス化は、不正な会計処理や横領などの行為を生みだす要因の1つとなります。そのため、会計システムを導入し、透明性の高い経理業務を行うことが重要です。
本記事では、経理業務の効率化で実現できる5つの効果と課題を解決する方法5選を解説します。自社の会計業務を効率化し、安全な管理をしたい方は、ぜひ参考にしてください。
企業の運営に欠かすことのできない経理業務を効率化する方法として、今注目されているのがDX（デジタルトランスフォーメーション）化です。DX化とは、IT（デジタル技術）を活用して業務プロセスやビジネスモデルを変革することにあります。
経理業務には煩雑な定型業務が多いため、会計システムを導入し、取り扱う書類のペーパーレス化や印鑑を電子化するなど、定型業務を自動化しながら経理データを社内にいつでも共有できるようにすることが重要です。
このように、会計システムの導入による業務効率の改善や、さまざまなコストの削減に取り組むことは、企業にとって大きなメリットとなります。
下記の資料では、多岐に渡る業務のなかで常にスピード感と質の両軸が求められている経理・財務部門の主な「11の課題」について、どのような対応が必要かを分かりやすく解説します。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
それでは次に、会計システムの導入による経理業務の効率化で実現できる6つの効果について解説します。
経理業務の効率化によって、経理コストの削減が可能です。経理業務にかかる主なコストは、人件費と書類作成にかかる紙と印刷費用があります。
経理業務に会計システムを導入することで、煩雑な定型業務を自動化できるため、経理担当者の人数や残業時間を減らすことができるでしょう。また、会計システムを導入することにより、経理や会計書類をペーパーレス化できるため、企業によっては膨大な紙や印刷にかかる費用、保管場所や郵送にかかるコストなどを削減可能です。
会計システムを導入し、経理業務を効率化することで、人的ミスの削減が可能です。
経理作業を手作業で行うと、入力ミスや計算ミスが生じる可能性が高くなります。経理業務においては、どこか1箇所でも入力や計算ミスがあるとその原因を見つけるのに膨大な時間と手間がかかる可能性があるため、このような小さなミスが大きな障害になりかねません。
会計システムを導入することで、手作業による入力や計算作業を大幅に削減できるため、業務効率の飛躍的な向上に期待できるでしょう。
上記のように、経理業務には煩雑な作業と正確性が求められるため、肉体的にも精神的にも負担が大きい仕事の1つです。
会計システムを導入することは、経理担当者の負担を軽減し、労働環境の改善に繋がります。また、優秀な経理人材をコア業務に投下できれば、企業の業績アップにも繋がるでしょう。
このように、従業員の労働環境の改善によって従業員の満足度が高まることは、企業価値の向上にも繋がり、優秀な人材が集まりやすくなるといった好循環にも期待できます。
経理業務を効率化することにより、自社のコア業務（利益を生み出す基幹業務）のリソースを強化できる可能性があります。
経理部門には簿記などの資格保有者が多く、経理上の数値に基づいたデータ分析ができるなど、他の部門でも活躍できる優秀な人材である可能性があります。
そこで、優秀な経理人材をコア業務に投下することにより、営業成績や収益率の向上に期待できるでしょう。
経理業務を効率よく処理することで、スピーディーな経営判断ができるようになります。
会計システムを導入することで経理業務を自動化し、時間や場所を問わずにデータを確認・分析できる環境を整えられれば、最新の財務や会計に関する情報を元に迅速な経営判断を下せるようになり、よりスピーディーな事業成長と安定した企業運営に役立つでしょう。
会計システムを導入することで、企業の経理や会計データを可視化できるようになるため、業務のブラックボックス（属人）化の防止に役立ちます。
経理業務を手作業で行うと、業務処理がブラックボックス化しやすいというデメリットがあります。ブラックボックス化とは、1人ないし数人の担当者のみが業務に専属で関わる状態です。このような状況下では、不正な会計処理によって、横領や情報漏洩などのトラブルが生じやすくなります。
そこで会計システムを導入し、経理データを社内で共有して管理することが重要です。
下記の資料では、経理・財務部門で日常業務に活用している「Excel」に着目し、会計システムとExcelの併用がもたらす効率的な連携方法のポイントをまとめています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
以下では、経理業務にある5つの課題と解決事例を紹介します。同じような経理業務の課題を抱える企業が多いため、ぜひ参考にしてください。
前述したように、経理には定型業務が多いのが特徴です。そこで会計システムの導入によってできる限りの定型業務を自動化することで、さまざまな課題の解決に期待できるでしょう。
毎月、取引先への振り込み作業が数千件あった企業では、会計システムを導入して消込作業を自動化したことで、経理担当者の人数を増やすことなく事業を拡大でき、しかも人的ミスが大幅に減少しました。また、会計システムの導入により入金作業の約80％近くを自動化できたことでリソースに余裕ができ、今では経理担当者が営業戦略のサポートも行っています。
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経理業務にはある程度の専門知識が必要であるため、少人数の担当者によってブラックボックス化しやすい課題があります。しかし、会計システムを導入することで、経理業務のブラックボックス化を防ぐことが可能です。
会計システムを導入することで、簿記の知識が必要となる仕訳作業や複式簿記に対応した記帳作業が自動化できるため、経理の未経験者でも対応できます。また、会計システムの導入により経理業務についての編集履歴の確認や業務管理ができるようになることから、不正な処理を監視することも可能です。
実際に会計システムを導入して経理情報を各部門で共有したことにより、経理業務のブラックボックス化を解消できただけでなく、従業員が自主的に経費の削減に取り組みだしたという事例も報告されています。
このように、経理情報を見える化することで、従業員のモチベーションの向上にも期待できるでしょう。
経理業務の課題として、制度改正が多い税法や経理案件への対応があります。特に税法の改正においては、経理担当者が自ら調べたり学んだりする必要があるため、業務のブラックボックス化を招く原因のひとつになりがちです。
このような外部要因に対応するためにも、会計システムの導入が効果的です。近年主流となっているクラウド会計システムでは、定期的なシステムのアップデートとともに、さまざまな法改正やルールの変更に自動で対応してくれるケースが多くあります。
特にインボイス制度の導入や人事給与に関する計算は常に最新の情報にアップデートする必要性が予測されます。会計システムを導入することでこう言った計算でよく起こり得る人的ミスを防ぐことにもつながるでしょう。
これまでのエクセル管理に限界を感じていた企業が新しくクラウド会計システムを導入したことで、定期的に国税庁などのWebサイトで最新情報を確認していた作業がなくなり、無駄な時間を削減できるようになりました。
また、令和4年1月1日に施行された電子帳簿保存法の改正にもスムーズに対応でき、更なる業務効率の改善に成功しています。
電子帳簿保存法についての詳しい内容は、下記のコラムをご参照ください。
公認会計士 中田清穂のインボイス制度と電子帳簿保存法の解説講座
経理業務にクラウド会計システムを導入することにより、他の部署との煩雑なやりとりを効率化できます。経理で手間のかかる業務の1つに、各部署の経費精算があります。
経費の精算業務には伝票処理や現金の出納などがあり、非常に手間がかかる作業です。そこで会計システムと連動してキャッシュレス決済を導入することで、現金のやり取りや煩わしい伝票処理を自動化できます。
実際にキャッシュレス決済と会計システムの紐付けで管理を自動化した企業では、経費精算の遅れによる業務遂行の遅延がなくなっただけでなく、精算業務がなくなったことで経理担当者のテレワークを実現できました。
企業にとっても小口現金などを準備する必要がなくなり、キャッシュフローの管理がしやすくなるといったメリットがあります。
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従来の経理業務では、紙媒体によるデータ抽出が主流であったため、書類の管理やデータの共有に時間と手間がかかっていました。
しかし、クラウド会計システムの導入によってデジタル管理を実現すれば、書類の整理や保管を自動化できるだけでなく、場所や時間を問わずデータの抽出や確認作業を可能にできます。
セキュリティの観点を強化すれば、リモートワークやフレックス制など、経理を担当する社員のワークライフバランスの改善にも期待できるでしょう。
また、取引先との発注書や納品書、請求書などの管理が必要な伝票類を同時にまとめて管理できるため、経理業務の作業を大幅に減らすことができるでしょう。
これまで紙媒体で経理を処理していた企業がクラウド会計システムを導入したところ、膨大な伝票類や書類を印刷してまとめたり保管したりする作業が大幅に減りました。
これにより紙代や印刷コストを削減できただけでなく、保管場所だった部屋を整理してオフィスルームを拡大できました。
また、紙の書類からデジタル書類になったことで社内の情報を共有しやすくなり、迅速な経営判断とリアルタイムな指示を実現しています。
下記の資料では、デジタルインボイスを活用するとどのように業務効率化できるのかについて、税理士がわかりやすく解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
このように、煩雑な定型業務の多い経理業務の課題は、クラウド会計システムを導入することで解決できるケースがほとんどです。さらに会計システムを導入することで、経理業務のブラックボックス化の防止や経費の削減、コア業務のリソース強化を実現することも可能です。
また、クラウド会計システムは人事や顧客管理ツールなどとの連携も比較的容易にできるため、自社の業績改善や向上にも大いに貢献するでしょう。
もし、自社にどのようなシステムを導入すべきか分からないときは、信頼のできるシステム会社に問い合わせてみると良いでしょう。あなたの会社にジャストフィットするソリューションが見つかるはずです。
そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」です。
「SuperStream-NX」は、クラウド会計システムとして多くの企業に選ばれています。
高度な機能と操作性を備え、コスト削減や保守・管理業務の負担軽減が可能です。さらに、高いセキュリティと可用性を提供し、ビジネスの成長に応じた柔軟な拡張性も魅力です。
AI-OCRやRPAを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
これらの理由から、「SuperStream-NX」は非常に優れた選択肢となります。
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