会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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経理の仕事は、日々の企業のお金の動きから、経費の精算・管理、月次や年次決算などの重要な機密情報を扱う重要な仕事です。
また、経理業務をアナログ管理している企業では、定型業務が多いために煩雑な作業が多く、業務が属人（ブラックボックス）化しやすいといった特徴があります。
上記のような理由から、企業によっては「経理業務は改善しにくい」と考える方も多いのではないでしょうか。
しかし、現代ではさまざまなクラウド会計システムが活用されており、経理業務の効率化と透明性を同時に実現可能です。
そこで今回は、経理の無駄な作業をなくして合理化するために、経理業務の課題と効率化する方法を解説します。経理業務の効率化をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
企業の経理業務の無駄をなくして効率化するには、必要ではない作業を徹底して排除することが重要です。 経理の無駄な作業の代表的なものには、次の3つがあります。
小口現金とは、日々の業務の中で必要となる、こまごました経費の支払いに使われる現金のことです。小口現金を毎日経理で精算する行為は、経理担当者だけでなく、営業スタッフなどにも大きな負担となります。
小口現金の管理は直接現金を扱う業務であるため、一見すると経理業務の重要な役割の1つと思われがちです。しかし、毎日使った経費をExcelなどで管理して毎月まとめて精算すれば手間が省けますし、そもそも現代ではクレジットカードをはじめ、さまざまなキャッシュレス決済を取り入れることで効率化できます。
キャッシュレス決済を導入すれば、利用明細をデジタル管理できて記帳なども自動化できるだけでなく、経費の計算や精算をする作業がなくなるためおすすめです。
経理業務の中でも、手書き帳簿の作成は、最も手間のかかる無駄な作業の1つと言えるでしょう。
特に法人の場合は「複式簿記」に基づいて記帳作業をしなければならないため、作業量が増える上に、手動でミスなく計算するのも大変です。
そして、最終的に手元の通帳や現金と突合して金額に差異がないかを確認しなければならないため、1箇所でも記帳や計算ミスが起こると訂正するのに多大な時間と手間がかかります。
このような帳簿の作成業務は、クラウド会計システムを導入することで、大幅に作業効率を改善できます。
また、帳簿作成の手間を省けるだけでなく、記帳や計算の正確性も向上するため、経理データの信頼性の向上にも役立つでしょう。
上記のような帳簿への記帳には、仕訳作業などの簿記に関する知識が必要となるため、経理業務の属人化を招きやすい原因となります。
中小企業などの経理人材が少ない職場で業務の属人化が起こると、経理担当者が休みをとるだけで、経理業務がストップする恐れもあります。
このような経理業務の属人化を防ぐためには、クラウド会計システムの導入がおすすめです。
クラウド会計システムを活用すれば、仕訳や記帳の作業が自動化されるため、簿記の知識がなくても使用できます。
また、クラウド会計システムには複数の人材が同時にアクセスできるため、経理業務の透明性の確保を同時にできるためおすすめです。
このように、クラウド会計システムを導入することで、さまざまな業務を効率化できるだけでなく、最新のセキュリティシステムによる機密データの保全にも役立ちます。
下記の資料では、経理・財務部門で日常業務に活用している「Excel」に着目し、会計システムとExcelの併用がもたらす効率的な連携方法のポイントをまとめています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
上記のように、クラウド会計システムを導入するだけで、経理業務の大幅な効率化を実現可能です。しかし、企業によっては「経理の効率化が難しい」という課題を抱えているケースも少なくありません。
そこで以下では、経理を効率化できない企業にある3つの課題と解決法を解説します。
経理を効率化できない企業には、いわゆる「老舗」のような古い会社が多いです。
このような会社では、お金を扱う経理業務は「会社の要」なので、信頼できる古い社員に任せきりといったケースも少なくありません。
確かに会社が長く続くことは素晴らしいことですが、現代の企業運営に業務の効率化は欠かせません。
また、現代では、ほとんどの会社で現金を直接やりとりすることが少なくなっているため、パソコンを使って数字を管理するだけで経理業務を遂行できるケースがほとんどです。
そこで、まずは自社の経理業務を体系的に見直し、効率化できる業務とできない業務を明確にしてみましょう。
どのようにすれば良いかわからない場合は、システム会社や税理士などの専門家に相談するのがおすすめです。自社の状況に合わせた、適切な会計管理のやり方をアドバイスしてくれるでしょう。
上記のような会社の古い体質を改善しようとすると、必ず起こるのが「従業員からの反発」です。
特にPCなどのデジタルツールに慣れていない従業員が経理を担当している会社では、デジタル管理という言葉だけでも拒絶反応を示すかもしれません。
もし、自社の経理業務をこのような従業員が属人的に行っている場合には、時間をかけて教育するか人材の配置転換を行う必要があるかもしれません。
ただし、まずは経理業務の効率化によって得られるメリットを具体的に説明し、経理担当者にどのような利益があるかを理解してもらうことが大切です。
会社の会計業務の効率化を進めるにあたっては、リーダーシップを取る人材が必要です。
しかし、部門のリーダーを育成するのは時間がかかりますし、新しく人材を採用する場合でも業務のミスマッチといったリスクがあります。
そこで、経理業務を合理的に効率化できるクラウド会計システムを導入し、システム会社や税理士などの専門家に相談するのがおすすめです。
専門家に相談することで、必要な知識やスキルを効率よく学ぶことができ、必要なコストを削減できるようにアドバイスしてくれるでしょう。
下記の資料では、多岐に渡る業務のなかで常にスピード感と質の両軸が求められている経理・財務部門の主な「11の課題」について、どのような対応が必要かを分かりやすく解説します。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
経理業務の効率化は、多くの企業で進められている課題の1つですが、クラウド会計システムの導入によって比較的容易に実現可能です。
以下では、経理業務を効率化する方法とともに、重要なポイントを解説します。
前述したように、会計業務の効率化には、クラウド会計システムを使用したシステム管理が欠かせません。
現在は、インターネットを通じて会計処理を行うことができるクラウド会計システムが主流となっているため、税法や会計基準の変更にも柔軟に対応できて安心です。
クラウド会計システムを導入する際は、導入時の使い方から運用方法までをしっかりサポートしてくれる、信頼できるシステム会社を選ぶようにしましょう。
導入を決める際は、できるだけ複数の見積もりとシステムを比較・検討し、自社の業務に最適なシステムを選択することが重要です。
クラウド会計システムを導入したら、小口現金などの現金管理をなくして、できるだけキャッシュレス決済を利用するようにしましょう。
クラウド会計システムを導入すれば、キャッシュレス決済のデータを紐づけて、自動で帳簿を管理できる機能も利用できます。
現金管理をやめることで、日々の業務を効率化できるだけでなく、経理業務の人的ミスや不正行為なども未然に防ぐことが可能です。
経理業務の効率化では、外部の専門家の活用をおすすめします。
企業の経理を外部に任せることに抵抗がある方は、普段からお付き合いのある税理士などに相談することも可能です。
外部の専門家に相談する理由は、業務効率が悪く、ボトルネックとなっている業務がないかを第三者の視点から確認するためです。自社の業務改善は、内部の人材で行うことが難しく、意外なところに大きな無駄があるケースも少なくありません。
このように、業務の効率化を進める際は、外部人材の活用が必須と言えます。
また、クラウド会計システムを導入することで、これまで気づかなかった他部門の業務の効率化や合理化を実現できるケースもあります。
経理業務にクラウド会計システムを導入することで、いつでも財務データの分析と抽出が可能となるため、経理の可視化と属人化を解消できます。
経理業務の長期的な属人化が続くと、不正な会計処理が行われたり、横領などの犯罪行為に繋がるケースもあります。
このようなリスクを避けるためにも、会計業務の効率化とともに、属人化を解消することが重要です。
近年は、多くの企業がクラウド会計システムを導入しています。そのため、さまざまな企業に適応する機能が用意されているため、自社にあった機能を選んで利用可能です。
もし、自社の会計業務が特殊であることを理由にクラウド会計システムの導入を躊躇している方は、お気軽にシステム会社に問い合わせてみましょう。きっと貴社にピッタリのソリューションを提供してくれます。
ただし、システム会社は大手からベンチャーまでさまざまあるため、信頼のできる会社を選ぶことが重要です。
下記の資料では、累計10,345社以上が導入している「経理部・人事部ファースト」の思想に基づいて開発された、圧倒的な使いやすさを実現している「SuperStream-NX Cloud」について解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
経理の無駄をなくす方法のまとめ
このように、経理業務の無駄をなくし、効率化することで、企業にとって多くのメリットがあります。
経理業務に携わる人材はもともと数字に強いため、定型業務から解放されることで、会社のさまざまな経費の削減や経営の合理化に貢献してくれるでしょう。
経理の効率化とは、決して経理の人材を減らすためや、人材の整理を行うためのものではありません。経理を効率化進めることで、社内リソースの最適化を実施し、企業の収益や経営効率を最大化することが目的です。
専門家に相談しながら自社の経理業務の見直しを行い、最適なクラウド会計システムを導入しましょう。
そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」です。
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AI-OCRやRPAを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
これらの理由から、「SuperStream-NX」は非常に優れた選択肢となります。
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