会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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近年は、退職希望者が退職代行サービスを利用するケースが増えているため、企業側もどのように対応すべきかを考える必要があります。なぜなら、従業員が退職代行サービスを利用することで企業と従業員の間の直接的なコミュニケーションが失われ、場合によっては企業の人事管理にも影響を及ぼす可能性があるからです。
もし、退職希望者が退職代行サービスを利用した場合は、企業側でも適切な対応方法を理解し、円滑な退職処理を行うことが重要です。また、交渉の可否や注意点を把握することも、トラブルを避けるためには欠かすことのできない要素と言えるでしょう。
そこで今回は、企業の人事や労務を担当する方を対象に、退職代行への適切な対応方法と流れ、交渉の可否や注意点などを徹底解説します。退職代行サービスから連絡を受けた場合はもちろん、事前に準備をしておきたいとお考えの方も、ぜひ参考にしてください。
退職代行とは、従業員に代わって企業に退職意思を伝え、手続きを行うサービスです。
退職代行業者が提供するサービス内容は、運営企業によってサービス内容は異なりますが、主に以下の範囲となっています。
退職の意思伝達のみ行うものとは、退職希望者の意思を代行業者が会社に伝えるだけのサービスを指します。
弁護士が代理人となるものとは、弁護士が必要な書類の受け渡しや退職日、有給休暇などの交渉を行うサービスを指します。
近年は、人材の流動化が進んでいることや、退職代行がメディアで取り上げられることが多くなったことで急速に認知度が高まっており、退職代行を専門とする業者が増えている状況です。ただ、退職希望者が退職代行を利用するケースでは、従業員が何らかの理由で退職を言い出せない状況にあることが多いため、もし退職代行サービスから連絡が来たときは「自社内に労働問題がある」という可能性も視野に入れ、慎重かつ適切な対応を取る必要があると言えるでしょう。
退職代行業者は、主に次の3つのタイプに分類できます。
弁護士が委任契約に基づき、本人を代理して退職代行業務を行うケースです。
弁護士の場合は、法的な配慮をしつつ、交渉を含めた対応をしてくれるため、会社側にもメリットがあります。
合同労働組合が退職代行を行う場合は、従業員が加入している合同労働組合を通じて退職の意思が表示されるケースもあります。
弁護士資格を持たない一般企業が、本人から依頼を受けて退職代行業務を行うケースです。
退職条件の交渉はできませんが、利用料金が低額なことから増加傾向にあります。ただし、適切な業者であるかを確認する必要があります。
退職代行は、労働者にとって心理的負担を軽減し、円満な退職をサポートする有用なサービスと言えるでしょう。そのため、企業においては適切な対応を心掛け、円滑な退職手続きを進めることが重要です。
退職代行サービスが企業に連絡してきた場合には、適切な対応を取るために、以下の流れと手順を考慮してください。
退職代行業者が適切な資格を持っているかを確認します。
退職代行業者は、退職の意思を伝えるだけでなく、退職金や条件交渉などの交渉を行うことがあります。この場合、弁護士資格を持たない業者が交渉を行うと、非弁行為に該当する可能性が高いです。
弁護士資格を持たない業者が違法に退職代行を行っている場合もあるため、まずは退職代行業者のホームページやクチコミをチェックして、信頼性を確認しましょう。
退職代行を利用しているのが本人からの依頼であることを確認します。
社員証や健康保険証のコピー、委任状を取得して、本人確認を行いましょう。
雇用期間が契約で定められている場合、一方的な退職はできません。
そこで、雇用形態を確認し、やむを得ない事情があるかどうかを判断します。
退職届の受理を行います。退職届の提出時に本人確認を再度行いましょう。
また、貸与品（制服など）があれば返却を依頼します。
退職代行サービスは、労働者が使用者に対して退職の意思を伝える際、第三者がその伝達を代行するサービスです。
労働者が退職しようとする場合には、退職の意思を伝えるのが面倒であることや、未払い残業代の請求などを併せて依頼したいといった理由で退職代行サービスを利用することがあります。
以下は、退職代行サービスとの関わり方についての詳細です。
退職代行業者は、弁護士、労働組合、一般企業などが運営しています。
運営主体によって提供できるサービスの内容が異なるため、確認が必要です。
弁護士は、依頼者の代わりに交渉することが可能です。
労働者本人からの依頼であることを確認し、委任状を示すように求めましょう。
労働組合は、組合員の代わりに交渉することができます。
退職希望者が労働組合に加入していることの証明を求めましょう。
一般企業が運営する退職代行業者から連絡があった場合は、弁護士法72条に違反する行為には加担できない旨を伝えましょう。
なお、弁護士以外の者が報酬を得る目的で法律事務を取り扱うことは禁止されています。
退職代行業者を通じて退職の意思を伝えられた場合、まず労働者本人からの依頼であることと、退職に関する手続きやルールを確認しましょう。
退職を拒否できない場合であれば、退職代行業者に対して退職手続きなどを速やかに案内し、欠員については他の労働者の配置転換によってカバーします。
くれぐれも、退職代行に対する適切な対応を心掛けてください。
退職代行を使われた際の会社側の対応方法や注意点について、以下のポイントを押さえておくことが重要です。
退職代行業者が非弁行為を行っていないか確認しましょう。弁護士資格が必要な交渉を行っている場合、違法な業者とのやり取りは避けるべきです。
退職希望者が本当に退職を希望しているのか確認しましょう。
退職希望者が退職代行を利用している場合は本人と直接連絡を取るのは難しいため、社員証や健康保険証のコピー、委任状を出してもらうなど、本人からの依頼であることを確認した上で退職手続きを進めてください。
退職代行を使われた際、迅速に対応を終わらせて悪い噂が立たないようにしましょう。
退職希望者に有給休暇が残っている場合、消化させるように促しましょう。有給休暇は法律で定められた権利であるため、企業側が違法な行為を行わないようにすることが大切です。
退職代行業者による非弁行為があった場合は、交渉を無視する、弁護士に相談する、法的措置を検討するなどの対処法を検討しましょう。
退職代行を使われた場合には、これらのポイントを考慮しながら適切に対応することが重要です。
退職代行に対して適切な対応を取ることは、企業側にとって重要です。
以下ではまず、退職代行業者から連絡を受けた際の適切な対応方法を解説します。
退職代行業者が違法な行為を行っていないか確認します。
弁護士が提出する委任状等で退職希望者本人から委任を受けていることを確認しましょう。
退職代行業者と連携して、適切な退職日を決定します。
退職代行業者からの連絡に対して、回答書を作成します。
退職手続きに必要な書類を適切に記載しましょう。
退職代行業者と連携して、退職手続きを進めます。
離職票・源泉徴収票の発行や保険の資格喪失手続きなどを行います。
退職代行業者からの連絡は、会社内に潜在的な労働問題がある可能性を示唆しています。
慎重に対応し、労使対立を避けましょう。
次に、企業がしてはいけない間違った対応事例を紹介します。
企業は、退職代行サービスを利用する従業員に対して、退職を認めないという圧力をかけてはいけません。これは労働者の権利を侵害する行為であり、労働基準法に違反する可能性があります。
退職は労働者の権利であり、適切な手続きを経て退職の意思が伝えられた場合、それを尊重する必要があります。
退職代行サービスを通じて退職の意思が伝えられた後、企業が損害賠償を請求することは、一般的には許されません。なぜなら、退職によって企業が損害を受けたとしても、それは通常のビジネスリスクと見なされるからです。
特別な事情がない限り、企業側が退職者に対して損害賠償を求めることはできません。
退職代行サービスを利用する従業員に対して、企業が直接連絡を取ることは避けるべきです。退職代行サービスが介在している場合、そのサービスを通じてコミュニケーションを取るようにしましょう。
退職者と直接連絡を取ることは、退職代行サービスの意図を無視する行為となり、トラブルの原因となる可能性があります。
上記のように、退職代行業者から連絡があった場合には、会社側に慎重な対応が必要です。適切な対応を心掛けて、労働問題を円滑に解決しましょう。
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