日本の会計・人事を変える。”もっとやさしく””もっと便利に”企業のバックオフィスを最適化。
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企業の成長を支える経理業務は、正確性と効率性が求められます。しかし、従来の会計システムでは、人手による作業が多いためにミスが発生しやすく、時間的な負担も大きいはずです。
そこで、本記事では、クラウド会計システムの導入により、経理業務がどのように効率化されるのか、そのメリットや選び方、導入のポイントについて詳しく解説します。
経理業務の効率化や抜本的な改革をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
クラウド会計システムは、インターネットを通じてクラウドサーバー上で会計データや財務情報を管理・処理する会計ソフトウェアです。
従来のオンプレミス（社内サーバー）やインストール型ソフトウェアとは異なり、クラウド会計システムはインターネット接続があれば、いつでもどこでもアクセスが可能です。
クラウド上に全てのデータが集約・保管されるため、インターネットにつながる環境さえあれば、いつでもどこでも操作が可能です。加えて、同時に複数人で利用できたり、情報の共有・連携が容易に行えたりするなど多くの利点があります。
この利点は、特にリモートワークやモバイルワークを行う企業にとって大きなメリットとなります。
累計10,345社以上が導入し、高度な技術力で快適な操作性を提供しているSuperStream-NXは、”経理部・人事部ファースト”という思想を元に開発され、圧倒的な使いやすさを実現しています。製品の詳細はダウンロードPDFにてご覧いただけますので、ぜひ下記の資料をダウンロードしてご一読ください。
会計システムには、外部のクラウドサーバーを利用するシステム以外に、オンプレミス型やインストール型などの種類があります。
以下で、それぞれの特徴を一覧表を使って比較します。
|
特徴 |
クラウド会計システム |
オンプレミス会計システム |
インストール型会計システム |
|
インフラ |
クラウドサーバー |
オフィス内サーバー |
ユーザーのPCにインストール |
|
アクセス方法 |
インターネット |
オフィス内ネットワーク |
インターネットまたはLAN |
|
コスト |
月額料金 |
初期費用＋維持費用 |
初期費用＋アップデート費用 |
|
メンテナンス |
プロバイダが行う |
IT部門が行う |
ユーザーが行う |
|
スケーラビリティ （拡張性） |
高い |
中程度 |
低い |
|
セキュリティ |
プロバイダが管理 |
IT部門が管理 |
ユーザーが管理 |
|
データのバックアップ |
自動 |
自動または手動 |
自動または手動 |
|
アップデート |
自動で定期的に行われる |
非定期的に自社で行う |
非定期的に自社で行う |
以下で、それぞれの特徴を解説します。
クラウド会計システムは、インターネットを通じて外部のクラウドサーバーにアクセスし、会計業務を行うシステムです。
月額料金で利用でき、プロバイダがメンテナンスやセキュリティを管理します。スケーラビリティが高く、データのバックアップも自動で行われるのが特徴です。
関連記事：クラウド会計システムの種類と機能、メリット・デメリットや導入ポイントを解説
オンプレミス会計システムは、オフィス内のサーバーにインストールされ、オフィス内ネットワークを通じてアクセスします。
初期費用がかかりますが、維持費用は比較的安価です。自社のIT部門がメンテナンスとセキュリティを管理します。
インストール型会計システムは、ユーザーのPCに直接インストールされ、インターネットまたはLANを通じてアクセスするのが特徴です。以前は一般的なシステムでしたが、拡張性が低いために大手企業では使いにくく、主に個人事業主が利用するシステムと言えるでしょう。
上記のような特徴から、どのタイプが最適かは、企業の規模やニーズによって異なります。クラウド会計システムはスケーラビリティとメンテナンスの手軽さが魅力ですが、オンプレミスやインストール型はデータの管理やセキュリティに自由度が高いのが特徴です。
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クラウド会計システムを選ぶメリットは、主に次の5つが挙げられます。
それぞれ解説します。
クラウド会計システムは初期費用が低く、サーバーやハードウェアの購入が不要です。月額料金で利用できるため、コスト管理が容易になります。さらに、メンテナンスやアップデートはプロバイダが行うため、IT部門の負担も軽減されるでしょう。
このように、オンプレミスシステムと比較して、長期的なコストの削減に期待ができます。
クラウド会計システムはインターネット接続があれば、どこからでもアクセスできます。これにより、リアルタイムで財務データを確認でき、迅速な意思決定が可能です。
リモートワークや出張中でもスムーズに業務を進めることができ、チーム全体の生産性が向上します。
クラウド会計システムはプロバイダが定期的にアップデートを行います。これにより、最新の機能やセキュリティ対策が常に適用され、ユーザー側での手間が省けます。システムのダウンタイムも最小限に抑えられ、業務の連続性が確保されます。
クラウドプロバイダは高度なセキュリティ対策を講じており、データの保護が徹底されています。データの暗号化や多層的な防御システムにより、不正アクセスやデータ漏洩のリスクが低減します。自社でセキュリティ対策を講じるよりも、専門家による管理が信頼できます。
クラウド会計システムは企業の成長に合わせて柔軟に拡張することが可能です。新しい機能の追加やユーザー数の増加に対応できるため、ビジネスの変化に迅速に対応できます。リソースの追加も容易で、必要に応じてシステムをアップグレードできます。
その他にも、人事・給与システムとの連携により、経理や人事担当者の負担を軽くすることが期待できます。
下記の資料では、経理・財務部門が日常利用する会計システムの刷新タイミングと、刷新時のステップとポイントを押さえつつ、「SuperStream-NX」を活用した際のメリットを具体的に解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひご参照ください。
一方で、クラウド会計システムには、以下のようなデメリットがあります。
それぞれ解説します。
クラウド会計システムの利用には、インターネット接続が必須です。そのため、オフィスやリモートワーク中にインターネットが利用できない場合、システムへのアクセスが制限されます。
特に、通信速度や安定性に問題がある地域では、システムの利用が困難になることがあるかもしれません。また、インターネットサービスのダウンタイムや障害が発生した場合、業務が一時的に停止するリスクもあります。
このように、クラウド会計システムを利用する際は、信頼性の高いインターネット環境を確保することが重要です。
クラウド会計システムはインターネットを利用したサービスであり、サービスによってはIDとパスワードがあれば人を選ばずにサービス内の情報を閲覧・編集できる可能性があります。そのためどうしてもハッキングや不正アクセスなどのリスクが生じてしまうため、クラウド会計システムを選ぶ際はセキュリティ対策を強化したサービスを選ぶことをお勧めします。
セキュリティ対策が強化されているクラウド会計サービスの特徴は以下のようなものです。
クラウド会計システムを選ぶ際には上記のようなセキュリティ対策が強化されているサービスを選ぶのはもちろん、会社ごとに対策すべき項目・リスクを洗い出した上でマッチしやすいサービスを選択しましょう。
コストが継続的にかかることもクラウド会計システムのデメリットといえます。
クラウド会計システムの支払いは、月額または年額が一般的です。
クラウド会計システムの標準的なプランの月額は、利用する会社の規模によりますが、大企業では十数万円〜数十万円程度かかります。
ただ、クラウド会計システムは常に最新情報に更新されたシステムを利用できるため、法改正などに安心して対応でき、更新作業も不要なことがメリットです。
上記を踏まえ、自社に合ったシステムを導入することが重要です。また、クラウド会計システムでは1ヵ月から数ヶ月の無料お試し期間がついているものもあるため、金額面だけで決めるのではなく、実際に触れてみて操作性や使い勝手を知った上で判断するのが良いでしょう。
生産性の向上は業界・業種を問わず大きな課題の一つとなっています。この課題に対して、多くの部署では「クラウド化」や「ペーパーレス化」、「自動化」を取り入れる動きがみられ、経理・財務部門も例外ではありません。下記の資料では、経理・財務部門で日常業務において活用している、Excelに関する業務に着目し、会計システムとExcelの併用がもたらす効率的な働き方についてポイントをまとめました。無料でダウンロードできますので、ぜひご一読ください。
クラウド会計システムを導入するにあたり、失敗しないための主なポイントを以下で紹介します。
それぞれ解説します。
クラウド会計システムを導入する際は、既存の勤怠管理システムや、顧客管理システムなどとの連携は非常に重要です。これらのシステムとのデータ連携がスムーズに行えないと、二重入力やデータの不一致が発生し、業務効率が低下してしまう可能性があります。
導入前に、どのシステムと連携させる必要があるのかを明確にし、クラウド会計システムがそれらのシステムと連携可能かどうかを事前に確認しましょう。また、連携方法についても、ベンダーにしっかりと確認しておくことが大切です。
新しいシステムの導入は、従業員にとって大きな変化をもたらします。そのため、スムーズな移行と業務効率化のためには、従業員への丁寧な教育が不可欠です。
操作方法だけでなく、なぜ新しいシステムを導入するのか、どのようなメリットがあるのかなどを、従業員全員に周知徹底しましょう。また、導入後も、疑問点やトラブルに対応できる体制を整えておくことが重要です。
既存の会計システムからクラウド会計システムへのデータ移行は、慎重に行う必要があります。データ移行のミスは、業務に大きな支障をきたす可能性があるため、十分な検証を行いながら進めることが大切です。
データ移行の際には、以下の点に注意しましょう。
クラウド会計システムは、企業の重要な財務データを扱うため、セキュリティ対策は非常に重要です。
導入するクラウド会計システムのセキュリティ対策が十分かどうか、ベンダーに確認しましょう。また、従業員に対しても、パスワード管理や情報漏洩防止に関する教育を行う必要があります。
さらに、定期的なセキュリティパッチの適用や、不正アクセス対策なども行うことが大切です。
上記のように、クラウド会計システムの導入は企業の業務効率化に大きく貢献しますが、成功させるためには事前の準備が重要です。上記4つのポイントをしっかりと押さえ、スムーズな導入を進めましょう。
A1.以下の3つを基準にするとよいでしょう。
実際に使ってみて初めて操作の良し悪しがわかるようになるので、導入時は基本的なプランから使い始めるのがよいでしょう。
A2.上場企業や大企業向けのクラウド会計システムの月額相場は、利用する機能や人数、サポート内容によって十数万円〜数十万円程度（月額）が目安となります。
また、業種や業態によってさまざまなプランがあるため、自社にどのプランが適しているのかを確認しましょう。
A3.あくまでも目安としてですが、個人事業主や中小企業であれば1〜3ヶ月、大企業であれば3ヶ月以上の期間を見込んだ方がよいでしょう。
導入までには複数回の打ち合わせ、社内業務フローの洗い出し、デモンストレーション、既存データの移行、実証テスト、システムの調整、従業員への周知など多くの工程と時間が予想以上に必要となります。そのため、導入期間は長めに見積もっておき、早めの準備を心がけた方が安心といえます。
このように、クラウド会計システムを適切に導入し、運用できるようになれば、従業員の業務負担の軽減や生産性の向上、スピーディーな経営判断の実施など、企業の成長にとって大きなプラスとなります。
そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」です。
SuperStream-NXは、最新の法律や会計基準に対応しており、常に適切な会計処理が可能です。また、AI-OCR技術を活用して業務効率を大幅に向上させたり、クラウド対応によるテレワーク環境の実現にも寄与します。
これらの特長により、経理部門の負担を軽減し、業務のデジタルトランスフォーメーションを推進します。
そこでもし、自社に必要なシステムの種類や選び方がわからない場合には、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。
