会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
企業の会計担当者のなかには、このような疑問をお持ちになる方もいるのではないでしょうか？
会計システムにはさまざまな機能と種類があるため、それぞれの企業に合わせて必要な要素を組み合わせて導入することが重要です。
そこで本記事では、クラウド会計システムの導入を検討されている方に向けて、クラウド会計システムの機能や種類、メリット・デメリット、導入ポイントなどをわかりやすく解説します。
これからクラウド会計システムの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
クラウド会計システムとは、インターネット経由で会計処理を行えるシステムです。
クラウド上に全てのデータが集約・保管されるため、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもシステムにアクセス可能です。加えて、同時に複数人で利用できたり、情報の共有や連携が容易に行えたりするなど、多くの利点があります。
その他にも、自社内にサーバーを設置して管理する「オンプレミス型」や、パソコンなど特定の端末にソフトウェアを導入してネットワーク環境に依存せずに利用する「インストール型」が存在します。
それぞれの違いを以下の表にまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
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特徴 |
クラウド会計システム |
オンプレミス会計システム |
インストール型会計システム |
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インフラ |
クラウドサーバー |
オフィス内サーバー |
ユーザーのPCにインストール |
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アクセス方法 |
インターネット |
オフィス内ネットワーク |
インターネットまたはLAN |
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コスト |
月額料金 |
初期費用＋維持費用 |
初期費用＋アップデート費用 |
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メンテナンス |
プロバイダが行う |
IT部門が行う |
ユーザーが行う |
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スケーラビリティ （拡張性） |
高い |
中程度 |
低い |
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セキュリティ |
プロバイダが管理 |
IT部門が管理 |
ユーザーが管理 |
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データのバックアップ |
自動 |
自動または手動 |
自動または手動 |
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アップデート |
自動で定期的に行われる |
非定期的に自社で行う |
非定期的に自社で行う |
関連記事：クラウド会計システムの基礎知識｜主な機能やメリット、選び方を徹底解説
企業会計には、大きく分けて財務会計と管理会計の2つがあり、それぞれに「財務会計システム」と「管理会計システム」があります。また、支払業務に対応するための「債務・支払管理システム」と、入金業務を管理する「債権管理システム」があり、これらの総称として「会計システム」という名称が使われる場合があります。
以下では、それぞれの会計システムの役割を解説しますので、ぜひ参考にしてください。
財務会計とは、社外の利害関係者に向けて公開する、会計情報を管理するための業務です。そのため、財務会計では期間ごとや他社との比較ができる統一規格の決算書を作成する必要があります。
そこで財務会計システムを導入し、適切な会計処理を行うことが重要です。
財務会計システムは、企業の経営状態を可視化するために、伝票入力や帳簿の作成、決算書や財務諸表の作成業務を自動化できます。
また、クラウド型の会計システムを導入することで、各種法令の改正や制度変更にも自動で対応可能です。
管理会計とは、社内で経営状況を把握するために会計情報を管理する業務です。
管理会計では、各支社や支店、地域、部門ごとに会計データを管理します。そして、これらの詳細なデータを基に経営分析や経営判断を行うため、常に最新の会計データをリアルタイムに収集し、抽出できる会計システムの導入が欠かせません。
このように、管理会計システムは社内に向けた会計データの作成と共有に役立ちますが、結果として社外の利害関係者への信頼度の強化にも貢献します。
支払管理システムとは、請求書をはじめ、仕入先に対する債務の計上および支払処理などを包括的に管理し、債務残高を管理できるシステムです。一方、経費精算管理システムは、従業員の経費・仮払を精算するシステムを指します。
日々の事業運営では、複数の取引先への買掛金や支払手形などの債務処理が発生します。支払日の間違いや遅延は自社の信用を落とすことに繋がるため、毎月非常に煩雑な作業が経理業務のボトルネックとなっているケースが多く見られます。また、従業員が日頃活動する中で必要となる小口現金などの精算業務も、経理業務を煩雑にする要因の1つといえるでしょう。
このような定型業務を効率化し、ほとんどの作業を自動化できるのが「支払管理・経費精算管理システム」です。支払管理・経費精算管理システムを導入することで、さまざまな支払いや精算業務を、滞りなく最小限のリソースで効率よく管理できます。
企業には、債務とは逆に債権を管理する業務（支払いを受ける管理業務）もあります。このような債権管理にクラウドシステムを採用することで、会社の収入と支出を同時に管理できます。
債権管理システムを導入することで、債権計上から入金入力、入金予定データと入金データとを突き合わせた消込処理までの一連の債権管理・入金業務が可能です。また、債権の計上から回収までの包括的な管理ができるため、得意先ごとの細かな債権残高の管理も容易にできるでしょう。
関連記事：会計システムの機能一覧｜導入すべき機能と選び方、メリットを解説
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それでは次に、各会計システムの主な機能について解説します。まずはじめに、財務会計システムの主な6つの機能を解説します。
伝票入力機能は、企業の日々の取引を記録するための基本的な機能です。これにより、現金の出入りや売上、仕入れなどの取引情報を正確に入力し、管理することができます。
多くのシステムでは、入力補助機能やテンプレートが用意されており、入力ミスを防ぎ、効率的に作業を進めることができます。
自動仕訳機能は、取引データを基に自動的に仕訳を行う機能です。これにより、手動で仕訳を行う手間が省け、正確性が向上します。
例えば、銀行取引データを取り込んで自動的に仕訳を生成することが可能です。これにより、経理担当者の負担が軽減されます。
帳簿の作成と抽出機能は、現金出納帳や総勘定元帳などの帳簿を自動的に作成し、必要な情報を抽出する機能です。これにより、日々の取引データを基に帳簿を迅速かつ正確に作成することができます。
また、特定の期間や条件に基づいて必要なデータを抽出し、いつでも分析することも可能です。
決算書や財務諸表の作成機能は、企業の財務状況を示すための重要な機能です。損益計算書や貸借対照表などの財務諸表を自動的に作成し、最新の会計基準に準拠したフォーマットで提供します。これにより、決算業務が効率化され、正確な財務情報を迅速に提供することが可能です。
データ連携機能は、他のシステムやデータソースと連携してデータを取り込む機能です。例えば、銀行口座やクレジットカードの取引データを自動的に取り込み、仕訳や帳簿に反映させることができます。これにより、手動でのデータ入力が不要となり、効率的なデータ管理が可能です。
固定資産管理機能は、企業の固定資産を管理するための機能です。資産ごとに償却期間や償却方法を設定し、減価償却費を自動的に計算します。これにより、固定資産の管理が効率化され、正確な財務諸表の作成に寄与します。
関連記事：企業会計とは？税務会計や財務会計、管理会計との違いや目的を解説
財務会計システムには、主に次の4つの機能があります。
予実管理機能は、企業が設定した予算（予）と実際の実績（実）を比較し、その差異を分析するための機能です。これにより、計画と実績のズレを数値化して把握し、目標の達成状況や課題を明確にすることができます。
予実管理機能を活用することで、経営陣は迅速に対応策を講じることができ、経営の効率化を図ることができます。
経費管理機能は、企業の経費を効率的に管理するための機能です。これには、経費の申請・承認プロセスの自動化、経費の分類・集計、経費レポートの作成などが含まれます。
経費管理機能を利用することで、経費の透明性が向上し、不正や無駄遣いを防止することができます。
また、経費データをリアルタイムで把握することで、経営陣はコスト削減のための適切な意思決定を行うことが可能です。
経営分析機能は、企業の経営状況を多角的に分析するための機能です。これには、売上分析、利益分析、コスト分析、部門別業績分析などが含まれます。
経営分析機能を活用することで、経営陣は企業の強みや弱みを把握し、戦略的な意思決定を行うことが可能です。
また、データの可視化ツールを用いることで、複雑なデータを分かりやすく表示し、迅速な意思決定を支援します。
シミュレーション機能は、将来の経営状況を予測し、さまざまなシナリオを試すための機能です。例えば、新しいプロジェクトの収益性を予測したり、コスト削減策の効果をシミュレーションしたりできます。シミュレーション機能を活用することで、経営陣はリスクを最小限に抑えつつ、最適な戦略を策定することが可能です。
債務・支払い管理システムには、主に次の2つの機能があります。
消込処理機能は、企業が取引先との間で発生する債権・債務を正確に管理し、支払いや入金の照合を行うための機能です。この機能では、システムが請求書や支払い明細と実際の入金・支払いを自動的に照合し、手動での確認作業を減らして効率を向上させます。
不一致やエラーが発生した場合には、システムが即座に通知するため、早期に問題を発見し迅速に対応することが可能です。また、過去の消込処理の履歴を保存し、必要に応じて参照することができるため、監査や内部統制の強化にも役立ちます。さらに、消込処理の結果を基に詳細なレポートを生成し、経営陣や財務部門が現状を把握しやすくなります。
支払分析機能は、企業の支払いパターンや傾向を分析し、財務管理の最適化を図るための機能です。この機能では、過去の支払データを基に支払先ごとの支払額や頻度を分析し、支出の傾向を把握して無駄な支出を削減するための対策を講じることが可能です。
また、支払予定と実績を基に将来のキャッシュフローを予測し、資金繰りの計画を立てやすくします。分析結果を基にコスト削減のための具体的な提案を行うことも可能で、例えば支払条件の見直しや取引先との交渉による割引の獲得などが考えられます。
さらに、リアルタイムで支払状況を可視化するダッシュボードを提供し、経営陣や財務部門が迅速に意思決定を行うための情報を得ることも可能です。
これらの機能を活用することで、企業は効率的な債務管理と支払管理を実現し、財務の健全性を保つことができます。
債権管理システムには、主に次の3つの機能があります。
入金管理機能は、企業が顧客からの入金を正確に追跡し、管理するための機能です。この機能では、システムが自動的に銀行口座やその他の入金チャネルからの入金データを取り込み、各取引に対して適切に割り当てます。これにより、手動でのデータ入力や確認作業が減り、効率が向上します。
また、入金の遅延や不足が発生した場合には、システムが即座に通知するため、早期に対応することが可能です。さらに、入金履歴を詳細に記録し、必要に応じて参照することができるため、監査や内部統制の強化にも役立ちます。入金状況をリアルタイムで可視化するダッシュボードも提供され、経営陣や財務部門が迅速に意思決定を行うための情報を得ることができます。
消込処理機能は、企業が顧客との間で発生する債権を正確に管理し、入金と請求書の照合を行うための機能です。この機能では、システムが請求書や入金明細と実際の入金を自動的に照合し、手動での確認作業を減らして効率を向上させます。
不一致やエラーが発生した場合には、システムが即座に通知するため、早期に問題を発見し迅速に対応することが可能です。また、過去の消込処理の履歴を保存し、必要に応じて参照することができるため、監査や内部統制の強化にも役立ちます。
さらに、消込処理の結果を基に詳細なレポートを生成し、経営陣や財務部門が現状を把握しやすくなります。
消込処理機能には、入金予定データと入金データを照合し、指定した条件で消込を行う「残高消込」や「自動消込」と、画面上でデータの内容を確認しながら手作業で消し込みを行う「手動消込」の3種類があります。
「手動消込」では明細単位での消込処理が可能で、消込結果をチェックリストで確認できるため、人的ミスを予防できます。
下記は、債権管理システム「SuperStream-NX」による入金予定データの消込事例です。
出典：スーパーストリームWebサイトより
相殺処理機能は、企業が取引先との間で発生する債権と債務を相殺し、正確な財務状況を維持するための機能です。この機能では、システムが自動的に債権と債務を照合し、相殺可能な取引を特定します。これにより、手動での確認作業が減り、効率が向上します。
相殺処理が完了すると、システムはその結果を記録できるため、必要に応じて参照することが可能です。
また、相殺処理の履歴を詳細に記録し、監査や内部統制の強化にも役立ちます。さらに、相殺処理の結果を基に詳細なレポートを生成し、経営陣や財務部門が現状を把握しやすくなります。
上記のような機能は、あくまで会計システムの主な機能であり、クラウド会計システムの種類によっては、他のさまざまな業務にも対応可能です。
もしクラウド会計システムについての疑問や質問のある方は、お気軽にキヤノンITソリューションズにご相談ください。
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クラウド会計システムを導入することで、企業は初期投資を大幅に削減できます。
従来のオンプレミス型システムでは、サーバーやハードウェアの購入、ソフトウェアのライセンス費用、さらにはメンテナンスやアップデートのコストなどがかかります。しかし、クラウド会計システムでは、これらの費用が不要です。
クラウドシステムでは、サブスクリプションモデルを採用しているため、月額や年額の料金を支払うだけで最新の機能を利用できます。また、システムのスケールアップやダウンも容易で、必要に応じてコストを調整できるため、無駄な支出を避けることが可能です。
クラウド会計システムは、多くの業務を自動化する機能を備えています。例えば、請求書の発行、経費の管理、銀行取引の自動取り込みなどが挙げられます。これにより、手作業によるミスが減少し、業務の効率を大幅に向上させることが可能です。
また、リアルタイムでデータが更新されるため、最新の情報を基に迅速な意思決定が可能となります。さらに、レポート作成や分析機能も充実しており、経営状況を把握しやすくなるのもメリットです。
クラウド会計システムは、ビジネスの成長に応じて柔軟に拡張できます。新しい機能やモジュールを追加することが容易で、企業のニーズに合わせてシステムをカスタマイズすることが可能です。
また、ユーザー数やデータ容量の増加にも対応できるため、ビジネスの拡大に伴うシステムの制約を心配する必要がありません。これにより、長期的な視点でのシステム導入が可能となり、将来的な成長を見据えた投資が実現します。
従来のインストール型の会計システムでは、ソフトがインストールされたパソコンや専用のデバイスでしか作業できませんでした。
しかし、クラウド化することでインターネットのVPN接続などを使ってセキュリティを確保できれば、自宅にいながらテレワークで業務を行えるようになります。
クラウド会計システムであれば、入力したデータが数秒〜数時間程度でクラウドに自動保存されるので、リアルタイムでの情報共有が比較的しやすくなるでしょう。
そのため、中間決算や本決算を待つことなく、現時点での経営状況を即座に確認して経営判断に活かすことができます。また、顧問先の税理士に仕訳データや決算書類の確認を依頼する場合、お互いがリアルタイムの情報を共有できるので、スムーズなコミュニケーションに期待できるでしょう。
従来のインストール型の会計システムであれば、仕様の変更や法改正に伴う定期的なバージョンアップ、更新作業が不可欠でした。
クラウド型の会計システムであれば、更新作業の手間と時間がなくなるだけでなく、自動アップデートにより、常に最新の法令に対応することができます。ただし、クラウド型の会計システムであっても深夜にアップデートなどが行われた場合は、一定時間使えなくなることもあるので、その点は注意が必要です。
クラウド会計システムは、さまざまなサービスやアプリと連携できるため、業務の効率を向上させることが可能です。
例えば、経費精算システムとの連携で、交通費の精算から自動で仕訳を行って会計システムに反映させれば、これまでその都度行なっていたデータ入力の作業が不要となり、入力ミスや入力漏れの削減に繋がります。
その他にも、給与計算ソフトや勤怠管理ソフトとの連携により、会計業務の負担を軽くすることが期待できます。
下記の資料では、多岐に渡る業務のなかで常にスピード感と質の両軸が求められている経理・財務部門の主な「11の課題」について、どのような対応が必要かを分かりやすく解説します。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
クラウド会計システムは、インターネットにつながる環境がないと利用することができません。
インターネット回線の速度が遅かったり、通信状態が悪いと動作にストレスを感じることもあるため、利用する場所の通信環境を整えておくようにしましょう。
クラウド会計システムはインターネットを利用したサービスであり、サービスによってはIDとパスワードがあれば人を選ばずにサービス内の情報を閲覧・編集できる可能性があります。そのため、どうしてもハッキングや不正アクセスなどのリスクが生じてしまうため、クラウド会計システムを選ぶ際はセキュリティ対策を強化したサービスを選ぶことをお勧めします。
セキュリティ対策が強化されているクラウド会計サービスの特徴は以下のようなものです。
クラウド会計システムを選ぶ際には、上記のようなセキュリティ対策が強化されているサービスを選ぶのはもちろん、会社ごとに対策すべき項目・リスクを洗い出した上でマッチしやすいサービスを選択しましょう。
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クラウド会計システムを導入するにあたって、失敗しないための主なポイントを4つ、詳しく説明していきます。
そもそも何のためにクラウド会計システムを導入するのか。ここを必ず明確にしましょう。
なんとなくで会計システムの導入を進めてしまうと、導入後に自社が求めていた機能がなかったり、入力の必要がないデータ作成により経理担当者の負担が増えてしまうなど、本末転倒になってしまう恐れがあります。
漠然と「作業効率をあげたい」とするのではなく、実務で具体的に困っている点と実現したいことを紙に書き出したりするようにしましょう。
クラウド会計システムには、個人事業主や中小企業向け、大企業向けなど様々な種類があります。まずは、自社の従業員規模に合ったシステムなのかどうかを判断しましょう。
次に、経理初心者でもスムーズに扱えるのか、それともある程度の経理の知識が必要となるのか。クラウド会計システムのレベル感やインターフェースも事前に確認するようにしてください。
初めてクラウド会計システムを利用する方にとっては、操作方法やトラブルが発生した場合の対応方法など、いろいろな面で不安を持っていることもあるでしょう。
そのため、導入前のサポートだけでなく、導入後のサポート体制も整っているクラウド会計システムを導入すると安心です。
対応方法は電話・オンライン・現地訪問など、サービスや運営会社によってそれぞれであるため、社内の体制によってマッチするサービスを選びましょう。
また、土日祝日も対応してくれるのか、緊急時には時間外の対応も可能なのかなど、事前にサポート体制について聞いておくことでより安心・安全に利用ができるでしょう。
クラウド会計システムの料金は、いくつかのプランが用意されているケースが多いです。自社の規模と用途に合ったプランを選ぶようにしましょう。
あれこれ機能を追加していくと、予算を大幅に超えてしまう可能性があります。まずは必要最低限の機能で自社の要望を満たせるプランを選ぶようにし、使い慣れてきてから上位のプランを検討するのがおすすめです。
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以下の3つを基準にするとよいでしょう。
実際に使ってみて初めて操作の良し悪しがわかるようになるので、導入時は基本的なプランから使い始めるのがよいでしょう。
クラウド会計システムの料金相場は、企業規模によって大きく異なります。それは、使用する機能や人数によって大きく異なるからです。大手や上場企業の場合は、一般的に数十万円〜が相場と言えるでしょう。ただし、自社にどのプランが適しているのか確認することが重要です。
あくまでも目安としてですが、個人事業主や中小企業であれば1〜3ヶ月、大企業であれば3ヶ月以上の期間を見込んだ方がよいでしょう。
導入までには複数回の打ち合わせ、社内業務フローの洗い出し、デモンストレーション、既存データの移行、実証テスト、システムの調整、従業員への周知など多くの工程と時間が予想以上に必要となります。そのため、導入期間は長めに見積もっておき、早めの準備を心がけた方が安心といえます。
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ここまでクラウド会計システムの概要やメリット、導入時のポイントなどについて解説してきました。
クラウド会計システムを適切に運用できるようになれば、従業員の業務負担の軽減や生産性の向上、スピーディーな経営判断の実施など、企業の成長にとって大きなプラスとなります。
そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」です。
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高度な機能と操作性を備え、コスト削減や保守・管理業務の負担軽減が可能です。さらに、高いセキュリティと可用性を提供し、ビジネスの成長に応じた柔軟な拡張性も魅力です。
AI-OCRを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
これらの理由から、「SuperStream-NX」は非常に優れた選択肢となります。
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