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経理業務を効率化する方法5つと導入手順、重要ポイントや注意点を解説

経理業務を効率化する方法5つと導入手順、重要ポイントや注意点を解説

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経理業務は、会社の財務状況を正確に把握し、適切な経営判断を下すために欠かせないものです。しかし、経理業務には、複雑な計算や煩雑な書類作成など、多くの時間と労力を要する作業が含まれています。

これらの作業を手作業で行うと、ミスや遅延のリスクが高まり、経理部門の負担が増大します。また、経理業務の効率化は、コスト削減や業務品質の向上だけでなく、経理情報の活用や経理人材の育成など、会社の競争力を高めるためにも重要です。

そこで今回は、経理業務を効率化する方法5つと導入手順、重要ポイントや注意点を徹底解説します。自社の経理業務の効率化をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

経理業務とは?効率化するメリットを解説

経理業務とは、企業のお金や取引の流れを記録・管理することで、出納、起票、記帳、集計などが含まれます。

経理業務は、会社の財務状況を正確に把握し、適切な経営判断を下すために欠かせないものですが、複雑な計算や煩雑な書類作成など、多くの時間と労力を要する作業が多いのが特徴です。

そこで、経理業務を効率化することで、次のようなメリットがあります。

  • 経理業務の負担を軽減することで、従業員の満足度の向上や離職率の改善ができる
  • ヒューマンエラーや情報漏洩のリスクを減らすことで、業務の正確性やセキュリティが向上する
  • 経理業務の効率化により、空いたリソースをコア業務や経理情報の活用に注力し、企業の競争力を高めることができる
  • ペーパーレス化や自動化により、コストの削減や管理業務の負荷を軽減できる
  • クラウドツールや統合システムの導入により、多様な働き方やコラボレーションを実現できる
  • 経理情報をリアルタイムに共有することで、経営者の判断を迅速化できる

このように、経理業務の効率化は、企業に大きなメリットをもたらすとともに、経理担当者の働きやすさややりがいにも影響する重要な要素と言えるでしょう。

経理業務を効率化する方法5つ

経理業務の効率化は、コスト削減や業務品質の向上だけでなく、経理情報の活用や経理人材の育成など、会社の競争力を高めるためにも重要です。

経理業務を効率化する方法はさまざまですが、主に次の5つの方法がおすすめです。

  1. 経理のペーパーレス化・キャッシュレス化の推進
  2. 経理関連書類フォーマットの統一
  3. 経理業務のアウトソーシング化
  4. チームコラボレーションの強化
  5. クラウド会計システムの導入

それぞれ解説します。

1.経理のペーパーレス化・キャッシュレス化の推進

ペーパーレス化・キャッシュレス化の推進とは、紙媒体や現金の取り扱いを減らすことです。

これにより、経理に関係する書類の印刷や保管、経費の入力といった手間やコストを削減できます。また、電子データとして保存、送信することで、データの正確性や安全性が向上するでしょう。

2.経理関連書類フォーマットの統一

経理関連書類フォーマットの統一とは、請求書や領収書などの書類のフォーマットを社内で統一することです。

これにより、入力ミスや確認にかかる時間を減らすことが可能です。また、経理担当者にわかりやすく、使いやすい形式を採用することで、業務の効率化にもつながるでしょう。

3.経理業務のアウトソーシング化

経理業務のアウトソーシング化とは、経理業務の一部または全部を、専門のスキルを持った経理代行サービスや税理士事務所に委託することです。

これにより、自社の人員の確保や教育にかかる負担を減らすことが可能です。また、経理業務の品質やスピードの向上にも、期待ができるでしょう。

4.チームコラボレーションの強化

チームコラボレーションの強化とは、経理部門とその他の部署の連携を強めることを指します。経理業務は、他の部署との連携も重要です。しかし、売上に直接影響しにくい経理部門は、他の部署とのコミュニケーション不足やミスマッチが発生しやすいのが特徴です。

そこで、チームコラボレーションツールを活用することで、情報の共有や連絡、確認などの業務を効率化できます。チームコラボレーションを強化するツールには、ビジネスチャットツールやタスク管理ツール、Web会議システムなどがあります。

5.クラウド会計システムの導入

クラウド会計システムとは、インターネット上でデータを保存・管理する会計ソフトです。クラウド会計システムを導入することで、経理業務の自動化やデジタル化が可能となるため、経理業務の効率化やミスの防止、税理士とのデータ共有などのメリットが得られます。

クラウド会計システムには、銀行口座やクレジットカードとの自動連携、自動仕訳や計算、e-Taxなどの機能が充実しており、業務のスピードアップと正確さの両方を確保できるのが特徴です。しかも、クラウド上で経理作業や保存ができるため、経理業務の属人化や法改正への対応も容易となります。

そこで、経理業務の効率化に欠かすことのできないクラウド会計システムの選び方や、導入手順について、以下で解説します。

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経理業務を効率化するクラウド会計システムの選び方と導入手順

前述したように、クラウド会計システムは、インターネット上で経理作業を行い、データを保存・管理できる会計ソフトです。クラウド会計システムを導入することで、経理業務の効率化やミスの防止、税理士とのデータ共有などを容易に行うことが可能です。

ただし、クラウド会計システムには、さまざま種類と豊富な機能があるため、自社に最適なツールを選び、導入する必要があります。

経理業務を効率化するクラウド会計システムの選び方

クラウド会計システムを選ぶ際には、以下のポイントに注意しましょう。

  • 自社の業種や規模に合った機能を持つシステムを選ぶこと
  • 予算や料金プランに見合ったコストパフォーマンスの高いシステムを選ぶこと
  • サポート体制やセキュリティ対策が充実しているシステムを選ぶこと
  • データの連携や移行がスムーズにできるシステムを選ぶこと
  • 無料トライアルやデモを利用して、使い勝手や操作性を確認すること

これらの特徴を合わせ持ち、大規模な企業やグループ会社に向いた、高度な会計処理が可能なクラウド会計システムが「SuperStream-NX」です。

SuperStream-NXは、予算管理や資金管理、経営分析などの機能が豊富であるため、経理業務の効率化だけでなく、迅速な経営判断にも役立ちます。これにより、ステークホルダーからの評価の向上にも期待ができるツールです。

経理業務を効率化するクラウド会計システムの導入手順

クラウド会計システムを導入する際は、次のようなプロセスを踏むのが一般的です。

  1. 適切なクラウド会計システムを選ぶ
  2. クラウド会計システムの提供会社と契約する
  3. クラウド会計システムの設定を行う
  4. クラウド会計システムの利用を開始する

それぞれ解説します。

1.適切なクラウド会計システムを選ぶ 

まずは、自社の経理業務の規模や特徴、ニーズに合ったクラウド会計システムを選定することが重要です。

クラウド会計システムは、対応できる業務や機能、価格などがそれぞれ異なるため、複数のシステムを比較検討することをおすすめします。

また、複数のシステム会社を比較することで、問い合わせや質問に対する対応の良し悪しも比較できるでしょう。

2.クラウド会計システムの提供会社と契約する 

自社に合ったクラウド会計システムを選定したら、システムの提供会社と契約を結びましょう。

契約内容には、利用料金や支払方法、サポート体制、セキュリティ対策、解約条件などが含まれます。そこで、契約する際は、利用規約やプライバシーポリシーなどをよく確認しておくことが重要です。

3.クラウド会計システムの設定を行う 

システム会社との契約が完了したら、クラウド会計システムの設定を行いましょう。

設定内容には、会社情報や事業年度、勘定科目や補助科目、金融機関やクレジットカードとの連携、アクセスメンバーの登録・管理などがあります。

設定方法は各システムによって異なりますが、基本的に難しい作業はほとんどないため、安心です。

設定が難しい場合や不明な点がある場合は、提供会社にサポートを依頼しましょう。

4.クラウド会計システムの利用を開始する 

必要な機能の設定が完了したら、クラウド会計システムの利用を開始しましょう。

クラウド会計システムでは、経費精算や請求書発行、金融機関とのデータ連携、帳簿や伝票の作成、月次・年次決算の作成など、経理業務のほとんどが自動化されます。

利用方法は、クラウド会計システムによって異なりますが、基本的にはWeb上の操作画面で簡単に行うことが可能です。また、利用を開始する際には、提供会社から操作方法のトレーニングを受けることも可能です。

かゆいところに手が届く使い勝手!株式会社クスリのアオキホールディングスのSuperStream-NX Cloud活用術

経理業務を効率化する際の重要ポイントと注意点

経理業務を効率化する際には、以下のようなポイントと注意点に留意する必要があります。

経理業務を効率化するための重要ポイント

経理業務を効率化するための重要ポイントは、次の3つです。

  1. 経理業務の現状を分析する
  2. 経理業務の改善方法を選択する
  3. 経理業務の効果測定と改善サイクルを回す

それぞれ解説します。

1.経理業務の現状を分析する

まず、経理業務の現状を分析することで、無駄な作業やボトルネック、属人化などの課題を明確にします。現状分析を行う際は、業務フローを可視化したり、工数やコストを計測したりするのが効果的です。

2.経理業務の改善方法を選択する

次に、経理業務の改善方法を選択することで、効率化の方向性を決めましょう。大手企業が経理業務を改善する際は、クラウド会計システムの導入がおすすめです。

ただし、自社の業種や規模、予算や目標に合わせて、最適なシステムを選ぶことが重要です。

3.経理業務の効果測定と改善サイクルを回す

最後に、経理業務の効果測定と改善サイクルを回すことで、効率化の成果を確認し、継続的に改善していきます。効果測定には、業務時間やミスの発生率、従業員満足度などの指標を用いるとよいでしょう。

また、改善サイクルには、PDCAサイクルなどのフレームワークを活用するのがおすすめです。

経理業務を効率化する際の注意点

経理業務を効率化する際は、次の2つに注意する必要があります。

  1. 法令や税制の変更に対応すること
  2. 経理業務の品質やセキュリティを確保すること

それぞれ解説します。

1.法令や税制の変更に対応すること

経理業務は、法令や税制の変更に敏感に対応しなければなりません。

例えば、2024年1から適用される改正電子帳簿保存法(改正電帳法)では、電子データで受け取った発注書や領収書、請求書などの書類は、紙での保存が不可となり、電子データのまま保存しなければならなくなりました。

このような法改正に対応するためには、経理業務のデジタル化やシステムのアップデートが必要です。そこで、これらに対応した前述のクラウド会計システムである「SuperStream-NX」の導入がおすすめです。

2.経理業務の品質やセキュリティを確保すること

経理業務は、企業の財務情報や機密情報を扱うため、品質やセキュリティの確保が重要です。

例えば、クラウド会計システムやアウトソーシングを導入する場合は、データの正確性や安全性、サポート体制や契約内容などを十分に確認する必要があります。

また、経理業務の効率化によって生じる空き時間を有効に活用するためには、経理部門の役割やスキル、教育方法の見直しなども必要となるでしょう。

経理業務の効率化のまとめ

このように、経理業務の効率化には、クラウド会計システムの導入が欠かせません。ただし、自社の企業規模や業種などに合わせたシステムを選んで導入することが重要です。

そこで、もし自社に必要なクラウド会計システムの種類や機能がわからない場合には、いつでもスーパーストリームにご相談ください。貴社に最適なソリューションを提供いたします。

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