会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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経理業務の効率化のため会計システムについて調べているなかで、API連携という言葉を幾度となく目にした方もいるのではないでしょうか？
API連携とは、「異なるシステムやアプリケーション間でデータを共有すること」です。 この記事では、経理業務の効率化が図れないかと会計システムについてご検討されている方に向けて、API連携の概要やメリットをわかりやすく解説します。
最後までお読みいただければ、API連携の基本が理解でき、自社の業務効率化のヒントが得られるでしょう。
APIは「Application Programming Interface」の略語であり、 Interfaceは「接点」という意味です。つまり、API連携とは「異なるシステムやアプリケーション間でデータの接点を持つこと、データを共有すること」を表しています。
API連携の具体例で言うと、Instagramで投稿するときに「Facebookにも投稿」にチェックを入れて投稿すると、Facebookにも同時に投稿できる機能などです。
API連携により、異なるアプリケーション間であるにもかかわらず、Instagramに入力した投稿内容（データ）が共有され、Facebookにも自動で反映されるようになります。
API連携を利用することで、これまで使っていたシステムに新たなシステムやアプリケーションの機能を連携して強化できるので、より使いやすく、できることが増えることになります。
では、どのような場面でAPI連携を活用すれば、経理業務が効率化できるのでしょうか。まずは、経理業務の課題を把握することから始めましょう。
一つ目の課題は、経理業務は属人化しやすいということです。
経理の仕事は、経理に関する専門的な知識や経験が求められ、すぐに他の誰かが対応できる仕事という訳ではありません。
また、一般的に経理業務は各個人が業務のある一部を担当することが多く、銀行の入金を管理する社員、売上・請求を管理する社員、買掛・支払を管理する社員など分業で成り立っています。
小さな会社であれば、1人で経理業務を担当することもあるでしょう。
それゆえ、業務が属人化しやすいという課題があり、その社員がいないとやり方がわからず業務が滞ってしまう恐れがあります。
もう一つの課題は、作業が重複化しているということです。
たとえば、営業所と経理部で利用しているシステムのデータが連携していない場合、営業所にあるシステムで毎日の受注データ・売上データの入力をし、経理部のシステムで営業所のデータを元に受注登録・売掛金データの登録をし直すといった作業が発生してしまいます。
もともとは同じデータを利用しているにも関わらず、システムが異なるせいで、二重の入力をする羽目になってしまっているのです。
こうした入力作業は、従業員の手間と時間を奪うだけでなく、ミスを誘発する原因にもなってしまっています。
先述した経理業務の課題を解決する方法として、会計システムを他のシステムやアプリケーションとAPI連携することが考えられます。
会計システムをAPI連携することでどのようなメリットが生まれるのか、主な2つのメリットについて紹介します。
メリットの一つ目は、事務処理にかかる手間と時間を省けることです。
先ほど例示した営業所と経理部のシステム連携ができていない場合は、2度の入力作業が発生していました。しかし、新たなシステムを導入してAPI連携をできるようにすれば、営業所の1回の入力だけで業務が完結し、経理部での入力作業は必要なくなります。
会計システムにもよりますが、経費ソフトや人事・給与を管理するシステムと連携することでこれらの事務処理における工数（帳簿への転記や数値確認など）などを減らせることが期待できます。
APIでこれらが連携できる場合もありますが、CSVなどでデータを出力することで少ない工数で社内システムと連携できるケースも増えてきています。工数を削減するためには、自社でお使いの会計システムや経理システムがAPIなどで連携できるかどうかを確かめることをおすすめします。
二つ目は、人的ミスが減るということです。
これまでであれば、同じ数字を何度もシステムごとに入力し直していたため、数字の打ち間違いや入力漏れ、修正漏れなどのヒューマンエラーが起きる割合は高くなってしまいます。しかし、API連携が可能であれば入力した一つのデータを他のシステムやアプリケーションにも反映させることになるので、元の入力したデータが誤っていない限り、人的ミスが起こる確率を低下させられるでしょう。
とはいえ、API連携には自社で使っているシステムがそもそも連携できるか、できた場合でも追加料金がかかる可能性や、大幅なシステム改修が発生することを考慮すると、総合的にひとつの会計システムで完結した方が工数の削減や費用の削減に繋げられる可能性があります。 利用するシステムは多ければ多いほど、管理する工数が発生してしまいます。
もし今お使いの会計システムで複合的なデータ管理が必要であれば会計システムの見直しから進めてみることもおすすめです。
経理業務を効率化してくれる可能性がAPI連携ですが、上記でお伝えしたように注意するべきポイントが2つあります。 自社の状況に照らし合わせてAPI連携が可能か、そもそも適切な手段かどうかを確認いきましょう。
一つ目のポイントは、API連携の対象が限定されるということです。
自社の既存のシステムに全ての外部のシステムやアプリケーションがAPI連携できるかというとそういう訳ではありません。 APIの連携は全てのシステムで可能な訳ではなく、セキュリティの強化やシステムメンテナンスの工数から全てのシステムが自由に連携できるケースは稀と言えるでしょう。
APIは異なるソフトウェアを紐付けられるメリットはありますが、言い換えれば重要なデータを少ない工数で別のシステムに移管できるということ。 従業員数が多い企業や個人情報を多く扱う会社などは、自社がAPI連携をする際のセキュリティの懸念点や、そもそもAPI連携で解決することが適切な状況なのかを判断することも重要です。
これから何かシステムを導入しようとしている場合には、自社の既存のシステムと導入したい外部システムがAPI連携できるのかどうかを事前にベンダーに問い合わせるなどして確認するようにしましょう。
二つ目は、利用したい外部システムとAPI連携する際に、追加料金がかかる場合があるということです。 外部システムのプランによっては、無料のままだとAPI連携のサービスがついてこなかったり、利用できる機能が一部に限定されてしまったり、自前でプログラムを用意しなくてはいけなかったりする場合があるので、注意が必要です。
APIで連携すべき機能の代表的なものは「人的ミスがリスクになる業務」です。 例えば取引先への支払や振り込み先として登録する取引先情報、取引先の銀行口座情報などはAPI連携することで人的ミスを減らすことができるでしょう。 これらの情報は、経理処理を行う上で間違えてしまうと企業の信用を失いかねません。
また「経理上工数がかかる業務」もAPI連携することが多くあります。 例えば、入出金データなども即座に反映することで普段の経理業務の工数を削減し労働環境の改善につながることもあるでしょう。 もちろん、セキュリティの面でもこれらの機能をAPIで連携することが適切かどうかを判断した上で、導入の意思決定をおすすめします。
経理業務においては、API連携をすることで以下の2つのことができるようになります。
1. 事務処理の手間と時間の削減
これまでは異なるシステムに2度、3度とデータ入力をし直していたものが、API連携によって1度の入力で済むようになります。
2. 人的ミスの削減
API連携をすることで、一つのデータを元として、他のシステムやアプリケーションにも反映させることができるようになります。それにより人の手による数字の打ち間違いや入力ミスなどが削減されます。
「ERP」とは、「Enterprise Resources Planning（企業資源計画）」の略語です。 これまで会計管理・人事管理・生産管理・販売管理といった部門ごとでバラバラに管理されていたデータを一元的に管理して、限られた資源を効率的に活用しようとする考え方です。
一方、APIは「Application Programming Interface」の略語です。 異なるシステムやアプリケーション同士が情報や機能を共有するための仕組みのことです。 もっとざっくり言うと、ERPは企業内の業務を効率化するために使われ、APIはシステムやプログラム同士が連携するために使われるといえます。
ここまでAPI連携の概要やメリット、API連携で注意するべきポイントについて解説してきました。
会計システムにAPIで外部のシステムやアプリケーションの機能をうまく連携させられれば、経理業務をこれまで以上に効率化でき、経理担当者の負担を減らすことができるでしょう。
会計システムやAPI連携についての情報を集めることも大切ですが、情報過多であれこれ悩むことに時間を費やしてしまったり、情報収集だけで満足してしまっては現状は変わりません。
次はベンダーへ問い合わせをする、気になる業者へ資料請求をするなどのアクションを起こしてみてはいかがでしょうか。きっとこれまでとは違った未来が待っているでしょう。
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