2024年1月に改正電子帳簿保存法が施行されることになり、企業の会計処理は大きな変革期を迎えています。しかし、この法律の変更に対応するための新しい会計システムを導入しないとどのようなリスクがあるのかについては、あまり関心がない方も多いのではないでしょうか。
改正電子帳簿保存法の法律を遵守することはもちろん、効率的な経理処理や情報管理の観点からも、会計システムの導入は避けられない課題となっています。
そこで今回は、電子帳簿保存法の改正後に、適切な会計システムを導入しなかった場合のリスクについて徹底解説します。企業の経営者の方はもちろん、経理担当の方も、ぜひ参考にしてください。
電子帳簿保存法とは？
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正案（以下・改正電子帳簿保存法）では、これまでの要件が一部緩和され、企業や個人が紙媒体の帳簿や書類をデジタル化することが可能となりました。
また、この電子取引データの保存義務化には2年間の猶予期間が設けられているため、本格的な運用は2024年1月からとなります。
なお、主な電子取引に該当する取引には、次のようなものがあります。
- メール添付で交付・受領した請求書
- ウェブサイト上でダウンロードした領収書
- スマホアプリ決済の利用明細
- クレジットカードの明細
- インターネットバンキングの振込に関する取引情報
- クラウドサービスで交付・受領した請求書や領収書 など
上記のような電子取引に関する請求書や領収書については、2023年12月31日までの税務調査ではプリントアウトした紙媒体で提示できれば問題ありません。
しかし、2024年1月以降は、電子データでの保存と提示が義務化されます。
改正電子帳簿保存法の目的と主な要件
改正電子帳簿保存法とは、納税に関する帳簿や書類を電子データで適正に保存するためのルールを定めた法律です。
改正電子帳簿保存法は、帳簿や書類のデジタル化を促進し、企業や個人の会計業務の効率化とコスト削減を図ることを目的としています。
改正電子帳簿保存法の具体的な要件としては、データの保全性や保存期間、保存形式などが定められており、帳簿保存のデジタル化推進だけでなく、規則や罰則が強化されている点に注意が必要です。
改正電子帳簿の定義
電子帳簿とは、国税関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律に基づいた制度であり、税務関係帳簿書類のデータを電子的に保存することができます。また、2024年1月から施行される改正電子帳簿保存法により、国税関係帳簿書類のデータ保存が義務化され、経理のデジタル化が図られます。
改正電子帳簿保存法は、所得税法・法人税法上の保存義務者に対して、取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても定められています。この制度を利用することで、経理業務の効率化や省力化に期待できるでしょう。
改正電子帳簿保存法の対象者
改正電子帳簿保存法の対象者は企業の規模や法人・個人事業主にかかわらず、すべての事業主が対象となります。
- 法人税を納める普通法人や公益法人等
- 所得税の納税義務がある個人事業主
このように、改正電子帳簿保存法は事業を営むすべての法人や個人に関係するため、内容を十分把握して準備することが重要です。
電子帳簿保存法の改正ポイント
電子帳簿保存法の改正ポイントは以下の通りです。
税務署長による事前承認制度が廃止される
従来は、電子帳簿などの保存やスキャナ保存を導入する場合には、原則として３ヵ月前までに税務署長へ申請をして承認を受ける必要がありました。しかし、今回の法改正でこの承認が不要となります。
このような手間のかかる申請手続きがなくなったことで、帳簿保存の電子化へのハードルが下がるといえるでしょう。
紙媒体の帳簿保存が不要となる（紙の原本をスキャンしたらすぐに破棄できる）
従来は、紙媒体の帳簿の原本とスキャンした画像の同一性を担保して改ざんを防止する観点から、原本とスキャナ画像が同一であることを社内や税理士がチェックする必要がありました。しかし、電子帳簿保存法の改正後は、このようなチェックが不要となります。
これにより、紙で保管していた原本は原則として不要となり、スキャン後すぐに廃棄することができるようになります。
罰則規定が強化される
今回の電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存や電子取引に関する税務処理に不備があった場合、対象となるペナルティが重くなります。
具体的には、隠蔽や偽装された事実が発覚した場合に、その事実に関して生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されるため、十分な注意が必要です。
改正電子帳簿保存法における会計システムの導入とその重要性
改正電子帳簿保存法とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律で、同法に基づく各種制度を利用することで経理のデジタル化が促進されます。そして、2024年1月に「電子取引の電子データでの保存」が完全に義務化される中で、適切な会計システムの導入が重要となります。
改正電子帳簿保存法に対応するために重要な会計システムのポイント
効率的な経理処理
会計システムを導入することで、経理業務の効率化や自動化が可能となります。これにより、人間の手間を省き、時間とコストを削減することが可能です。
情報管理の向上
会計システムは、財務情報を一元管理することができます。これにより、情報の把握や分析が容易となり、より適切な経営判断を下すことが可能です。
法令遵守
改正電子帳簿保存法の法令要件を満たすためには、会計システムの導入が必要となります。これにより、法令違反による罰則を避けることが可能です。
以上のように、会計システムの導入は、企業の経理業務を効率的かつ適切に行うために重要な役割を果たします。そこで、適切かつ柔軟な活用が可能な、クラウド会計システムの導入がおすすめです。
電子帳簿保存法の改正で会計システムを導入しない場合のリスク
改正電子帳簿保存法に対応する際に、会計システムを導入しない場合、以下のようなリスクがあると考えられます。
経理業務が非効率になる
会計システムを導入せずに紙媒体で帳簿を保存する場合、検索に時間を要したり情報共有が難しい為、経理業務が非効率になります。
人的ミスが発生しやすくなる
会計システムを導入せず、手作業で対応する場合は、記入ミスや計算間違いなどの人的ミスが発生しやすくなります。
文書の紛失・劣化のリスクが高まる
会計システムを導入せずに、帳簿などの文書を紙のまま保存すると、破れたり色あせたりして劣化するリスクが高まります。
保管スペースが必要になる
会計システムを導入せず、納品書や請求書・領収書といった書類を紙のまま保存し続けると、取引先が多い企業では膨大な量となるため、保管するスペースを確保する必要があります。
罰則を科せられる可能性がある
会計システムを導入せずに人的ミスが発生し、電子帳簿保存法に違反した場合、以下のような罰則が科せられるリスクもあります。
- 青色申告の承認が取り消される
- 推計課税や追徴課税を課せられる
- 会社法による過料を科せられる
これらのリスクを考慮すると、クラウド会計システムの導入は、ビジネス活動における重要な要素と言えるでしょう。
改正電子帳簿保存法でクラウド会計システムを導入するメリットと重要ポイント
クラウド会計システムとは、インターネット上のサーバーに会計データを保存し、ブラウザやアプリからアクセスできるようにした会計システムのことです。
改正電子帳簿保存法に対応するクラウド会計システムを導入するメリットには、以下のようなものがあります。
- 電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶことで、取引情報の保存要件を満たすことができる
- データのバックアップやセキュリティ対策をシステム提供者に任せられる
- 複数の端末やユーザーから、同時にデータへアクセスできる
- 他のシステムとの連携が容易にできる
改正電子帳簿保存法でクラウド会計システムを選ぶ際の重要ポイント
改正電子帳簿保存法に対応するために、クラウド会計システムを導入する際は、次の点に留意することが大切です。
以下では、クラウド会計システムの選び方と導入ポイントを解説しますので、ぜひ参考にしてください。
1.自社のニーズと機能が適合するかを確認する
クラウド会計システムを導入する際は、クラウド会計システムが提供する機能と、自社に必要な要件を照らし合わせることが重要です。
必要な機能が十分にサポートされていることが確認できたら、企業の将来的なビジョンに沿った機能の拡張にも対応できる柔軟性があるかも確認しましょう。
2.システムの柔軟性と拡張性を確認する
クラウド会計システムを導入する際は、自社事業の将来性を考え、今後どのような機能を追加する可能性があるかをあらかじめ検討してから採用することが重要です。
システム内の機能追加や拡張が必要となる場合は、柔軟性と拡張性が高いクラウド会計システムを導入するようにしましょう。
3.他のシステムとの連携性を確認する
クラウド会計システムを導入する際は、既存のシステムやアプリケーションとスムーズに連携できるかを確認することが重要です。
他のシステムやビジネスツールとの連携がスムーズにできれば、データの一元管理や業務の効率化を実現しやすくなります。
4.データ保護やセキュリティ対策を確認する
クラウド会計システムを導入する際は、システムのセキュリティ対策やデータの保護について詳しい調査が必要です。
なぜなら、電子帳簿は企業の重要な機密情報でもあるため、強力なセキュリティ機能によるデータ保護が不可欠だからです。
そこで、クラウド会計システムを選ぶ際は、実績と信頼性の高い会計システムの導入をおすすめします。
5.カスタマーサポートが充実しているかを確認する
クラウド会計システムを導入する際は、導入前の説明やサポートだけでなく、導入後も十分なサービスが提供されるかを確認しておきましょう。
改正電子帳簿保存法では、罰則規定が強化されているため、何らかの問題が生じた時に迅速な対応ができるサポート体制が整っているかどうかが重要です。
6.導入と運用にかかるコストが適正かを確認する
クラウド会計システムを導入する際は、初期費用や運用コストを考慮することが重要です。
導入コストと機能のバランスを見極め、準備できる予算と長期的なコストパフォーマンスを重視しましょう。
自社の経理業務に必要となる機能や拡張性などの詳しい内容は、ベンダーやシステム開発会社と相談しながら決めるのがおすすめです。
7.信頼できる会社のシステムを選ぶ
企業で新しいシステムやビジネスツールを導入する際は、信頼できる会社のシステムを選ぶことが重要です。そこで、すでに導入している企業のレビューや口コミを確認すると良いでしょう。
レビューを確認する際は、同業他社や自社の企業規模に近い会社の事例を参考にするのがおすすめです。
改正電子帳簿保存法への対応はスーパーストリームにおまかせ
各事業者においては、2024年1月に猶予期間が終了する改正電子帳簿保存法の施行に合わせて、適切な会計システムの準備が必要です。そこで、信頼できる適切なクラウド会計システムを導入することにより、電子帳簿保存に関する業務の効率化とコスト削減が可能です。
クラウド会計システムで経理業務を効率化できれば、優秀な経理人材をコア業務に集中させたりブラックボックス化しやすい業務に透明性を確保できるなど、企業のステークホルダーに対するイメージアップにも繋がります。
ただし、クラウド会計システムにはさまざまな機能があるため、自社に合ったシステムを選んで導入することが重要です。まずは自社に必要となるシステムの要件や機能を明確にして、どのようなクラウド会計システムを選ぶべきかを検討してみましょう。
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