会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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電子帳簿保存法とは、国内の税法で義務付けられている帳簿や書類を保存する際のルールを定めた法律で、2024年1月からは電子データでの保存が義務化されることになりました。
電子帳簿保存法が施行される背景には、企業の帳簿や書類のデジタル化を促進することで経理業務を効率化し、さまざまな分野における人手不足の解消や生産性の向上、コスト削減を目指すことを目的としています。
ただし、電子帳簿保存法の施行に伴い新たな規則や罰則も強化されるため、十分な注意が必要です。
そこで今回は、2024年1月に義務化される電子帳簿保存法の、企業への影響と対応策を解説します。企業の会計や経理業務に携わる方は、ぜひ参考にしてください。
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正（以下・改正電子帳簿保存法）では、これまでの要件が一部緩和され、企業や個人が紙媒体の帳簿や書類をデジタル化することが可能となりました。
また、この電子取引データの保存義務化には2年間の猶予期間が設けられているため、本格的な運用は2024年1月からとなっています。
なお、主な電子取引に該当する取引には、次のようなものがあります。
上記のような電子取引に関する請求書や領収書については、2023年12月31日までの税務調査ではプリントアウトした紙媒体で提示できれば問題ありません。
しかし、2024年1月以降は、電子データでの保存と提示が義務化されます。
電子帳簿保存法とは、納税に関する帳簿や書類を電子データで適正に保存するためのルールを定めた法律です。
電子帳簿保存法は、帳簿や書類のデジタル化を促進し、企業や個人の会計業務の効率化とコスト削減を図ることを目的としています。
改正電子帳簿保存法の具体的な要件としては、データの保全性や保存期間、保存形式などが定められており、帳簿保存のデジタル化の推進だけでなく、規則や罰則が強化されている点に注意が必要です。
電子帳簿保存法の対象となる事業者は、次のとおりです。
このように、改正電子帳簿保存法の対象者は企業の規模や法人・個人事業主にかかわらず、すべての事業主が対象となります。
改正電子帳簿保存法では、事業を営むすべての法人や個人に関係するため、内容を十分把握して準備することが重要です。
上記の電子帳簿の保存方法は、改正電子帳簿保存法により一定の要件が定められています。
電子帳簿保存法の主な保存区分は、次の3つです。
電子帳簿等保存とは、改正電子帳簿保存法に基づく制度の1つで、税務関係帳簿書類の電子データの保存を可能にする仕組みです。
一般的には、企業や個人のPCや会計ソフトなどを使って作成した帳簿や書類などがこれに該当します。
電子帳簿保存で保存できる書類には、次のようなものが挙げられます。
（決算関係書類）
（自己作成書類）
電子帳簿等保存のメリットは、従来の紙媒体の帳簿書類をPCなどでデジタルデータ化して管理することによって、データ検索や分析が容易になること、またデータの保存スペースや保存にかかるさまざまな管理コストを削減できる点にあります。
それ以外にも、デジタルデータの保存により、データの改ざんや紛失、情報漏洩などのリスクを低減することも可能です。
スキャナ保存とは、紙媒体の国税関係書類の書面をスキャナで読み取り、デジタルデータ化して保存することです。
なお、スキャナだけではなく、スマートフォンやデジタルカメラなどで撮影した画像での保存も認められています。
スキャナ保存できる書類には、次のようなものがあります。
（取引先から受領した書類）
スキャナ保存のメリットは、従来の紙媒体の帳簿書類をデジタルデータとして保存することで、必要に応じてデータ検索や抽出が容易にできること、データの保存スペースや管理コストの削減ができる点です。
電子取引とは、ECサイトなどのインターネットを通じて行われる、さまざまな商業取引が該当します。
電子取引で保存できる書類には、次のようなものがあります。
改正電子帳簿保存法では、取引先と電子データでやりとりした書類を紙媒体で保存することが禁止されました。したがって2024年1月1日からは、決められた保存方法に基づいてデータを保存しなければなりません。
ただし、電子取引は元々デジタルデータ化された書類を使って取引先とやりとりをするため、会計システムの導入によって管理や保存を自動化しやすいという特徴があります。
改正電子帳簿等保存は法律に基づく要件であるため、このように適切なデータの保存や管理が求められます。
そのため、法的要件に適応した会計システムを導入し、専門家のアドバイスを受けながら準備を整えることが重要です。
以下では、電子帳簿保存法が企業に与える影響と、その対応策について解説します。
改正電子帳簿保存法の施行により、企業などの事業者が電子帳簿を適正に保存し、改ざんやデータの消失、漏洩を防ぐための適切な管理を行う必要があります。
法律に違反した場合には厳しい罰則が科される可能性があるため、法令を順守することが重要です。
そこで信頼性の高い会計システムを導入し、データの正確な保存と管理を行いましょう。
改正電子帳簿保存法で求められるデータの紛失を防ぐためには、定期的なバックアップと適切な保存方法を確保することが重要です。
データのバックアップと保存については、信頼できるクラウド会計システムを導入することで、比較的容易に対処できるでしょう。
改正電子帳簿保存法に基づいた、電子帳簿のセキュリティを確保するためには、情報漏洩や不正アクセスに対する対策を強化する必要があります。
セキュリティ対策の強化においては、情報システムのセキュリティ確保やアクセス制限の実施が重要となるため、信頼できるクラウド会計システムを導入し、不正アクセスや情報漏洩を防ぐことが重要です。
改正電子帳簿保存法に基づいた電子帳簿の保存と管理は、税務申告にも影響を与えます。
正確かつ信頼性のある帳簿管理は税務申告の正確性と信頼性を与えるため、企業内外のステークホルダーにも良い印象を与えるでしょう。
そこで定期的な内部監査を実施し、改正電子帳簿保存法を順守している状況を確認できるように、必要な対策を講じることが大切です。
クラウド会計システムを導入することで、いつどこからでも帳簿書類を確認できるため、内部監査の容易性と信頼性にも寄与するでしょう。
電子帳簿保存に関する法律と規制が変更される、期限の2024年1月に備え、事業者には法律の改正に対応できる体制の確立が求められます。
前述したように、電子帳簿の保存に関しては、アナログ管理がほぼ不可能となります。
そのため、信頼できる会計システムを迅速に導入することが大切です。
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電子帳簿保存に関しては、従業員に対する法律の重要性と対処すべきルールについて教育を行い、法令順守の意識を高めることが大切です。
従業員への教育やトレーニングに関しては、税理士などの専門家や信頼できる会計システムの開発会社、ベンダーなどに相談すると良いでしょう。
上記のように、各事業者は、2024年1月に猶予期間が終了する改正電子帳簿保存法の施行に合わせた準備が必要です。そこで、信頼できる適切なクラウド会計システムを導入することにより、電子帳簿保存に関する業務の効率化とコスト削減が可能です。
ただし、必要な要件を満たすことができる会計システムを導入しなければ、適切な対処ができず、法律に基づいた罰則が課せられる可能性があります。そのため、会計システムを導入する際は、セキュリティやデータ管理などの要件を考慮して、適切なシステムを選ぶことが重要です。
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