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電子帳簿保存法でルール化すべきファイル名の付け方と重要3項目を解説

電子帳簿保存法でルール化すべきファイル名の付け方と重要3項目を解説

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電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその関連書類を電子的に保存することを認めた法律です。

この法律により、紙の帳簿や領収書などを保管する必要がなくなり、経理業務の効率化やコストの削減につながると考えられています。

ただし、電子帳簿保存法にはさまざまなルールが設けられているため、経理を担当する方は十分な注意が必要です。データのファイル名の付け方もそのひとつで、帳簿の種類や期間、作成者などの情報を含めることが望ましいとされています。

そこで今回は、電子帳簿保存法でルール化すべきファイル名の付け方と重要3項目を解説します。企業の経理業務を担当する方は、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法とは?保存要件と検索要件の概要を解説

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類の保存に関する法律で、紙で保存しなければならなかったものを一定の要件を満たした書類は、電子データで保存できるようにする制度です。

電子帳簿保存法は、2024年1月1日の改正により、電子取引データの保存ルールが変わります。今までは紙で印刷したものを原本として保管できましたが、改正後は取引情報を原則電子データで、かつ電子帳簿保存法の要件に則って保存する必要があります。

電子帳簿保存法の目的は、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とすることで、紙での書類保管にかかる場所やコストを削減し、経理業務のデジタル化や生産性向上を図ることです。また、電子取引におけるデータ保存のルールも定めることで、取引の信頼性や整合性を確保し、税務調査などで必要な書類の提出を円滑にすることも、目的のひとつです。

電子帳簿保存法の保存要件

電子帳簿保存法には、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つの区分があります。

電子帳簿保存法の保存要件とは、電子で保存する場合に守らなければならないルールのことです。例えば、電子帳簿等保存では、データの改ざん防止や検索機能の確保などが必要となります。一方、スキャナ保存の場合は、タイムスタンプの付与や原本の保管などが必要です。また、電子取引の場合には、データの完全性や可読性などが必要となります。

電子帳簿保存法の検索要件

検索要件とは、保存した電子データを特定の条件で絞り込みやすくする仕組みです。例えば、スキャナ保存の場合は、取引年月日、取引金額、取引先の3つの項目で検索できるようにする必要があります。また、電子取引の場合には、取引の種類、取引年月日、取引金額、取引先の4つの項目で検索できる必要があるとされています。

電子帳簿保存法に沿ったファイル名の付け方のポイント

電子帳簿保存法では、電子データで受け取った書類は、そのまま電子データとして保存することが義務付けられています。

ファイル名に必ず含めるべき重要3項目とその記載例

電子データを保存する際は、ファイル名に以下の3つの項目を含め、検索しやすい統一した順序で入力することが望ましいとされています。

  • 取引年月日
  • 取引先名
  • 取引金額

例えば、2024年1月1日にA社から150,000円の請求書を受け取った場合、ファイル名は「220240101_A社_150000_請求書.pdf」としておけば、後からすぐに検索できるでしょう。

ファイル名を付けた文書のフォルダの分け方と保存期間

ファイル名を付けた文書のフォルダの分け方については、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるように管理しておくことが望ましいとされています。

そのため、フォルダの分け方は自由ですが、書類の種類や取引先ごとに分類するなど、検索しやすい方法を選ぶことが重要です。

文書の保存期間については、電子帳簿保存法で次の通り設定されています。

  • 法人の場合:基本7年で最長10年
  • 個人の場合:基本5年で最長7年

上記のように、電子帳簿保存法に沿ったファイル名の付け方やフォルダの分け方を守ることで、文書の管理を効率化できます。

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電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリット

電子帳簿保存法に対応したシステムとは、電子データで作成・受領した書類や帳簿を、法律の要件に沿って保存できるシステムのことです。

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリットは、以下のようなものがあります。

  • 書類の管理コストやスペースを削減できる
  • 業務効率化やペーパーレス化につながる
  • セキュリティや情報管理の質が向上する
  • 検索性や可視性を確保できる

それぞれ詳しく解説します。

書類の管理コストやスペースを削減できる

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、紙の書類を保管する場合にかかる経費や場所を省くことが可能です。適切なシステムの導入により、紙の書類をスキャンして電子データに変換したり、電子データで受け取った書類をそのまま保存したりできます。 

これにより、印刷や郵送のコストと時間を削減できるだけでなく、書類の保管に必要な棚や倉庫のスペースや費用も節約できます。

業務効率化やペーパーレス化につながる

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、電子データの作成や受領、保存、検索などの作業をスムーズに行えるようになります。適切なシステムの導入により、紙の書類を手作業で作成したり、仕分けたり、保管したり、探したりする必要がなくなります。

また、電子データは、AI-OCRやCSV出力、外部システムとの連携などの機能を利用して、自動的にデータ化や集計を行うことも可能です。これにより、業務のスピードや正確性が向上し、ペーパーレス化による環境負荷の軽減にも貢献するでしょう。

セキュリティや情報管理の質が向上する

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、電子データの漏洩や改ざんなどのリスクを低減可能です。適切なシステムの導入により、各電子データが、パスワードや暗号化などの技術を用いて安全に保護されます。

また、電子データにバックアップやクラウドなどの手段を用いることで、災害や事故などが起きても確実に復旧可能となります。これにより、書類の紛失や破損などのトラブルを防ぐことが可能です。

検索性や可視性を確保できる

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することで、電子データの内容や保管場所を簡単に把握できます。適切なシステムの導入により、電子データのファイル名やフォルダ名などのルールが統一化され、わかりやすく整理されます。

そして、電子データを探す際には、キーワードや条件などの検索機能を利用して素早く見つけることが可能です。これにより、書類の確認や提出などの対応を迅速にできるようになります。

電子帳簿保存法に対応したシステムの種類と選び方のコツ

電子帳簿保存法に対応したシステムの種類は、主に以下の3つに分けられます。

  • 請求書の受領・発行に関するシステム
  • 領収書などの経費精算に関するシステム
  • 会計ソフトなどの帳簿作成に関するシステム

それぞれのシステムの特徴と対応方法を説明します。

請求書の受領・発行に関するシステム

請求書の受領・発行に関するシステムは、紙の請求書をスキャンして電子データに変換したり、電子データで受け取った請求書をそのまま保存したりできるシステムです。

また、自分で電子的に請求書を作成して発行したり、メールやクラウドで送受信したりできるシステムもあります。

このタイプのシステムでは、電子帳簿保存法の要件に加えて、消費税法の電子請求書等に関する規定にも対応しているかを確認しましょう。

領収書などの経費精算に関するシステム

領収書などの経費精算に関するシステムは、紙の領収書やレシートをスキャンして電子データに変換したり、電子データで受け取った領収書をそのまま保存したりできるシステムです。また、経費申請や承認、精算などの業務を電子的に行えるシステムもあります。

このタイプのシステムでは、電子帳簿保存法の要件に加えて、経費の種類や金額、支払い方法などの情報を記録・管理できるかを確認しましょう。

会計ソフトなどの帳簿作成に関するシステム

会計ソフトなどの帳簿作成に関するシステムは、電子的に作成した帳簿や決算書などを、電子データとして保存できるシステムです。また、請求書や領収書などのデータを取り込んで自動的に仕訳や集計ができるシステムもあります。

このタイプのシステムでは、電子帳簿保存法の要件に加えて、帳簿の作成や修正の履歴や理由などを記録・管理できるかも確認しましょう。

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際のコツ

電子帳簿保存法に対応したシステムを選ぶ際のコツとしては、以下のようなものがあります。

  • 自社の業務フローや課題に合わせて必要な機能を洗い出す
  • システムの導入コストや運用コストを比較する
  • システムのセキュリティや信頼性を確認する
  • システムの使いやすさやサポート体制を評価する

電子帳簿保存法に対応した、適切なシステムを導入することで、経理業務の効率化やコスト削減、情報管理の改善などのメリットが得られるでしょう。

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特に、電子帳簿保存法に対応するために、ファイル管理はもちろんのこと、証憑管理やAI-OCR等のオプションによる経理の定型業務の自動化機能も提供しており、さらにバックアップや暗号化などのセキュリティ対策も万全です。これらにより、データの安全性を高めることができるでしょう。

このように、電子帳簿保存法に最適なクラウド会計システムを選択したいとお考えの方は、ぜひスーパーストリームにご相談ください。貴社に最適なソリューションを迅速に提供いたします。

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