会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
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ERPとは、Enterprise Resource Planning（企業資源計画）の略で、会計・人事・販売・生産などの企業の事業運営の根幹をなす業務を一元で管理することを指します。
これまでの企業は、このERPを属人的に行ってきましたが、IT技術の発展によりシステム化されることで効率的かつ一元的な管理・運営が可能となりました。
とはいえ、今もERPがシステム化され、デジタル上で管理ができている企業は決して多くはありません。
そこでこの記事では企業が行うべき支払管理の方法から、支払管理をERPシステムで行うメリット・デメリットを解説します。
今後、社内での会計・人事業務のDX化に課題感をお持ちの企業様はぜひご参照ください。
支払管理とは、企業が商品やサービスを購入した対価を、いつまでに、どの取引先に、いくら払うのかを明らかにする企業の支出管理を指します。
企業において一般的とされる支払の流れは以下です。
従来の支払管理では、これらのステップをエクセルなどで管理し、あくまで「人」である経理担当者が一連の管理を行うものでした。（会社の規模や形態によって代表や会計部が行っているケースもあります）
しかし企業規模が大きくなるにつれ、人員不足や日々の業務処理でそこまで手が回らないという企業の場合、以下のような課題が生じることがあります。
以下では手動で支払管理を行っている会社のよくある3つのリスクについてみていきましょう。
Excelなどで支払管理台帳を作成した場合、無料でシンプルな管理が行えるという点は優れていると言えます。
しかし、支払期日にアラートの表示を出したり、リマインドの通知メールを自動送信したり、支払日のデータに基づいて自動で振込を行ったりするといったことは難しく、経理の担当者がうっかり支払を忘れてしまう可能性があります。
支払管理が適切にできていないと、社内に今どれだけ資金があり、どのぐらい使う余裕があるのか把握することができません。
新規事業の立ち上げや設備投資、人材の募集などにいくらかけられるのかがわからなければ、将来のための投資をすることができず、企業の成長をストップさせることに繋がりかねないでしょう。
これまでの取引先への支払金額や支払内容が管理されていないと、既存の取引先からの値上げの要求や新しい取引先から見積もりが提示された場合、果たしてその金額が妥当なものかどうかの判断が難しくなってしまいます。
下記の資料では、多岐に渡る業務のなかで常にスピード感と質の両軸が求められている経理・財務部門の主な「11の課題」について、どのような対応が必要かを分かりやすく解説します。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
上記のように支払管理を手動で行っている場合、上記のように企業の信頼を脅かすことに繋がりかねないミスや事故が起こるリスクがあります。
そこで、支払管理の課題を解決する一つの手段として、おすすめなのがERPシステムの導入です。
冒頭でもご紹介しましたが、「ERP」とは、Enterprise Resource Planning（企業資源計画）の略で、会計・人事・販売・生産などの企業の事業運営の根幹をなす業務を一元で管理することを指します。
ERPシステムを導入することで、属人的な支払管理から抜け出し、効率的かつ安全な支払管理を実現できるでしょう。
以下で詳しい、ERPシステムの種類や機能について確認していきましょう。
統合型ERPとは、あらゆる業務を網羅するように設計されたタイプで、一般的には大企業で利用されることが多いです。多彩な機能を搭載しているため、導入時に「会計・人事・生産・販売」など、どれに対してERPが必要であるかを考える必要がないことがメリットといえます。
デメリットとしては、多機能であることから高額になってしまう点です。
コンポーネントとは、「部品・部分」という意味です。コンポーネント型ERPは、会計管理、人事管理、生産管理といった部分ごとに組み合わせて使えるよう設計されたタイプです。
メリットは、不要な機能はつけずに自社で必要な部分だけを選択して使える点や、価格を抑えられるということでしょう。
デメリットは、導入時に「会計・人事・生産・販売」など、自社のどの業務に対してERPが必要なのか、判断を求められるということです。
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ERPシステムを導入することで得られるメリットは、主に3つあります。
それぞれについて、以下で詳しく紹介していきます。
ERPシステムは部門ごとにバラバラに管理されていた社内データを一元管理できるので、部門を超えた情報の共有や業務の連携を可能にしてくれます。したがって、会計システムで入力した受発注情報などが、入力と同時または、数時間以内に他の部門にも反映され、在庫管理システムなどでもう一度同じデータを入力し直すといった手間やデータのズレがなくなり、生産性の向上が期待できます。
また、支払期日にアラート表示で注意を喚起したり、自動で入金処理を行ったりしてくれるので、支払漏れや金額間違いなどの削減にも繋がることになります。
年度末や半期ごとに経営状況を把握するのは当然のことながら、変化の激しい現代においては、日々の迅速な経営判断や意思決定を行うことが求められています。
ERPシステムを導入し、社内情報を共有・統合管理できるようになれば、リアルタイムで債務状況や経営状況がわかるようになります。その結果、スピーディーな経営判断や意思決定が行えるようになり、経営体制の向上に寄与するでしょう。
内部統制とは、経営者が企業を効率的かつ健全に運営するために必要なルールや仕組みを作り運用することです。企業内の不祥事やトラブルを防ぐことも内部統制をとることの目的です。昨今稀に見る顧客情報の流出や社内情報の流出など、重要な情報が一部の従業員の不正などにより社外に漏洩してしまっては、大きな問題に発展しかねません。
特に上場企業の場合そういった不祥事が株価などに影響を与えてしまう恐れもあります。
ERPシステムを導入することで、社内の機密情報や個人情報といった情報も一元化できるため、情報漏洩やセキュリティのコントロールがしやすくなるでしょう。
ERPシステムを利用するにあたっては、社内で設定したアカウントとパスワードだけでなく2段階認証を設定した上でアクセスをする、アクセス権限の付与を一部の従業員に限定するといったルール決めが行われたり、社内で従業員への情報セキュリティ教育を行うなどの体制が作られ、内部統制が強化されていきます。
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メリットだけでなく、ERPシステムを導入するデメリットもあります。
代表的な3つのデメリットは以下です。
それぞれについて、以下で詳しくまとめていきます。
ERPシステムは、自社にサーバーを設置するオンプレミス型の場合、ライセンス料だけでなくサーバーやネットワーク機器などの導入費用、社内ネットワーク構築費、サポート費用、保守料など、さまざまなコストがかかってきます。
まずはコストを抑えて導入をしたい場合は、自社にサーバーやシステムなどの設置を必要としないクラウド型のERPシステムを検討するとよいでしょう。
クラウド型のERPシステムであれば、ERPと連携しているアプリケーションを常にネットワークに接続している必要があります。そのため、外部からの攻撃や情報流出の可能性は拭いきれません。
セキュリティリスクを下げて、より安全に運用したいのであれば、オンプレミス型のERPシステムを検討しても良いでしょう。オンプレミス型のERPであれば、自社内のサーバーを利用して他のネットワークに依存しないので、セキュリティの面では優れているといえます。
ERP製品は、さまざま企業から多種多様な製品が出されているため、選定に時間を取られてしまいがちです。また、自社の情報を一元管理することから、自社の企業規模や事業形態に合致したシステムを選定するためには、経営に関する深い知見が求められます。
日々の業務が忙しい担当者にとっては、そうしたシステムに関する打ち合わせや選定にかける時間がストレスに感じてしまうこともあるでしょう。
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ERPシステムの選定にあたっては、まず自社が今後どうしていきたいのかということを明らかにして、自社の要望を満たせるようなERPシステムを探すことが大切です。
複数の拠点で利用できるのか、既存の自社システムとデータの連携はできるのか、支払状況の可視化や分析は行えるのか。
そういった自社のやりたいことを事前に洗い出してから、ERPシステムの選定に移りましょう。
そうすることで、導入前と導入後のズレが抑えられ、導入後のシステム変更や修正、機能の追加といった余計な出費をせずに済みます。
次にERPシステムを選ぶ際のポイントは、拡張性と柔軟性を備えているものを選ぶということです。例えば、自社のECサイトの商品が大ヒットして予想以上のユーザーがアクセスしてきた場合、大量の通信データに耐えられるサーバーを構築する必要があります。
そうした場合、柔軟に拡張できるERPシステムであればよいのですが、拡張ができないとなると貴重な販売機会を逃してしまうだけでなく、企業としての信用も失うことになりかねません。そのような事態を招かぬよう、導入前にERPシステムの機能について確認をとっておきましょう。事前に無料デモなどがついたプランもあるので、そちらも合わせて調べておくと良いでしょう。
ERPシステムには、企業の機密情報や従業員の個人情報、顧客情報などあらゆる情報が保管されています。これらのデータが社外に漏洩した場合、企業としての信用を失うだけでなく、企業の存続にも関わる重大な事件に発展する恐れもあります。
それゆえ、企業にとって情報セキュリティの強化は最も重要な経営課題の1つといえます。
ERPシステムを選定する際には、強固なセキュリティ対策を備えたシステムを選ぶことが必須といえるでしょう。
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この記事では、支払管理の課題やERPシステムのメリット、デメリット、選定のポイントなどを解説してきました。
ERPシステムを導入することで、支払管理にとどまるだけでなく、会計管理や人事管理、顧客情報管理といったさまざまな情報を一元管理し、業務の効率をあげることができるようになります。
ぜひ一度、自社でERPシステムを使える場面はないか検討し、業務改善のきっかけにしてみてはいかがでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」です。
キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」は、クラウド会計システムとして多くの企業に選ばれています。
高度な機能と操作性を備え、コスト削減や保守・管理業務の負担軽減が可能です。さらに、高いセキュリティと可用性を提供し、ビジネスの成長に応じた柔軟な拡張性も魅力です。
AI-OCRを活用した業務の自動化と効率化も実現しており、手作業によるミスを減少させ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
これらの理由から、「SuperStream-NX」は非常に優れた選択肢となります。
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