会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
会計・人事を変える。もっとやさしく、もっと便利に、もっと楽しく
経費精算の業務は手作業が多いため、手間が掛かるうえにミスが起こりやすく、効率化が求められる仕事です。
経費精算システムの導入により、申請や承認、仕訳までを自動化でき、業務負担やコストの削減が可能です。
ただし、経費精算システムを導入する際は、機能の確認と選び方、費用などが重要なポイントとなります。
そこで今回は、経費精算システムの主な機能と選び方、導入メリットや費用を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。
経費精算システムとは、企業内で発生する経費の申請、承認、精算を効率化するためのツールです。
従来の紙ベースの処理を電子化し、申請から承認、会計処理までを一元管理することで、業務の効率化と透明性の向上を実現します。
経費精算システムの目的は、経費処理にかかる時間やコストを削減し、不正防止やコンプライアンス強化を図ることです。また、データの蓄積により、経費の分析や予算管理の精度向上にも寄与します。
経費精算システムの普及は、働き方改革やデジタル化の進展が背景にあります。特に、電子帳簿保存法やインボイス制度の導入により、紙ベースの経費処理から電子化への移行が求められるようになりました。
また、リモートワークの普及に伴い、従業員がどこからでも経費申請や承認を行える環境が必要とされています。これにより、経費精算システムの導入が多くの企業で進んでいるのです。
関連記事：2024年1月に義務化される電子帳簿保存法の企業への影響と対応策を解説
関連記事：インボイス対応のDX化を進める流れ｜電子インボイス対応を始める際の必要項目と注意点を解説
経費精算システムの導入が進む理由は、業務効率化とコスト削減のニーズが高まっているためです。
手作業による経費処理は時間がかかり、ミスや不正のリスクも伴います。一方、経費精算システムを導入することで、申請から承認、会計処理までを自動化し、迅速かつ正確な処理が可能です。
また、データの可視化により、経費の分析や予算管理が容易になり、経営判断の質を向上させることができます。
下記の資料では、支払業務を効率化・デジタル化するポイントから、支払業務の課題に対する解決策、
さらにSuperStream-NXを活用して課題解決した事例を紹介しています。無料でダウンロードできますので、ぜひご参照ください。
以下では、経費精算システムで解決できる主な課題を3つ挙げて解説します。
経費精算システムは、手入力業務を自動化することで人的ミスを大幅に低減します。
例えば、OCR機能を活用して領収書の情報を自動的に読み取り、正確なデータ入力を実現します。
また、交通系ICカードやクレジットカードとの連携により、経費データを自動的に取り込むことが可能です。これにより、手作業による入力ミスや記録漏れを防ぎ、経費処理の精度が向上します。
さらに、システム上でデータを一元管理することで、確認作業が効率化され、業務の負担が軽減されます。
経費精算システムでは、承認プロセスを電子化することで、効率化を実現します。
従来の紙ベースの承認フローでは、書類の回覧や確認に時間がかかることが課題でしたが、システムを導入することで、承認ルートの設定や通知機能を活用し、迅速な承認が可能です。
また、モバイル端末からの承認も可能で、リモートワーク環境でもスムーズな運用が実現します。これにより、承認にかかる時間を短縮し、業務全体の効率化を促進します。
経費精算システムは、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に対応する機能を備えています。これにより、企業は法令遵守を確実に行い、コンプライアンスリスクを低減できます。
例えば、電子帳簿保存法に対応したデータ保存機能や、インボイス制度に基づく消費税計算の自動化が可能です。また、システム提供会社が法改正に合わせてアップデートを行うため、企業は常に最新の規制に対応した運用が可能となります。
下記の資料では、累計10,345社以上が導入している「経理部・人事部ファースト」の思想に基づいて開発された、圧倒的な使いやすさを実現している「SuperStream-NX Cloud」について解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
次に、経費精算システムの必須機能5つを紹介しますので、システムを選定する際の参考にしてください。
経費精算システムの申請・承認機能は、経費処理の効率化を実現するための基本機能です。従業員が経費を申請し、管理者が承認するプロセスを電子化することで、紙ベースの手続きと比べて迅速かつ正確な処理が可能となります。
また、承認ルートの設定や通知機能を活用することで、承認プロセスの透明性が向上し、不正防止にも寄与します。さらに、モバイル端末からの申請や承認が可能なため、リモートワーク環境でもスムーズな運用を実現できるでしょう。
OCR（光学文字認識）機能は、領収書や請求書の情報を自動的に読み取り、手入力を削減する重要な機能です。この機能により、経費データの入力ミスを防ぎ、正確な記録が可能となります。
また、読み取ったデータをシステムに直接取り込むことで、経費処理の効率化が図れます。さらに、多言語対応や手書き文字の認識にも対応しているシステムを採用することで、幅広い業務ニーズに応えることができるでしょう。
経費精算システムは、会計ソフトとの連携機能を備えていることが必須です。この機能により、経費データを自動的に会計ソフトに転送し、仕訳や帳簿作成を効率化します。これにより、手作業による入力ミスを防ぎ、正確な財務管理が可能となります。
また、連携機能を活用することで、経費処理と会計業務の一体化が実現し、業務全体の効率化が促進されるでしょう。
コンプライアンス対応機能は、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令に準拠した経費処理を可能にする機能です。この機能により、企業は法令遵守を確実に行い、コンプライアンスリスクを低減できます。
例えば、電子帳簿保存法に対応したデータ保存機能や、インボイス制度に基づく消費税計算の自動化が可能です。さらに、法改正に合わせたシステムのアップデートが提供されるため、常に最新の規制に対応した運用が可能となります。
モバイル対応機能は、スマートフォンやタブレットから経費申請や承認を行える機能です。この機能により、従業員は場所を問わず経費処理を行うことができ、リモートワーク環境でもスムーズな運用が可能となります。
また、モバイル対応機能は、通知機能やリアルタイムでのデータ確認を備えている場合が多く、業務の効率化と柔軟性を向上させます。この機能は、企業の働き方改革にも寄与する重要な要素です。
下記の資料では、多岐に渡る業務のなかで常にスピード感と質の両軸が求められている経理・財務部門の主な「11の課題」について、どのような対応が必要かを分かりやすく解説します。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
以下では、上場・大手企業が経費精算システムを選定する際の基準について解説します。
上場・大手企業では、従業員数や取引量が多いため、経費精算システムが自社の業務規模や特定のニーズに適合しているかが重要です。例えば、大量の経費データを効率的に処理できる機能や、複数拠点での利用をサポートする機能が求められます。
また、業界特有の要件に対応できる柔軟性も選定基準の一つです。
上場・大手企業では、既存の会計ソフトやERPシステムとの連携が必須です。経費精算システムがこれらのシステムとスムーズにデータ連携できることで、業務効率化が図れます。
特に、仕訳の自動化やリアルタイムでのデータ共有が可能なシステムが選ばれる傾向にあります。
法令遵守は上場企業にとって重要な課題です。そこで、経費精算システムが電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正に対応しているかを確認する必要があります。
これにより、コンプライアンスリスクを低減し、安心して運用できる環境を整えることが可能です。
上場・大手企業では、経費データの安全性が重要です。そこで、経費精算システムが高いセキュリティ基準を満たし、データの暗号化やアクセス制限が実装されているかを確認する必要があります。
これにより、情報漏洩リスクを最小限に抑えることができるでしょう。
多くの従業員が利用するため、経費精算システムの操作性やユーザビリティも重要な選定基準です。直感的なインターフェースや簡単な操作で利用できるシステムは、導入後の定着率を高め、業務効率化に寄与します。
システム提供会社のサポート体制も重要です。導入時のトレーニングや運用中のサポートが充実しているシステムを選ぶことで、トラブル発生時にも迅速に対応できます。また、法改正や業務変化に対応したアップデートが提供されるかも確認が必要です。
下記の資料では、経理・財務部門で日常業務に活用している「Excel」に着目し、会計システムとExcelの併用がもたらす効率的な連携方法のポイントをまとめています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
以下では、経費精算システムを導入する主なメリットを3つ紹介します。
経費精算システムを導入することで、経理部門の生産性が大幅に向上します。具体的には、手作業で行っていた経費申請や承認、仕訳作業が自動化されるため、処理時間が短縮され、ミスも減少する可能性が高まります。
また、OCR機能や会計ソフトとの連携により、データ入力や仕訳作業が効率化され、経理担当者がより付加価値の高い業務に集中できるのもメリットです。
これにより、経理部門全体の業務効率が向上し、企業全体の生産性向上にも寄与するでしょう。
経費精算システムは、コスト削減にも大きく貢献します。なぜなら、紙ベースの経費処理を電子化することで、印刷費や郵送費、保管コストを削減できるからです。
また、手作業によるミスが減少することで、修正作業にかかる時間やコストも削減されます。さらに、経費データの可視化により、不必要な支出を抑制し、予算管理の精度が向上するでしょう。
これらの効果により、企業は経費処理にかかる総コストを大幅に削減することが可能です。
経費精算システムの導入は、従業員満足度の向上にもつながる重要な取り組みです。なぜなら、申請や承認が迅速に行えるため、従業員が経費精算にかかるストレスを軽減できるからです。
また、モバイル対応機能により、どこからでも申請や承認が可能となり、リモートワーク環境のスムーズな運用を実現します。さらに、透明性の高いプロセスにより、不公平感が解消され、従業員の信頼感も向上するでしょう。
これらの理由から、従業員のモチベーションや業務効率が向上します。
ビジネスの進化において、会計システムのリプレイスは決して軽視できない重要な決断です。そこで下記の資料では、経理・財務部門と情報システム部門の方たちに向けて、リプレイス時に組織全体を見直す戦略的アプローチを提案しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。
次に、経費精算システムを導入する際の具体的なプロセスを7つに分けて解説します。
経費精算システム導入の第一歩は、現状の経費処理フローを分析し、課題を明確にすることです。手作業の多さやミスの頻度、承認プロセスの遅延など、解決すべきポイントを洗い出しましょう。
この分析により、システム導入の目的が明確になり、適切な要件定義が可能となります。
次に、自社の業務規模やニーズに基づき、必要な機能やシステム要件を定義します。例えば、OCR機能やモバイル対応、会計ソフトとの連携などです。
これにより、導入後の運用がスムーズに進む基盤を構築します。
市場にある複数の経費精算システムを比較し、自社に最適なシステムを選定します。
ここでは、費用対効果やサポート体制、法改正への対応力などを考慮し、長期的な視点で選ぶことが重要です。
導入スケジュールやトレーニング計画を立て、スムーズな移行を目指しましょう。特に、従業員への周知や教育を徹底し、導入後の定着率を高めることが重要です。
選定したシステムを導入し、自社の業務フローに合わせたカスタマイズや設定を行います。これにより、システムが実際の業務に適合し、効率的な運用が可能となります。
本格運用前にテストを実施し、システムの動作確認や問題点の洗い出しを行います。テスト結果を基に必要な調整を行い、運用開始に備えましょう。
システムを本格的に運用開始し、運用中の課題や改善点を定期的に見直します。信頼できるシステム提供会社のサポートを活用し、長期的な運用を安定させることが重要です。
下記の資料では、累計10,345社以上が導入し、高度な技術力で快適な操作性を提供している経営基盤ソリューション（財務会計｜人事給与）SuperStream-NXの製品資料を無料でダウンロードできます。ぜひご参照ください。
経費精算システムの導入には、キヤノンITソリューションズの「SuperStream-NX」がおすすめです。以下で、その理由を紹介します。
「SuperStream-NX」は、申請・承認の効率化、OCR機能によるデータ自動入力、会計ソフトやERPとの連携など、経費精算に必要な機能が揃っています。
これにより、企業の業務効率が大幅に向上します。
電子帳簿保存法やインボイス制度などを含む最新の法改正に対応した設計となっており、コンプライアンスリスクを低減します。これにより、安心して運用できます。
「SuperStream-NX」は、情報漏洩のリスクを最小限に抑える高いセキュリティ基準を採用しています。これにより、大切な経費データを安全に保護できます。
直感的な操作が可能なインターフェースを採用しているため、システムへの習熟がスムーズです。従業員の負担を軽減し、導入後の定着率を高めます。
導入時から運用後まで、充実したサポート体制が提供されます。トラブルや運用の課題にも迅速に対応できる安心感があります。
上記の特徴により、SuperStream-NXは企業のバックオフィス業務の効率化と経営戦略の支援を実現する総合的なソリューションとなっています。
下記のページでは、「経営基盤ソリューション SuperStream-NX」の詳しい内容を解説しています。登録なしでご覧いただけますので、この機会にぜひご参照ください。
経理業務のDXを進めたいとお考えの方は、オンラインでお気軽に資料請求してみてください。
また、自社に必要なシステムの種類や選び方がわからない場合は、いつでもキヤノンITソリューションズにご相談ください。貴社に適したソリューションを提供いたします。
下記の動画では、国内1万社以上が導入する「SuperStream-NX」の、クラウド活用、システム連携、法改正対応の3つのポイントを解説していますので、ぜひご視聴ください。
